当前位置: 首页 精选范文 办公档案管理范文

办公档案管理精选(五篇)

发布时间:2023-09-28 10:12:48

序言:作为思想的载体和知识的探索者,写作是一种独特的艺术,我们为您准备了不同风格的5篇办公档案管理,期待它们能激发您的灵感。

篇1

[关键词]办公自动化;电子文件;档案;计算机

doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.138

[中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194(2015)18-0-01

随着计算机技术在社会各个领域的不断发展,办公自动化迅速在各行各业中普及,产生了大量电子文件,如何管理和利用好这些电子文件,发挥其优势,提高工作效率,有着非常重要的意义。2002年国家档案局颁布的《电子文件归档与管理规范》中电子文件的定义是“在数字设备及环境中生成,以数码形式存储,以磁带、磁盘、光盘等为载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件”。通过计算机管理的文档系统,可以方便地查询、阅读和修改文档内容。

1 办公自动化与档案管理

办公自动化(Office Automation,OA)是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。以计算机为中心,采用一系列现代化的办公设备和网络通信技术,全面、迅速地收集、整理、存储和使用信息,使学校内部人员方便快捷地共享信息,提高行政效率。通过实现办公自动化可以优化现有的管理组织结构,调整管理体制,增强协同办公能力,强化决策的一致性,提高决策效能。一套完整的办公自动化体系包括信息的收集、传递、修改和保存4个环节,主要工作是向办公人员提供所需的信息。

办公自动化产生了电子文件,从档案学的角度来看,档案管理是文书管理的后续阶段,办公自动化已可以准确记录从信息录入到信息保存的全过程,经过档案工作人员的整理核对,形成电子档案。办公自动化的发展决定着档案管理的发展方向,而档案管理也影响着办公自动化技术的发展,很多单位在选择办公自动化软件时都要考虑是否和本单位的档案管理系统对接。

2 档案管理自动化是档案管理发展的方向

档案管理自动化是档案管理发展的方向,这使档案管理工作更加便利,有助于档案的收集、管理。建立一套完整的档案管理系统,首先要加强档案管理业务的基础建设,其次要加强档案数据库建设。对于高校而言,大部分档案都属于开放性档案,高校的办公自动化应与档案业务同步进行,各个部门与档案部门联网,使用计算机通过网络进行档案的调阅利用,缩短档案的查询时间,提高档案的利用率。

档案管理与办公自动化联网,大大提高了档案部门的工作效率。目前,档案部门大多局限于档案的接收和保管,使用办公自动化系统后,文书部门的文件登记和著录目录工作就能有机的结合,可通过计算机进行整理、排序和分类,便于及时利用。档案管理自动化有利于实现部门立卷,档案工作者可提供给学校各个立卷部门独立的用户名密码,确保立卷制度的有序执行,也可帮助立卷人准确分类,保障部门立卷质量,对于不合格的案卷可利用计算机和网络通过档案管理系统软件及时更改,这不仅可提高立卷部门的办公效率,有效防止归档文件遗漏,也能保障档案的完整性。档案管理与办公自动化联网后,可实现档案信息的实时更新和信息资源共享,使学校各部门的决策者能及时掌握准确的、尽可能多的档案信息,为其正确决策提供更多依据。实现档案管理自动化后,可使档案工作者从繁重的手工劳动中解脱出来,提高工作效率,减少差错率,提升服务质量和服务水平。

3 办公自动化对档案工作提出更高要求

3.1 档案的规范化、标准化要求更高

办公自动化的应用,使得档案工作必须做到标准化、规范化,只有标准化、规范化的档案信息才能通过计算机进行档案管理,才能实现信息共享。因此,在办公自动化系统中从档案信息的收集、修改、整理和保存这一系列基础工作开始必须实行规范化、标准化管理。同时,办公自动化形成了新型的特殊载体的档案,它和传统的纸质档案有所不同,这要求使用者在查阅档案时要遵守相关管理制度。为防止档案信息被修改、泄露,应对电子档案的内容性质和阅览者的权限做出限定。国家档案局颁发的《电子文件归档与管理规范》中提出了4条措施:①建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制;②设置符合安全要求的操作日志,随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目及内容等;③对电子文件采用防错漏和防调换的标记;④对电子印章、数字签署及数字加密等采取防止非法使用的措施。对电子档案的保存要求也很高,除具备一般档案库房所具备的防火、防潮等条件外,对防磁和温度的要求也很高。

3.2 文件处理与档案管理要求一体化

实行办公自动化后,各个部门在文件处理和档案管理方面应形成一个连续的过程。如办公室人员在接到公文后,不但要使用计算机对其特征进行扫描著录,还要分析文件的内容和主题,完成档案管理系统中要求填入的著录项,以实现文档一体化。这种新型的管理模式大大减轻了档案管理工作者的劳动强度,简化了工作程序,提高了工作效率,提高了档案利用率。

3.3 对档案管理人员综合素质要求更高

实现档案管理与办公自动化一体后,由于档案载体多样化、管理方式现代化,对档案管理人员的综合素质提出了更高要求,在办公自动化的大环境下,不仅要加强档案专业知识和计算机技术的学习,还应尽快改变知识结构,努力学习新技术,掌握新知识,提高档案管理水平,只有这样才能更好地适应现代化的档案管理工作。

主要参考文献

[1]王燕.档案管理的办公自动化初探[J].三门峡职业技术学院学报,2012(2).

篇2

(一)档案管理完整延续

通常而言,医院办公室档案管理人员较为稳定,可以有效地促进档案管理的延续性与完整性。在日常工作中,医院办公室档案进行了有效的分类与整理,便于利用查找与翻阅。

(二)档案文书工作细致

档案质量的好坏,在一定程度上仍决定于工作人员的文书工作,在收集过程中,有关于医院发展与建设的媒体相关报道也是办公室档案管理工作的重要组成部分。

二、医院办公室档案管理目前存在的问题

(一)档案管理人员紧张

由于工作重点不同,医院领导易将重点放在医院的硬件建设与发展上,对档案建设容易忽视。档案管理人员通常由行政人员兼任。在其管理过程中,易出现工作人员职责不明确,保管制度不严格及借阅手续无章可依的现象。

(二)现代化管理软件不足

随着科技水平的发展,档案的管理不再只局限于手工操作、人工分类等,引进现代化的管理软件是必要也是必需的。虽然有些使用Excel软件进行录入与编辑,但仍适应不了医院档案管理的需求。

(三)档案收集及归档不规范

医院办公室档案包括各临床科室、后勤部门及与外单位的相关文书。因为档案管理人员紧张,临床各科室的档案不能及时收集,或者各科室在档案的书写过程中存在这样那样的问题,都直接影响着档案的质量。

三、医院办公室档案管理的应用

(一)优质医院办公室档案管理是医院文化建设的重要部分

办公室档案是医院建设与发展的重要见证,对档案进行合理化管理,其质量的提高可以提升医院的品牌形象。在实际工作过程中,领导应给予足够重视,除了完善各项规章制度,保持档案“藏“的功能外,对档案价值进行合理开发也应该提上重要的议事日程。优质的医院办公室档案管理,可以真正达到“以档案促进医院发展,以档案成就医院品牌”的效果。

(二)完整的医院办公室档案管理促进医院建设与提升

办公室档案管理工作重点应该是保持档案的完整性。同时应努力做好档案的保密工作,保证档案的使用效果。应定期对医院办公室管理工作进行督查与考核,以保证档案管理工作的质量。对一些临床纠纷案件档案,应注重对其档案价值的开发。完整收集纠纷档案,仔细分析医院在纠纷中所处的利与弊,可形成分析报告后,供医院决策者在今后工作中进行借鉴与指导。

(三)延续的医院办公室档案有利于促进医院迎检与审核

为了更好地规范医院管理与质量控制,每年或者每几年会对医院进行分级管理考核与检查。在各项检查与审核过程中,需要有各科室历年的规范性文书及指导性规章制度。档案管理的延续性就可以帮助医院从容应对各项检查,真正做到有备无患。

(四)规范的医院办公室档案管理可以促进医务人员素质的提高

档案是具有法律意义的文书,可以作为司法机关取证的重要证据。在日常档案管理工作中,工作人员有必要对医院各科室进行档案相关知识的培训,告知档案的用纸规范、装订规范及归档规范。有条件的,可以在各科室抽调专人进行档案管理。

(五)医院办公室档案价值的开发利用可以促进医院发展

医院办公室档案是医院发展的重要历史凭证。对其完整、延续性的归档后,合理正确地开发其价值,可以促进医院更好的发展。根据医院工作的特点,可以对三类档案进行重点管理,分别为“医德医风类”“继续再教育类”及“职称晋升类”。这三类档案都直接与医务人员相关。医学知识更新速度快,医疗举措日新月异,医务人员对新知识对医疗举措的渴求更明显。医务人员是医院发展的核心力量,可以最大限度地增强医院的核心竞争力。医院办公室档案管理人员可通过信息化手段,定期对这三类档案进行信息分析,了解医院医务人员的动态变化,了解医务人员开展继续再教育的现状及趋势。所进行的分析报告,可以为医院决策者提供参考,促进医务人员整体水平的提高。

(六)网络化医院档案管理可以促进节约型医院建设

档案以文书类居多,每年医院都会有大量的医疗相关档案归档。按国家规定,医疗档案需要保30年以上,有些特殊病例档案需要保存更长时间。医院为了保存相关档案,需要花巨资添置相关设备。推行网络化档案管理后,医院信息化进程加速,电子病历可以减少大量纸张的使用,数字化影像可以减少冲洗影像资料而带来的巨大投入,大大地节约了档案成本。有报道称,某医院2009年被选全院科室档案网络化管理后,共为医院节约270余万元。同时,网络化办公室档案管理后,可以根据医院每个科室的特点,由档案秘书自行设立分类要求,明确细致地填写相关档案内容,有效地提升医院办公室档案管理质量。

四、结束语

篇3

1.合理性

在现今社会信息化的今天,很多地方对网络及自动化联网的应用十分普遍。为了更好地方便办公,自动化联网也被引入到了办公领域。首先我们先对办公领域中的专业文档处理、办公事务等简单进行了解。在一些机要部门,包括一些私营企业,整个企业中最重要的部门之一就是档案室,在档案室中不但有一个部门或者企业的重要信息还存储着企业部门人员的相关信息,档案室属于一个企业的内部部门,所以管理好档案室是一项重要的工作。而办公室中的自动化联网是说在一定程度上用现在的计算机及网络信息技术来实现非人工的操作以及管理应用,通过计算机的操作,在一定上减少人力的利用,为企业可以减少由于不必要的员工的录用,减少公司的运作成本,另一方面,由计算机进行操作的过程,少了人工参与,增强了真实性也提高了信息传达和积累的效率性。部门或企业的档案室是容纳一个企业整体的客观物资及一些其他数据资料的重要资料库,计算机由于它配备的功能齐全,例如从物力来看,文档档案管理体系、全自动录入和智能管理体系等,都可以将档案室实现信息化管理和经营。档案室管理的信息化在逐渐加快地发展,这一点从负责的人员年龄的变化就可以看出。从前,档案的管理都是由企业的老人值得信任,有多年的工作经验人才能胜任,现今却由年轻、善于操作电脑的年轻人取代。

2.客观性

办公的自动化联网利于文件管理的齐全性和机密文件的安全性。如果档案室实现自动化联网并由专业人士进行计算机方面的管理操作,可以有效地将待处理文件以及已处理好的文件进行同步操作和管理,企业发展的每个阶段的文件的收发及处理都有一台或者几台计算机进行管理,由专业部门将必要信息进行存储,按日期类别分类好各种文档文件,这样下去,在日后资料的整理及调用的过程中都能很方便并快速地将有用信息进行快速的提取,为存储及整理等环节提供了更多安全性的保障的同时又提高了工作的效率性并对文件有了很好的保密性。

二、实现办公中的现代信息化管理与自动化联网的相关操作

1.管理人员理念要现代

当今档案管理若要实现现代化管理,首先本企业或者部门的首要管理者要有现代化管理的观念及思想,只有这样才能带动所管理的员工对企业实现现代化管理及自动化联网的应用。管理者的思维模式和行为模式将是影响一个企业的关键点,是企业及其员工档案室自动化联网实现的必须要走出的一步。现代社会中,由于信息时代的高速发展,员工可以通过网络及自动化联网不再受到时间、地域等太多的现实因素的限制。比如文件的签署、审查、发送等都可以借助网络自动化联网而非人力就可以快速完成。除此之外,对于信息检查的人员来说,对于他们最重要的是关注信息的价值性及高度浓缩性,利用计算机网络自动化联网可以将来自不同计算机的阅读内容及形式进行综合,然后快速地传递给阅读者,有效地减少资料冗杂性的发生,并且对各种资料的应用以及调动都会大大提高效率。所以只有使这种计算机阅读形式的档案管理拥有整体性、直观性、具有高价值性的性能,用户才能通过信息自动化联网更快速地真实地体验到各种服务的有效性及真实性。此时如果企业管理者的思想仍不能随着时代而改变,那么必然将会被用户及这个信息时代落在后面,所以在企业实现改革之前,管理者的思想的改变及实施是最为重要的。

2.档案室管理者的工作素质的必要

篇4

本文论述了通过提高对档案管理工作的重视程度,加快办公室档案管理信息化建设和建立完善的档案管理制度,使办公室档案管理更加规范,从而推进各项工作的有序发展。

【关键词】

办公室;档案管理

办公室档案管理工作是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分,涉及面广,信息量大。直接形成具有保存价值的各种文件、材料(包括图表、文字材料、计算材料、音像制品和标样等),对单位其他工作的完善具有辅作用,有利于进一步提高单位工作效能,更好地服务于单位广大干部职工。因此,办公室档案管理工作具有十分重要的现实意义。

一、办公室档案管理的现状

(一)单位领导对档案管理不够重视。

档案是单位在社会、科研、教学、管理等活动中形成的具有保存价值或参考价值的资料,是单位阶段发展情况的有效凭据。但是在实际管理中存在领导不够重视的情况,如办公室档案管理人员没有经过系统的专业知识培训,档案管理的必备硬件如档案室、档案柜、微机及软件等都配备不齐全,室藏档案数量不完整,平时不注意文件、资料的收集、整理,档案制度都不完善等。

(二)信息化建设相对落后,社会现代化发展管理软件缺乏统一性。

一是国家档案行政机构倡导无纸化系统规范,但由于档案管理的信息化建设没有完成,使得很多单位的档案管理工作仍然以纸质文件为主,形成对纸质文件的依赖。二是现代技术的发展使得档案管理更加复杂化,种类繁多的档案给工作人员提出了更高的要求,不同的档案类型要求不同的方式进行整理和保管。三是档案部门使用的计算机型号不一,规格各异,各自开发的软件不能互用,并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统,由于不能互调,就不能利用电脑完成信息管理工作,不能快捷地出版信息编辑成果。四是档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因,馆藏档案业务基础差,案卷质量不高,特别是各类档案的著录细则相容性不强,系统软件移植性差,档案自动化工作尚无统一标准,仅着眼于某一个馆或某个专业系统,无法全面实施、推广统一标准,这也制约了档案信息工作电子化。

(三)档案管理相关规章制度不健全不完善,落实不到位。

一是目前多数单位没有建立档案管理相应的制度和规范,导致收集工作处于无序状态,或制定了“文件材料归档办法”“档案工作岗位责任制度”等,但不切合单位的实际情况,对单位文件材料收集工作没有实际指导意义。二是相关制度落实不到位,执行的力度不够,导致档案工作职责没有落到实处,一些该销毁的档案未定期销毁,大大增加了档案查找的工作量,至使档案管理难以发挥其效力。

(四)档案管理的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑。

越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘,现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

(五)档案信息管理人员的素质有待提高。

实现档案信息电子化。首先要有现代化的人,管理人员要有较高的知识和先进的技术水平,不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看,许多档案部门缺乏现代高技术人才,其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺,大部分档案人员现代技术水平偏低。甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备,仍不能充分发挥作用,就谈不上档案信息电子化了。

二、如何加强档案管理

(一)提高对档案管理工作的重视程度。

做好档案管理工作,首先要使执行者充分认识到档案管理工作的重要性,采取多种手段对单位的相关领导宣传现代化档案管理模式的实际功效,使其充分认识高效的档案管理工作对本单位整体工作发展起到极其重要的推动作用。

(二)加强档案管理信息化建设。

网络电子化档案管理方式相对较于纸质文件管理工作效率更高,并且加强了档案管理工作的准确性。充分利用计算机技术存储,建立网络信息平台和电子数据库,将网络电子信息化技术应用于档案管理工作。以电子信息化管理办公室档案替代传统的管理模式,不仅能够将单位的各种档案分门别类地进行管理,对复杂的档案资料进行有序整理,而且不会造成办公室资料长期堆积,避免查找上的困难,节省大量的人力、物力、财力,即提高了工作效率更能够及时整理归类各类档案文件,使检索工作变得更加准确便捷。

(三)建立完善的档案管理制度。

提高办公室档案管理工作效率,强化办公室档案管理工作的文化事业功能,是档案事业发展的主要任务。单位需长久稳定地发展下去,需要建立适合自身发展的制度模式,办公室档案管理工作直接影响着单位内部各个部门的工作效率,影响着单位的发展。单位应当针对办公室工作制定适用于本单位的体制机制,只有科学管理,使档案工作按照制度化去运行,才能够保证工作的质量和效率,促进档案工作的有序高效进行。

(四)提高档案管理人员的素质。

篇5

1 档案管理的现状

1.1 档案管理信息化不全面

目前很多单位已经开展了档案管理信息化建设,但普及不全面,发展不深入,特别是经济欠发达的山区县,例如本单位的部分档案还在采用“有纸化办公”的管理模式。“有纸化办公”相对于当前繁重的工作量、快速的工作节奏,其查找资料效率低,资料档案不易保存等问题凸显。另外,一些会议记录文件和一些年代久远的文件都没有做信息化存档工作,当查阅旧文件档案时需要大费周章将文件调出,这也表明目前的信息化建设还不够全面。

1.2 档案查阅易造成污损

文书档案主要材料是由纸质构成, 并进行保管, 很多档案资料年代比较久远, 价值相当重要,由于各部门经常需要对归档文件进行查阅, 而且审阅文件的时间比较长, 加上受到外部环境因素影响,难免会存在污损、丢失等情况,有些重要档案如出现损毁, 极难找回替代文件, 会对成文书档案管理工作做成影响和对文书资源造成损失。

1.3 档案检索效率不高

在传统的档案管理模式下,文书档案由于涉及不同的部门,需要专人按照不同的要求对其进行分类存放审查和编目, 工作非常繁锁。 当办公人员需要进行借阅文档时, 一般采用人工检索文件,首先要进行办理详细的借阅登记手续,然后档案管理员到档案室查找,特别是对年代久远文件的检索时,需要档案管理员在尘封已久的档案中查找,这样一来耗费大量时间、人力、物力。

2 档案管理信息化的必要性

2.1 档案管理信息化能提高工作效率

档案管理大部分依托于人工编写,随着档案操作软件的研发并应用,人们可以轻松的利用各种计算机功能实现对公路档案的编制、审核和备案。这种轻便的档案管理方式不仅大大减轻了档案员的工作量,提高了他们的积极性,还能减少档案管理工作上的失误,提高档案的精准性。

2.2 档案管理信息化能优化资源配置

大多数单位对档案的管理还停留在纸质的要求上,很多档案资料包括上级批文、会议纪要、相关部门通知等都是通过纸质的形式表现出来。一些重大的项目在后期交档的时候,都是把档案资料用车子的形式推进档案馆。这不仅加重了档案员的工作量,还造成纸质资源的浪费。通过信息化改革,可能一个项目的资料放在一个小小的优盘里就可以,方便交档归档。而且这种存储方式能加大档案信息的存储量,实现资源的合理优化使用。

2.3 档案信息化管理能提升检索功能

很多工作在完成之后,就可以形成一套完整的文书档案,然后放到专门的档案室。但是这并不意味着这些档案就可以放置在档案室里,后期还是有很大的用处。通过建立信息化的档案管理模式,开发专门档案管理的电子系统,能方便对档案的查阅和检索,极大的提高了档案的利用价值。

3 信息化档案管理应用

3.1 建立档案信息库,实现档案信息化

档案管理的信息化建设的前提是要进行信息的数字化改革与建设。不仅要将现有的书面纸质档案扫描转存为电子文件档案,还要建立档案信息库。这样一来,能够同时拥有纸质和电子两种文书档案信息,解决了记录信息少以及工作效率过于低下的问题,还能够满足单位各部门部门对于档案信息和资源的需求,能够保证问题解决与决策的及时性与有效性。此外,单位档案信息库应当及时的进行资料信息的补充完善与整体信息库的更新与维护等,保证信息库的资料全面且有效。

本单位利用OA办公系统,按照级别分类建立档案数据库。首先按时间进行一级划分,划分为永久、30年、10年三种档案保存类型。其次进行二级划分,按照行政级别由上级到下级进行存放,如按照肇公,肇公养,肇公财,肇公基、县委、县府办等分类,形成收件管理的归档。对于发件管理,按照发件的文号,编制《发文汇集》,建立年度发件文件信息库。

3.2 档案系统无缝连接,提高工作效率

传统的文件检索模式是人工检索,这对工作的时效性大打折扣。通过档案管理系统和OA办公系统的无缝连接,办公室档案管理部门能够充分的利用档案信息化的优势,在确保信息安全的条件下建立资源信息共享的网络平台,进行无阻碍的信息传递。单位档案与信息的获得渠道大大的拓宽,各部门能够通过OA办公系统对档案进行查阅和最新消息进行收取,有利于管理部门与人员工作效率的提高。

在本单位中,每当办公人员对档案查阅时,档案管理员通过档案管理系统直接连接到所需查阅的文件,取出电子文档利用OA办公系统传输给查阅者,同时OA办公系统会及时对查阅者身份、查阅时间、查阅文件进行记录,建立档案管理的数据库。这样的方式,不但在面对多人查阅同一文件时得到了极大的方便,能够同时满足多人查阅,而且不会造成档案文件的损坏、丢失等现象。