采购档案管理的重要性精选(十四篇)

采购档案管理的重要性精选篇1

【关键词】政府采购;档案;管理

政府采购是一项巨大的、精细化的工程，全方位、多层面的真实记录和反映其活动过程，形成完整、科学的档案资料，对于政府采购来说具有深远的历史现实意义。政府采购档案是反映采购程序、记载采购过程、维护采购权益的重要资料，是政府采购管理工作中形成的文字、图表、声像、纸质、磁盘等不同介质载体的真实记录，包括采购项目实施过程中形成的各种文件资料，是采购活动的全程见证。

政府采购项目档案整理目录一般有中标通知书、政府采购合同、中标（成交）公告、资金审批表、采购文件备案表、采购文件、投标保证金收付明细表、开标会议签到册、投标文件接收记录表、投标文件密封、标记确认单、资格证明、技术部分评分汇总表、开标记录表、最终报价表、评分表、评标报告、投标文件等，要结合采购项目的具体采购方式制作相应的档案整理目录。

一、政府采购档案管理的重要作用

政府采购档案有着重要作用，它是政府采购当事人在采购活动时所保留下来的，并且有必要较长时间保存，同时有着极其重要参考价值的，较有说服力的原始资料的总的称呼。首先，它的存在可以解决政府采购中一些有争议的问题，并且可以为统计归档提供有力的依据。其次，政府采购档案可以有效确保政府采购程序的平稳运行，做到采购过程有据可查。最后，政府采购档案可以为反腐倡廉以及加强政府的管理工作提供依据。

二、政府采购档案管理现状

档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，档案管理工作是政府采购工作的重要组成部分，《政府采购法》有效规范了政府部门的采购行为，但其配套的档案管理制度却相对滞后，制约着政府采购工作的进行。

第一，主体不明。《政府采购法》中规定采购人、采购机构应当保存政府采购文件，但尚未对保存的责任主体进行明确。从目前政府采购档案管理模式来看，采购人、采购机构大都建立了自己的政府采购档案管理制度，各自保存采购文件，既造成管理资源的浪费，还使政府采购档案管理质量存在较大差异。

第二，管理落后。政府采购档案保存在经办人手中，经办人对自己办理的采购项目了然于胸，查阅调用也较为方便。随着政府采购范围的扩大，政府采购档案的数量越来越多，采购档案存放在经办人手中，这种比较落后的管理办法，较难适应发展的需要。

第三，价值缺失。档案具有实证性、原始性的作用与功能和使用效应，但档案的使用效率较低。供应商的投标技术方案描述、技术参数、财务状况、售后服务承诺等方面的内容，对制作标书与评分办法有较强的借鉴参考作用，但因涉及商业机密等因素，不能借阅档案资料，失去档案再次利用的价值。

三、政府采购档案管理工作的有效途径

笔者认为，要提高政府采购档案管理工作的质量，实现其档案价值，提高归档效率，应从以下几方面着手：

（一）加强宣传。要广泛深入地宣传档案管理工作的重要性，加强学习《档案法》《政府采购法》及《政府采购法实施条例》等相关法律法规，提高政府采购部门的档案管理意识和法制观念，按照学用结合、重在实效的原则，树立依法管理意识，形成人人重视采购档案，并成为招投标各方当事人的自觉行动。

（二）健全制度。“依法建档”是规范档案管理工作的重要原则，“制度管档”是规范管理的核心问题，完善的规章制度是保障政府采购档案管理工作正常进行的保障。建立一套完整的规章制度加强管理，对资料的收集、分类、立卷、归档、保存、利用以及销毁等方面都有明确的规定和要求，结合采购工作实际，制作采购档案模板，统一归档内容和口径，做到规档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，查阅有程序，从细节上保证档案工作的顺序开展。

（三）积极创新。要进一步加强政府采购档案信息管理。利用现有信息管理系统和办公自动化系统，通过努力开发信息资源，把档案从产生、存储、整理至流动、交流、利用、评估一系列过程，整合成完整的资源管理体系，建立起与经济社会发展相适应的档案管理体系，充分将档案的潜力充分发挥出来。

四、结束语

提高对政府采购工作的重视，完善政府采购制度，应用电子信息技术对档案进行电子化管理，及时总结档案管理工作中出现的问题，并提出切实有效的改善措施，以促进政府采购档案管理工作的开展。

参考文献：

[1]刘琪.浅谈政府采购档案管理[J].管理探索，2013（3）：15～16.

采购档案管理的重要性精选篇2

1 政府采购档案管理工作所面临的问题

1.档案收集周期长，影响归档完整性

所收集档案的完整性关系到档案归档工作的顺利度，在实际工作中，部分政府由于没有规范科学的进行采购，致使在收集采购资料时出现问题，资料收集不齐全，延误了资料的归档，影响了采购档案管理工作的顺利进行[1]。影响资料完整性的情况有以下几种，第一，缺乏健全的投诉机制，投诉人往往在投诉时选择当地主要领导或纪委，直接略过了政府采购部门和采购中心，致使由领导的政务批示决定采购的结果，但是实际情况是，相关领导政务繁多，对于相关部门提供的材料不能及时处理，增加了得到结果的时间。第二，采购人没有出示验收证明、拒绝签订相关合同、中标人迟迟不履行合约、中标供应商确定后采购人要求退货等行为都会影响采购资料收集的完整性。第三，部分采购中心将工作重心放在日常开标事物上，无暇处理积累的档案，导致档案管理缺乏规范性。

2.缺乏专业的档案管理人员

档案管理是一项长期复杂的工程，对于档案管理工作人员的素质要求较高。对于档案管理工作各地政府持有不同的意见，有相当大一部分政府对档案管理工作的重视不足。主要表现如下，一些地方采购中心因为各种各样的原因没有设立专职的档案管理人员，在实际开展档案管理工作时，工作人员之间互相推诿，逃避责任，缺乏敬业心，导致档案管理工作无人可管，工作效率低。一些采购部门没有对采购档案管理工作的工作难度进行正确的评估，所安排的档案管理人员缺乏专业性，要么根本不懂档案管理，要么业务水平较低，采购档案管理工作开展较为困难，达不到预期效果[2]。还有一些基层部门没有制定严格的奖惩制度，对一些不良现象采取得过且过的态度，惩罚力度不到位，这种负面影响比较恶劣，大幅度的降低了工作人员的积极性，影响了工作效率。

3.档案管理的保密工作不到位

之所以进行采购信息的收集归档，就是因为这是该政府独有的能够推动其发展进步的资料，这是一把双刃剑，利用的好可以改进不足，谋求发展。利用的不好就会被别有用心的人利用做一些违法的事情，所有档案资料信息的保密性非常重要。但是在实际管理工作中，多数是采用电子档案的形式，电子档案是依托于计算机信息技术而发展的，具有信息技术资料健全、高效、便捷特点的同时，也相应的传承了计算机信息技术的缺点，即安全性问题。在进行电子档案的发送、接收、保管和归档时，可能会被篡改、伪造、泄密、窃听，或者遭到病毒入侵、黑客攻击等。由于电子档案的保护措施不到位，相关资料信息被泄露的情况频频发生，带来了一定的隐患。另外，工作人员泄露资料、岗位设置不合理、档案管理存在漏洞等也同样会导致资料信息的泄露。

4.没有进行合理档案开发利用

档案收集管理的目的就是为了使用，要与实际情况相结合，充分发挥档案管理的原始功能。制作评分办法和标书需要参考相关的供应商投标技术方案和技术参数，售后服务承诺、财务状况等方面的资料。供应商登记资料证明了其资质水平，记录了供应商的资信等级、履约能力、技术水平，能够为中标候选人产生、投标名单确定提供一定的依据。但是，有些采购中心过于重视资料的保密性，严禁档案资料的借阅，使档案仅仅成为了一堆无用的材料，导致资源的浪费。

5.档案室软硬件设备配备不足

一些采购中心所配备的档案室容量较小，使用的是简单的档案柜，所收集的资料都一股脑的堆积在里面，缺乏档案密集架的使用。还有些采购中心连档案室都没有配备，所收集的资料多是胡乱放置。增加了资料寻找的难度。还有部分的采购中心没有将采购信息电子化，缺乏计算机设备的配备。

2 加强政府采购档案管理的措施

1.建立健全相关的规章制度

建立健全政府采购档案的各项规章制度，实施高效、科学、规范的管理，让采购档案管理走出无序化状态。现有的采购档案之间缺乏联系，导致无法进行集中管理。为了充分的开发利用采购档案，发挥其高效便捷的作用，提高工作效率，首先就要完善档案的管理制度。详细规定档案的制作、审查、收集、保管、整理等环节，并且各部门要协调配合，加大对采购档案的监督、检查力度。档案管理制度是档案管理工作的依据，有利于规范工作人员的行为，实行档案的统一集中管理。

2.提高工作人员的专业水平

现阶段的采购档案管理人员，不仅要具备档案管理的知识和经验，还要能够熟练的操作计算机。首先，要加强对于工作人员的培训，让其学习采购档案管理的专业知识，了解采购档案管理工作的作用，加强对采购档案管理工作的重视，增强责任心。同时，提高计算机的操作水平。其次，在录取人员时要偏向专业性，能够满足档案管理的基本需要。各部门人员要加强交流，多听取意见，优化采购档案管理方案。最后，要设立专门的档案管理人员，在采购项目完成后，及时将资料整理好，上交保存。

3.提高档案管理的安全性

档案的安全是档案管理中的一大重点，首先，要设置访客权限，根据档案的保密程度设置权限，划分读取人群，保障采购档案的保密性。其次，对一些保密性较强的档案设置使用期限，控制使用范围。另外，电子采购档案的管理人员要开启电子档案管理系统的监控和自动记录功能，防止档案的外流。

4.加强信息化建设，建立数字化数据库

根据统一的信息化建设标准，建立数字化数据库，为实现采购文档的共享提供基础。通过数据库的建立，实现档案资料的资源共享，降低人工出错的几率，在最大程度上保证人们的信息查询。同时，数据库的建立可以让工作人员及时更新档案资料的内容，保障采购档案信息的准确性和完整性。另外，建立采购档案信息系统，利用计算机信息技术实现案卷的重新整合，规范档案的标号、标题，提高档案的检索功能，提升档案管理工作水平。

5.完善采购档案管理的工作设备

首先，要设立独立的采购档案管理工作间，如陈列室、阅览室、档案库房、办公用房等。其次，配备统一的数字化信息设备，如计算机等，实现采购档案的自动识别、上载、转化、存储等。最后，建立强大、专业的采购档案管理系统，实现采购档案的统一化管理。

采购档案管理的重要性精选篇3

关键词：民办高校;招标;档案管理;措施

民办高校在迅速发展过程中，各类教育教学设备投入不断增加，民办高校招标采购工作内容日趋增多。民办高校招标采购工作是学校管理工作的重要内容之一，是保证学校教育教学、科学研究、人才培养任务目标实现的前提。在招标采购的过程中，招标档案积累的数量逐步增多，科学、合理的做好招标档案的管理工作，是保证招标采购工作规范开展、有效实施的重要途径。做好招标档案规范化管理，是服务学校教育教学发展的重要方式，是衡量民办高校管理水平、管理能力的重要标准。招标档案作为民办高校招标活动的重要历史记录，是民办高校各项招标采购活动的真实反映，在民办高校档案管理工作的重要组成部分。因此，招标档案规范化管理是民办高校必须要给予充分重视的内容。

一、民办高校招标档案管理的现状

招标档案是招标项目具体实施及验收执行的依据，是对招标项目完整、真实的历史记录，是不断完善民办高校招标体制、实现招标采购工作规范化的重要环节。虽然很多民办高校都建立了符合自身实际的招标采购制度，并建立了相应的招标采购档案管理制度，但在实际实施过程中，缺乏具体实施的机制，对招标采购档案管理工作没有给予足够重视，存在较多的问题，主要表现在以下几方面：

（一）招标采购档案管理制度有待健全

各民办高校根据国家相关规定及自身实际，建立了档案管理制度，并形成自身的档案管理体制。但招标采购档案管理制度存在一定的真空，在制度层面不健全，招标采购部门与学校的档案管理部门缺乏有效的沟通，在招标采购档案材料移交归档时，经常出现档案材料不全的问题，这为日后的档案管理、查阅、利用带来很多问题，没有实现档案应有的作用。同时，由于很多民办高校负责招标采购工作的人员是兼职，对招标采购档案管理重视程度不够，责任心不强，对档案的搜集、整理、归档工作不熟悉，容易造成档案材料的丢失。因此，从制度层面完善招标采购工作内容，强调招标采购档案管理的重要性，形成相应的问责机制，确保档案材料的完整、真实、有效。

（二）招标采购档案管理人员业务能力有待提高

招标采购工作本身是一项系统性、综合性、复杂性的工作，从采购申请提出、招标文件的制作发售、招标会召开、招标项目的评议确定、合同签订、合同执行、合同内容验收、招标采购项目材料的整理归档等，涉及诸多方面，这就对招标采购档案管理人员提出较高要求，具备较高的综合素质，不但要对招标采购的各项制度、程序、实施方式等熟悉掌握，而且要具备坚实的档案管理知识和技能，熟悉档案管理的各项要求。但是，目前很多民办高校招标采购档案管理人员都是兼职从事此项工作，没有固定的专业档案管理人员进行招标采购档案的管理工作，部分民办高校的档案管理人员学历较低，专业水平有限，这给招标采购档案管理工作产生较大的困难，没有形成招标采购档案规范化管理模式，档案管理的随意性较大，无法充分发挥档案的历史鉴证的作用。重视招标采购档案管理人员素质的提高，是民办高校适应我国高校快速发展的客观要求，同时也是民办高校自身档案管理建设的必然要求。

（三）招标采购档案管理手段有待完善

招标采购是一项系统性的工作，每一项采购都会形成大量的纸质档案材料。每一项采购发售的招标文件都具有时效性，要求投标单位在规定的时间内容做出投标的响应，这些都是通过纸质材料进行反映，保证招标采购的公开、公平、公正原则得以实现。但纸质档案材料的保管在现实中存在的最大问题就是保管年限问题，由于纸张在经过长时间保管后，容易出现字迹模糊、纸张断裂、粉碎的现象，会出现重要数据、资料丢失的可能。因此，必须利用信息化的手段保证招标采购档案材料完整有效，同时提高查阅效率。

二、民办高校招标采购档案管理的对策

（一）健全招标采购档案管理制度

民办高校招标采购档案内容主要涉及学校货物、工程、服务三大类，要保证招标采购档案管理的科学、规范、有效，必须健全民办高校档案管理制度，从学校层面完善档案管理制度内容，从具体业务部门层面完善相应的招标采购档案管理措施，对不同层次档案管理人员的职责予以明确;健全相应的监管、安全保密、奖惩等制度，形成有效的问责机制，提高档案管理人员工作的积极性、主动性及责任感，实现招标采购档案管理工作的制度化、规范化操作，确保招标采购档案材料的连续性和完整性。

（二）提高招标采购档案管理人员业务能力

招标采购档案管理人员业务能力的高低决定着档案管理水平的高低，档案管理的任何一个环节都离不开高素质的管理人员，而招标采购档案管理工作又是一项系统性、综合性、复杂性的管理工作，要求从事管理的人员要具备较高的业务能力，具备相关的业务知识，具有较强的工作服务、责任意识。

首先，要有具备较高的业务能力。业务能力的高低是在工作过程中不断积累、不断提升的，是一个循序渐进的过程。不论是学校档案管理部门还是具体招标采购业务部门，都要重视档案管理人员业务能力的提升，以此保证档案管理工作的有效开展。

其次，要具备相关的业务知识。做好招标采购档案管理工作，需要通过不断的学习，掌握档案管理相关的知识和技能，并且在工作过程中要认真思考，深入研究，不断创新工作方法和思路，提高业务技能，既要掌握档案管理的理论知识，又要熟悉、掌握有关招标采购的业务知识，具备较高的综合业务素质和能力。

再次，具有较强的工作服务、责任意识。档案管理工作是一项服务性的工作，要积极主动的做好档案管理和服务工作，不论是档案材料的搜集、整理、装订、归档，还是档案材料的借阅、保管工作，都要严格按照相应制度执行。同时，又要具有较强的责任意识，确保招标采购档案材料的安全。

三、结语

招标采购档案管理工作是一项综合性、细致繁琐的工作，是学校在其发展过程中重要历史鉴证内容之一，对学校的权益保障具有重要意义。对于招标采购档案管理人员，要具备招标采购专业知识、技能和档案管理专业知识、技能，同时要具有较强的创新思维和较强的责任心，能够在工作过程中不断总结经验，提出科学、合理的档案管理建议，对工作认真负责，保证招标采购档案管理工作的持续、有效开展，为学校的发展提供可靠的信息资源。（作者单位：齐齐哈尔工程学院）

参考文献：

[1]刘燕.高校档案管理中存在的问题及对策[J].长春大学学报，2011，（21）

[2]赵淑琴.论新时期高校档案管理人员业务素质要求[J].沿海企业与科技，2005，（10）

[3]程灿华.加强高校教学档案的建设与管理[J].梧州学院学报，2008（6）

[4]赵丽华.浅谈高校档案管理创新[J].忻州师范学院学报，2008，（2）

[5]王亚军.浅议招标档案的规范化管理[J].中国招标，2006，（37）

采购档案管理的重要性精选篇4

关键词：政府；采购；档案管理；瓶颈问题；对策

《政府采购法》中对政府采购文件作出了相关的要求，相关采购文件至少要保留十五年。政府采购档案是对政府相关决策和采购活动的书面记录，能够为之后可能出现的财务问题提供书面依据，也能为成本的节约提供前提。对政府采购档案进行科学、规范的管理，正视并解决工作中出现的问题，保障政府工作的顺利开展。

1 政府采购档案管理工作所面临的问题

1.档案收集周期长，影响归档完整性

所收集档案的完整性关系到档案归档工作的顺利度，在实际工作中，部分政府由于没有规范科学的进行采购，致使在收集采购资料时出现问题，资料收集不齐全，延误了资料的归档，影响了采购档案管理工作的顺利进行[1]。影响资料完整性的情况有以下几种，第一，缺乏健全的投诉机制，投诉人往往在投诉时选择当地主要领导或纪委，直接略过了政府采购部门和采购中心，致使由领导的政务批示决定采购的结果，但是实际情况是，相关领导政务繁多，对于相关部门提供的材料不能及时处理，增加了得到结果的时间。第二，采购人没有出示验收证明、拒绝签订相关合同、中标人迟迟不履行合约、中标供应商确定后采购人要求退货等行为都会影响采购资料收集的完整性。第三，部分采购中心将工作重心放在日常开标事物上，无暇处理积累的档案，导致档案管理缺乏规范性。

2.缺乏专业的档案管理人员

档案管理是一项长期复杂的工程，对于档案管理工作人员的素质要求较高。对于档案管理工作各地政府持有不同的意见，有相当大一部分政府对档案管理工作的重视不足。主要表现如下，一些地方采购中心因为各种各样的原因没有设立专职的档案管理人员，在实际开展档案管理工作时，工作人员之间互相推诿，逃避责任，缺乏敬业心，导致档案管理工作无人可管，工作效率低。一些采购部门没有对采购档案管理工作的工作难度进行正确的评估，所安排的档案管理人员缺乏专业性，要么根本不懂档案管理，要么业务水平较低，采购档案管理工作开展较为困难，达不到预期效果[2]。还有一些基层部门没有制定严格的奖惩制度，对一些不良现象采取得过且过的态度，惩罚力度不到位，这种负面影响比较恶劣，大幅度的降低了工作人员的积极性，影响了工作效率。

3.档案管理的保密工作不到位

之所以进行采购信息的收集归档，就是因为这是该政府独有的能够推动其发展进步的资料，这是一把双刃剑，利用的好可以改进不足，谋求发展。利用的不好就会被别有用心的人利用做一些违法的事情，所有档案资料信息的保密性非常重要。但是在实际管理工作中，多数是采用电子档案的形式，电子档案是依托于计算机信息技术而发展的，具有信息技术资料健全、高效、便捷特点的同时，也相应的传承了计算机信息技术的缺点，即安全性问题。在进行电子档案的发送、接收、保管和归档时，可能会被篡改、伪造、泄密、窃听，或者遭到病毒入侵、黑客攻击等。由于电子档案的保护措施不到位，相关资料信息被泄露的情况频频发生，带来了一定的隐患。另外，工作人员泄露资料、岗位设置不合理、档案管理存在漏洞等也同样会导致资料信息的泄露。

4.没有进行合理档案开发利用

档案收集管理的目的就是为了使用，要与实际情况相结合，充分发挥档案管理的原始功能。制作评分办法和标书需要参考相关的供应商投标技术方案和技术参数，售后服务承诺、财务状况等方面的资料。供应商登记资料证明了其资质水平，记录了供应商的资信等级、履约能力、技术水平，能够为中标候选人产生、投标名单确定提供一定的依据。但是，有些采购中心过于重视资料的保密性，严禁档案资料的借阅，使档案仅仅成为了一堆无用的材料，导致资源的浪费。

5.档案室软硬件设备配备不足

一些采购中心所配备的档案室容量较小，使用的是简单的档案柜，所收集的资料都一股脑的堆积在里面，缺乏档案密集架的使用。还有些采购中心连档案室都没有配备，所收集的资料多是胡乱放置。增加了资料寻找的难度。还有部分的采购中心没有将采购信息电子化，缺乏计算机设备的配备。

2 加强政府采购档案管理的措施

1.建立健全相关的规章制度

建立健全政府采购档案的各项规章制度，实施高效、科学、规范的管理，让采购档案管理走出无序化状态。现有的采购档案之间缺乏联系，导致无法进行集中管理。为了充分的开发利用采购档案，发挥其高效便捷的作用，提高工作效率，首先就要完善档案的管理制度。详细规定档案的制作、审查、收集、保管、整理等环节，并且各部门要协调配合，加大对采购档案的监督、检查力度。档案管理制度是档案管理工作的依据，有利于规范工作人员的行为，实行档案的统一集中管理。

2.提高工作人员的专业水平

现阶段的采购档案管理人员，不仅要具备档案管理的知识和经验，还要能够熟练的操作计算机。首先，要加强对于工作人员的培训，让其学习采购档案管理的专业知识，了解采购档案管理工作的作用，加强对采购档案管理工作的重视，增强责任心。同时，提高计算机的操作水平。其次，在录取人员时要偏向专业性，能够满足档案管理的基本需要。各部门人员要加强交流，多听取意见，优化采购档案管理方案。最后，要设立专门的档案管理人员，在采购项目完成后，及时将资料整理好，上交保存。

3.提高档案管理的安全性

档案的安全是档案管理中的一大重点，首先，要设置访客权限，根据档案的保密程度设置权限，划分读取人群，保障采购档案的保密性。其次，对一些保密性较强的档案设置使用期限，控制使用范围。另外，电子采购档案的管理人员要开启电子档案管理系统的监控和自动记录功能，防止档案的外流。

4.加强信息化建设，建立数字化数据库

根据统一的信息化建设标准，建立数字化数据库，为实现采购文档的共享提供基础。通过数据库的建立，实现档案资料的资源共享，降低人工出错的几率，在最大程度上保证人们的信息查询。同时，数据库的建立可以让工作人员及时更新档案资料的内容，保障采购档案信息的准确性和完整性。另外，建立采购档案信息系统，利用计算机信息技术实现案卷的重新整合，规范档案的标号、标题，提高档案的检索功能，提升档案管理工作水平。

5.完善采购档案管理的工作设备

首先，要设立独立的采购档案管理工作间，如陈列室、阅览室、档案库房、办公用房等。其次，配备统一的数字化信息设备，如计算机等，实现采购档案的自动识别、上载、转化、存储等。最后，建立强大、专业的采购档案管理系统，实现采购档案的统一化管理。

3 结语

综上所述，政府采购档案管理工作是政府工作的一个重要组成部分，对政府的后续工作具有推进作用，要加强对该工作的重视。现今的档案管理工作还存在着一定的问题，采购部门要建立合理的章制度、配备专业的工作人员和设备、提高档案管理的安全性、建立数据库，提高档案管理工作水平。

参考文献

采购档案管理的重要性精选篇5

关键词：医疗设备 合同档案 管理

中图分类号：C939 文献标识码：A

医疗合同档案是记载合同履行全部情况的文字资料，对医院的生存和发展有着极其重要的影响，合同档案不仅在于收集整理和保存利用，更在于“察往知来”。随着市场经济的发展，合同档案在医院采购管理工作中的重要作用日显突出，加强合同档案管理工作，已经成为医院档案工作中的一项重要内容。

随着许多高新技术医疗设备的引进，医疗服务质量和诊断水平的提高。医院采购管理工作成为不可或缺的重要环节，科学、规范、标准的合同档案管理是采购管理工作的可靠保障。这些档案的形成清楚地反映出采购过程完整的经济活动，真实地记录了医疗设备购置的历史，在整个医院的档案管理中具有重要意义。

一、医疗设备合同档案管理的重要性

（一）现实凭证作用

分析研究《合同法》我们可以发现，合同档案最突出也是重要的特点是要依据凭证性，也就是说依法订立的合同， 对当事人具有法律的约束力。合同的订立、生效、履行、变更以及权利义务的转让、终止、违约、责任等等，都必须完全地、唯一地依据合同档案，否则，就要承担由此产生的法律后果[1]。医疗设备合同档案是处理医疗设备纠纷的依据。医疗设备管理中，难免发生这样、那样的问题，如：技术资料的丢失、购买后质量不好或缺件、不按操作规程使用损坏设备或配件、经济效益发挥不好等。这些问题要明确责任进行处理，就必须依据医疗设备档案中的材料，按制度进行分析和落实责任。这样才能使管理水平逐步提高，防止类似问题再次发生。因此，在医疗设备采购中，合同档案不仅是对合同订立双方的凭据，也是医院内部协调的凭据。不同的职能处室收集不同的合同档案资料，承担相应的职责，在合同订立和后期实施过程中，存在的各种矛盾和责任追究，就需要通过合同档案来细化和评判。

（二）转化参考作用

合同档案可以为医院再次购置同品牌同型号医疗设备及领导决策提供历史依据，将合同档案转化为重要的经济信息，从而降低设备购置和维护的成本，争取在采购谈判中的有利地位。在采购招标过程中，经常能遇到供应商报价高的问题，而这时合同就成为我们的有利参考。医院采购的历史合同、兄弟医院的购买价格和配置，都是我们谈判的有力依据，使医院在采购过程中节约大量的资金，保证以最优的价格购置需要的设备。

（三）潜在预备作用

当医疗设备突然出现故障时，为工程师判断出现故障的原因和维修提供参考，减少判断和维修的时间和费用。在医疗设备招标采购时，我们会依据设备的情况，在合同中订立相关的补充条款，例如重要零配件的价格、相关的服务、后期维保的费用等，这些对于我们今后在设备使用过程中有很大的帮助，能够最大程度地保证机器的正常运行和病人的正常诊疗。

二、合同档案管理中存在的风险

（一）合同的规范化

合同是合同档案管理的主题，一份合同是否能够发挥它的重要作用，最根本的在于合同的订立是否规范，是否能够在现实的经济活动或买卖过程中起到凭证作用。现在的医疗设备购置合同，很多都存在不规范、不严谨，或有不平等的霸王条款等，这样的一份合同在法律意义上，很难体现它重要的凭证作用。医院作为医疗设备采购活动中的强势主体，在合同订立时具有一定的主导作用，这往往会使订立合同的双方无法保持平等的地位，这是目前医院在订立医疗设备采购合同时可能会存在的问题。

（二）档案资料收集的完整性

对于医院医疗设备采购来说，合同档案的收集是档案管理中最难的。合同档案管理是一个过程，不是买卖双方签订合同后就完成了所有档案资料的收集。医疗设备采购的合同档案管理包括：医疗设备的申请、审批，采购的调研论证，设备招标参数及与招标有关的一切资料，采购合同，验收单，技术资料，这些组成了一套完整的合同档案。而在实际工作中，有可能由于疏忽或随意，使得合同档案资料的收集不完整、有缺失。一般医院大型医疗设备采购项目的合同档案在收集方面比较重视，对于常规医疗设备合同和零星采购设备合同的档案收集则不太重视。此外，有些医院根本没有将医疗设备采购合同列入当前的档案归档管理范围，使得材料游离在医院档案室实际的管理范围外，也导致了医疗设备合同档案的缺失和不完整。除此之外，在合同收集中另外一个问题是在审核、审批、签署的过程中，因为类别和性质的不同，各种档案在办理的时候经过了不同的承办部门，存在着各种不同的承办问题，需要在承办的连贯性和一致性上有所提高。送交所有责任方，最后签署，合同的收集才完毕[2]。

（三）缺乏专职档案管理人员

基于医疗设备合同档案的复杂性和重要性，就需要有专职档案管理人员和档案室，这样更便于合同档案的管理。但是由于采购部门繁重的采购工作，无法安排专职人员来进行管理，合同档案的保存也没有固定的档案室，这对于医疗设备合同档案的保管和维护有一定的风险，长此以往可能会导致资料搜集的不完整甚至是资料的缺失。

（四）档案管理信息化程度低

目前的合同档案管理还停留在普通的纸质管理阶段，保存过程中容易有丢失，且纸质文件的保存要求较高，需要有专门的保存场所。有些通过对纸质文件的扫描，将文档进行保存，方便查询。但随着医院信息化的发展，纸质文件的保存已经跟不上现代化医院发展的脚步，医疗设备合同档案管理的低信息化程度不能满足医院后期发展的需要。

三、关于医疗设备合同档案管理的几点建议

（一）纳入正常档案管理范畴，规范医疗设备合同档案管理

将医疗设备的合同档案管理纳入医院的档案管理，才能使它得到足够的重视。医疗设备合同档案的特殊性，使它在整个医院的运行中有着不可取代的地位。因此，重视并严格管理好医疗设备合同档案是医院发展的重要环节。

除此之外，制定完善的医疗设备合同管理制度，明确合同管理办法和实施细则，包括制定合同的签订和履行制度、变更与解除制度、合同纠纷处理制度等，是合同档案规范管理的重要保证。医院只有制定医疗设备合同管理制度和配备专职合同管理人员，才能保证医疗设备合同的合理、合法及实现合同集中管理，才能实现合同档案齐全收集及规范管理，减少资料缺失和遗漏的问题发生。

（二）合同档案资料的收集要全面、准确、及时

通过对合同档案形式与内容的规范性的分析， 我们可以知道， 人们对合同档案的全面性与准确性的要求较之于其他种类的档案要高得多。这就要求档案管理人员熟悉相关的法律法规， 了解合同的办理状况， 保证不遗漏与合同有关的档案材料， 能够准确、有力地反映当事人的合法权益[3]。医疗设备合同档案需要了解医疗设备的相关政策法规，收集相关的资质证明材料，以保证购买医疗设备的合法性、合理性。基本医疗设备资料有医疗器械注册证、供应商及生产商的资质、授权，特殊医疗设备还需提供计量证明、压力证明等相关资质，这是医疗设备合同资料的特别之处。及时性，也是合同档案资料收集的要求。合同本身是具有时效性的，因此合同资料的收集也需要及时，及时收集资料，及时整理归档，才能使合同档案完整，并为以后的工作提供依据和参考。此外，档案管理员应当加强与相关职能处室之间的沟通交流，充分发挥主观能动性，了解不同职能处室合同档案资料的产生情况，避免遗漏；要用发展的眼光来看待医疗设备合同档案的收集工作，着眼于全局，做到未雨绸缪。

（三）运用信息化手段管理医疗设备合同档案

运用信息技术科学地管理医疗设备合同档案，实现医疗设备合同档案数据采集自动化、档案管理规范化、流程化，还可以解决原有档案管理过程中存在的纸质合同档案收集不完整、归档不及时的难点问题，解决管理模式与利用需求的冲突问题，解决档案管理手段落后的问题。目前，我院运行的合同管理系统，是针对合同的信息化管理系统，包括合同内容、签订时间、付款信息、合同附件信息等，相较于传统的纸质资料，更便于查询、统计，而这就是信息化给管理所带来的便捷。在医疗设备合同档案管理中，使用信息化管理，将更大程度的确保档案内容完整、利于档案保存、方便档案查询，使得档案管理人员更便于进行档案管理。

合同档案管理是合同管理制度的重要组成部分，是

医院管理中的一项重要内容，是维护医院合法权益的有力保障，具有十分重要的作用，可以为医院的经营决策提供依据，有利于促进医院的发展。随着经济生产和人们生活对医疗需求的增加，医院合同档案管理工作的内容不断增多，管理工作变得越来越复杂，大大提高了医院合同档案管理的难度[4]。这就更需要全面了解合同档案管理，采取科学的管理措施，实现高效、完整、科学化、信息化的合同档案管理，才能充分发挥合同档案的重要作用，为医院的良好发展奠定基础。当前，新的时代给档案事业的发展提供了新的机遇。总之，机遇与挑战并存，基层的档案事业发展还有很大的进步空间。我们在做好日常归档工作的同时，还应当积极思考，从提升档案服务效率的角度出发，不断地用实际行动去检验、去反思，寻找档案最佳的管理、利用方案。

参考文献：

[1] 田振英.论合同档案管理[J].机电兵船档案，2015（5）：49- 51.

[2] 吴鹏举.医院合同档案的建立与管理探析[J].管理观察，2014（31）：55- 56.

采购档案管理的重要性精选篇6

一、构建风险管理制度

风险管理的过程是一个连续循环的过程，其科学分析的方法主要是以概率论和大数定律等数学原理为基础，同时在很大程度上还依赖于非数量因素，即演绎和直觉判断。政府采购面临的风险是各种各样的，但风险管理过程有基本相同的模式，一般包括风险分析、风险决策、风险处理和事后评价四个步骤。风险分析关键是要确定风险发生的概率与损失程度及对采购的影响程度；风险决策是要在分析之后合理有效地选择风险处理方法；风险处理就是采购机构面对风险时所采取的各种预防和补救措施，基本方法有回避风险、接受风险、转移风险、降低风险等；事后评价是对风险管理的前三个过程的各个方面的评估，通过各种信息反馈检查决策及实施情况，总结经验教训，找出制度和管理的漏洞，视情况不断地进行调整和修正，使之更接近风险管理目标，防止损失的再次出现。管理制度应对整个程序的目标、原则、负责单位（或人员）、实施的具体方式及奖惩措施等方面加以规定，以保证风险管理的有效施行。

二、推行采购人员资格认证制度

对采购人员进行资格认证，是对采购人员进行管理的一项重要内容。只有建立一支高素质、专业化的政府采购队伍，才能促进政府采购事业健康发展。以美国为例，美国的一些采购专业组织提供的政府采购官员资格认证称号有：专业公共采购员（PPB）、注册公共采购员（CPPO）、注册采购管理员（CPM）、注册专业合同管理员以及注册后勤师等，通过资格认证，较好的保证了采购人员的基本素质。政府采购人员不仅要有较高思想政治素质，也要有较强的业务素质，才能既准确理解和掌握政府采购政策，又熟练和规范地操作各个环节，做到“有所为，有所不为”。有鉴于此，我国也应积极建立起采购人员的资格认证制度，以加强对采购人员的管理和提高他们的职业素质，从而有效地防范和控制政府采购人员的能力风险。

三、建立采购质量管理机制

采购质量管理机制是指采购机构为提高采购质量而建立运行的彼此联系、相互制约、相互影响的要素组合系统，制度、规定是其重要组成部分。通过机制的运行，激励采购实施主体追求采购质量，约束不规范的采购动作，维护透明有效的采购程序，协调自身行为与经济、政策环境的关系，保证采购质量的提高。

1、界定采购质量。包括物资采购商务运作、合同签订、质量检验、物资运送以至售后服务全部工作环节的完成质量。它不仅是指所采购物资的质地与性能的符合性，更是对采购物资的品种、规格、性能、数量、效益、服务和所有需求目标满意度的总括。

2、建立采购质量评估指标体系。包括：采购物资的品种、规格、型号符合情况；物资性能、技术指标符合情况；实际交货量满足情况；节资情况（可按招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购等不同采购方式分别列出比率指标）；交运货物及时情况；售后服务情况（包括有关维修、零配件支持、安装调试、操作培训等的约定与落实情况）；商务运作程序规范情况（包括采购文书的编写、资质审查、开标、评审、谈判、签约等环节的规范程度）；结算凭证的提供情况；纠纷的处理情况；统计、报告的及时、准确性。对各项评估指标能够量化的应尽可能量化，以提高评估工作的合理性。

3、实行采购项目责任制。即根据采购项目的性质、批量、预算金额、复杂程度等情况，指定相应人员为该采购项目主责人。由项目主责人负责拟制采购实施方案；编制采购文件，组织评审活动或担任竞争性谈判项目的主谈；草拟评审报告和采购项目完成情况报告；处理采购过程中有关问题并负责请示报告；协调该采购项目的售后服务。

4、实行采购项目完成质量报告审示制。采购部门每完成一项采购任务后，应做出项目完成质量报告。报告形式可统一拟制格式文本，以采购评估指标为基本内容设置报告栏目。采购项目完成后，由项目主责人填写交所在处领导审核后，报单位主管领导审查。单位主管领导应当认真审阅报告内容，了解采购项目完成情况，做出必要批示，或就发现问题作进一步了解和处理。

5、开展采购质量检查。采购质量检查分为定期检查、重点项目检查和随机抽查。定期检查是由采购机构组成检查小组，按年、季或月，围绕质量评估指标或特定内容开展检查。可采取查阅资料、座谈了解、征求意见等方法，对采购部门的采购工作做出评价。随机抽查是领导根据采购的实际情况随时决定进行的对采购中的某些事项、环节或步骤进行的检查。检查中应注意总结先进经验，查处发现问题，研究改进薄弱环节，做出必要的检查情况报告。

四、完善政府物资采购效益评价制度

对政府物资采购进行效益评价，应考虑以下因素：一是该不该采购，包括总额是否适度，每一笔采购是否必要。二是采购方式是否适当，投入产出比是否最大。不同的采购方式适用范围不同，成本不同，给物资部门带来的规模效益也有差异，这就要求我们适情、适时做出选择。三是就整个采购活动的投入及预期目标实现程度进行综合评价，既要评估政府物资采购带来的整体节约、促成的相关改革以及提高供应商素质等方面的社会效益，又要计算包括采购方案设计、采购方式确定、采购合同履行所耗费的成本、代价。四是在采购物资的购买标准上，要制定所需物资的配备标准，并以此标准对供应商进行约束和检验。五是采购周期上，要在充分方便用户的前提下，尽量减少采购次数。因此，在项目审查上，注意同类项目的归并，尽可能减少采购次数，形成物资采购规模效益。六是注意采购的成本分析。政府物资采购成本有显性成本和隐性成本，显性成本是指在政府物资采购实施过程中的直接费用，如机构设置、人员配备、经费供给等带来的采购费用；隐性成本是指采购中可以由操作者分期负担或可以转嫁他人负担的成本。政府采购不仅要通过公开操作，有效地防止腐败，减少采购的隐性成本，而且要通过积少成多，形成了采购的规模效益，由供应商让出一部分利润，以降低物资采购的显性成本。就政府物资采购制度的推进来讲，降低隐性成本比降低显性成本更重要。

五、加强政府采购档案管理工作制度

政府采购项目完成后，对记录政府采购活动信息的载体需要进行认真收集，按档案管理要求及时整理、妥善保存、合法利用。

1、加速实现政府采购档案管理的法制化。目前，政府采购档案管理应通过法规予以规范，形成制度，明确职责，改变政府采购档案管理乏力的现象。可以类同审计、医药、绿化等专门档案管理一样，将政府采购档案作为一种专门档案，由采购业务管理部门制发《政府采购档案管理规定》，建立政府采购档案管理机制，明确政府档案的开放范围、保密与解密、档案的利用服务机制、档案网络利用权限等。

2、健全政府采购档案的管理体制。结合当前采购机构实际，可探讨按以下方式进行管理。政府采购档案工作，按专业由采购业务主管部门负责管理，并接受同级档案工作主管部门的指导、监督和检查。立档单位、基本管理单位的政府采购档案，按照集中统一管理的原则，由档案部门统一管理。档案部门负责日常管理，落实登记、统计制度；保管档案；办理档案的提供利用；接受上级检查指导。采购业务部门负责材料的收集、整理。整理完毕经综合计划部门审查后移交档案部门。

采购档案管理的重要性精选篇7

重庆市电力公司作为国家电网档案管理信息平台建设的试点单位之一，于2007年12月实施建设了工程项目档案管理系统。系统建设运行以来，突破了诸多对传统档案管理的探索和研究，实现了档案资源的整体规划和统一管理。

档案事业是电网建设事业的重要组成部分，档案工作也是电力公司重要的基础性工作。截至2009年年底，重庆市电力公司具有各级各类档案机构47个，专兼职档案人员399人，共保存档案31.39万卷、28.04万件。档案信息资源十分丰富，形式多样。

一、重庆市电力工程档案管理的探索

结合近年来重庆市电力公司的发展速度和工程建设的投资情况，公司档案的归档量也在成倍增长，尤其是关乎公司正常运行的工程项目档案。而其涉及的量大、面广、周期长等特色，更是给档案管理带来不少难题。由于电网工程项目档案涉及的归档部门和参建单位众多，各个阶段或环节中项目资料的管理方式也随着企业改革和机构变化产生不同，其中最突出的问题包含：

1　项目招投标的档案管理

传统的项目档案管理将招投标文件作为工程项目归档文件中不可分割的一部分，进行归档整理，以保障项目档案存储的完整性和利用的方便性。随着电网企业的发展，各单位均成立了招投标中心，专门负责招投标采购工作。在招投标中心的实际招标工作中，会对各个工程项目中相同的采购部分进行统一规划。例如，针对一个变电设备的采购，是同时为多个工程建设而进行的招标。这种工作方式更加适合招投标工作的开展和管理，也能提高招投标工作的效率和质量。但同时，为工程项目档案的管理带来了不少困扰：

涉及多个项目的招投标文件，很难将其拆分，并归入不同的项目。如果各个项目都将此次招投标文件全部归档，势必造成大量的重复归档文件；

招投标中心采用以“件”为基本单位的管理方式，对招投标文件进行管理。即以招投标项目为具体单位，在每一个招投标项目下以“件”的形式进行流水编号，直接装盒管理。这种管理方式对招投标部门而言，简单、方便、合理；但因为立卷整理方式的不同，无法与项目档案放在一起归档；

工程项目中所涉及招投标文件的内容只是招投标中心处理招投标业务中的一部分，并不能涵盖招投标中心需要归档的全部内容。而且，招投标中心对采购档案的分类与档案业务部门对传统工程项目中招投标阶段归档文件的分类也不尽相同。

因此工程项目档案中招投标阶段文件的归档工作就变得十分困难和混乱。此外，上述问题在其他工程阶段也有体现。例如，项目竣工验收时的照片，可能归入照片档案门类中。因为形成照片实体后的管理方式，与工程项目档案是完全不同的。

2　跨全宗移交和接收的档案管理

建设项目从项目前期开始到竣工投产，建设周期少则两年，多则十几年，时间跨度较大，为保障项目归档的及时，一般都是按阶段进行归档，即各阶段项目完成后3个月内进行归档，这就给档案管理带来一定的难度。同时，工程项目竣工验收后，在业主单位保留完整工程项目档案的同时，各项目参建单位也需要将各自所涉及的项目档案归人自身单位的档案部门，业主单位也需要移交项目档案给后期的运行使用单位。当上述参建单位和运行使用单位都属于电力公司系统内的企业时(大多数情况为电力公司内部的企业)，就存在工程项目档案的跨全宗移交问题。其中，经常会因为移交和接收的手续繁复，缺乏统一规范等，使得归档文件的真实性和完整性不到有力保障。

二、电力工程档案管理信息化的实践

针对工程项目档案中存在的上述管理现状，重庆市电力公司秉承了国家电网档案信息化建设的基本思想，通过在档案信息管理系统中引入“归档模板”、“档案类型关联”和“跨全宗移交”等功能，彻底解决了上述各项问题。通过“归档模板”的创新设计，解决了外单位的采集整理和移交问题(参见《中国档案》2009年第353号增刊“工程项目档案管理的探索和实践”)。“档案类型关联”和“跨全宗移交”的概念，则满足了工程档案管理的多样化需求，彻底实现了工程档案的同步建档、同步关联，在提高工作效率和归档文件质量的同时，充分保障工程项目档案归档的及时、齐全、完整和准确。

(一)“档案类型关联”的实现细节

针对工程项目档案中涉及招投标中心的归档文件管理问题，重庆市电力公司本着档案管理要服务于一线业务部门的思想，系统通过采用“档案类型关联”的技术，使得招投标中心既可以按照自身业务方便对招投标档案进行收集整理和利用，也可以通过档案管理信息系统方便实现工程项目档案的齐全完整。具体实现细节如下：

1　建立一个适合招投标中心文件资料管理需求的“采购档案”类型

招投标中心所涉及的业务不仅限于招投标采购，还包括：谈判采购、寻价采购、直接采购、框架采购等方式。因此，为适应招投标中心对自身采购档案管理的需求，由档案业务部门指导、招投标中心业务骨干为主制定了一系列的采购档案管理办法，明确规范了采购档案的数据结构、管理方式、归档文件整理规则和归档流程，并建立了分类体系，明确了采购档案的归档责任和向档案部门移交的接口。最终，通过档案管理信息平台的业务定制功能在系统中得到基本实现，提供给招投标中应用。采购档案的建立，不仅解决了招投标中心大量业务文件的管理问题，同时也解决了采购档案的收集、整理、归档问题，通过档案部门业务指导、采购档案业务规范的建立，实现了招投标中心和档案部门的双赢，受到招投标中心的大力支持和欢迎。

2　将“工程项目档案”与“采购档案”建立关联关系

由于“采购档案”采用“项目一件”的管理方式，不同于工程项目档案的组卷管理，并且分类和数据结构的不同也导致无法在工程项目档案类型中统一管理。为保障工程项目档案的完整、齐全，重庆市电力公司通过系统提供的“档案类型关联”功能，将“工程项目档案”与“采购档案”建立了关联关系。在相关部门查询项目档案时，可自动通过系统对采购档案中题名和重要字段内容的智能分析，将相关的采购档案信息一并列出。这样，在档案管理中工程项目档案中不归档的招投标部分文件，在查询利用时可同时列出与该项目相关的招投标文件。这样，既保证了项目档案查询利用的完整性，又避免了招投标文件的重复归档，还适应了招投标部门的业务管理需要。

3　“档案类型关联”功能的其他应用

上述“档案类型关联”功能，同样应用在了“合同档案”和“照片档案”中。使得项目相关的合同和照片可同时查询到，保障项目档案的完整性和关联性，同时又适应了合同管理部门、新闻中心的业务管理需要。“档案类型关联”功能的应用，既满足了各业务部门的需求，又满足了项目管理部门的需求，同时更保障了档案管理的要求，形成了档案业务部门指导监督、各业务部门分散整理的良性流程。

(二)“跨全宗移交”的实现细节

采购档案管理的重要性精选篇8

第二条*市货物和服务类项目政府采购档案管理适用本办法。

第三条政府采购档案是指在政府采购活动中直接形成的具有查考、利用和保存价值的文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录。

政府采购过程中形成的各种记录的正本必须归档保管；政府采购过程中形成的各种记录的副本一般不作为档案保管，可以作为资料保存；对于涉及商业秘密和其他保密事项的，应当按照国家保密法律和行政法规的规定进行管理。

第四条各级政府采购监督管理机构负责政府采购档案工作的指导、监督和检查。

第五条政府采购档案是反映政府采购活动的重要记录。政府采购监督管理机构、采购人和政府采购机构在管理、组织实施政府采购活动中形成的文件材料，都应归入政府采购档案，并保证档案资料的真实性、完整性和有效性，不得伪造、变造、隐匿或者擅自销毁。

第六条政府采购档案包括以下文件资料：

（一）采购计划申请表，包括采购需求清单或需求说明和资料等；

（二）政府采购审批表和移交表；

（三）政府采购活动日程；

（四）招标文件，包括有关文件、资料、样本、图纸等；

（五）招标投标信息公告所刊登的媒体记录和有关审批记录；

（六）采购人对招标文件的确认记录；

（七）供应商领取招标文件记录；

（八）对已发出招标文件的澄清或修改的文件；

（九）供应商的考察情况报告或资格审查情况报告；

（十）抽取评审专家记录；

（十一）标前会会议纪要；

（十二）投标供应商签到表；

（十三）评审专家签到表；

（十四）有关部门现场监督人员签到表；

（十五）投标文件正本，包括有关文件、资料等；

（十六）在投标截止时间前，投标人对递交的投标文件进行补充、修改或撤回的记录；

（十七）开标一览表；

（十八）开标过程有关记录，包括采购项目样品送达记录；

（十九）开标过程中其他需要记载的事项；

（二十）工作人员对评审过程的记录；

（二十一）评审专家评审记录；

（二十二）投标供应商的书面澄清或承诺；

（二十三）需要考察的采购项目的评审报告；

（二十四）废标报告及处理意见；

（二十五）有关部门现场监督人员对采购活动监督的签字记录；

（二十六）依法变更采购方式或采购结果的记录；

（二十七）中标、成交通知书；

（二十八）采购结果公告记录；

（二十九）政府采购合同，包括依法补充、修改、中止或终止合同等相关记录；

（三十）公证文书；

（三十一）评标报告；

（三十二）采购人或中标供应商擅自中止或终止政府采购合同的记录；

（三十三）政府采购验收报告；

（三十四）采购资金拨款通知单；

（三十五）有关部门或中介机构的验收报告；

（三十六）争议或纠纷处理结果；

（三十七）供应商质疑材料、处理结果记录及答复；

（三十八）供应商投诉书、投诉处理有关文书、投诉处理决定；

（三十九）其它需要存档的资料。

第七条政府采购机构自组织签订政府采购合同之日起，五日内将政府采购过程中形成的全部文件材料移交政府采购监督管理机构。

第八条政府采购活动现场监控系统录制的音像资料，可作为辅助档案资料保存；应当建立健全监控系统音像资料的使用管理制度，以保证监管工作的实际需要。

第九条政府采购档案应当符合以下要求：

（一）文件格式、内容符合要求，规范统一；

（二）整个活动中形成的文件材料齐全完整；

（三）必须是原始件，不可用复印件替代；

（四）文件材料中的签名、印鉴手续齐全。

第十条政府采购档案不符合要求的，档案管理人员不得接收，并告知原因，确保政府采购档案符合国家有关质量标准，便于保管和利用。

第十一条政府采购监督管理机构和政府采购机构应当依法做好政府采购档案管理工作，指定专人负责政府采购档案的管理并建立岗位责任制。

第十二条档案管理人员应当加强政府采购档案的管理，在合同签订、交付验收和结算完成后，按照要求，负责收集、整理档案，档案装具应当符合档案主管部门的规定。

第十三条政府采购档案应妥善保管，并保证档案库房的清洁卫生，做好防虫、防尘、防潮、防火、防盗、防鼠等工作。

第十四条政府采购档案管理人员发生变更时，应按规定办理档案移交手续。

第十五条政府采购档案按照政府采购工作流程排列。

第十六条政府采购档案的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。

政府采购活动现场监控系统录制的音像资料的保存期限，必须保存至该政府采购项目履行完毕。

第十七条查阅、复印政府采购档案，必须填写《政府采购档案查阅/复印登记表》，经单位负责人批准后，由档案管理人员负责调阅；需复印的，由档案管理人员负责复印。

第十八条外借政府采购档案，必须填写《政府采购档案外借登记表》，经单位负责人批准后方可办理外借手续，外借时间最长不得超过三日。

外借档案返还时，档案管理人员应按外借时登记的内容核查档案，并办理返还手续。

第十九条档案使用者应对档案的保密、安全和完整负责，不得传播、污损、涂改、转借、拆封、抽换。

第二十条保管期满的政府采购档案，应当按照以下程序销毁：

（一）档案管理人员提出档案销毁清单及销毁意见，并登记造册；

（二）销毁意见必须报单位负责人审核批准，同时报同级档案主管部门备案；

（三）销毁政府采购档案时，必须有两人以上监销，同时要邀请财政主管部门人员参加现场监销；

（四）销毁政府采购档案前，销毁单位和参加现场监销人员，应认真核对清点销毁的档案，销毁后应在销毁清册上签名。

第二十一条违反本办法，有下列行为之一的，由档案行政主管部门和政府采购监督管理部门处以罚款和对直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任：

（一）将政府采购活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有，拒绝交政府采购监督管理机构、档案工作人员归档的；

（二）违反国家规定擅自扩大或者缩小档案接收范围的；

（三）涂改、伪造，损毁档案的；

（四）档案工作人员、对档案工作负有领导责任的人员，造成档案损失的；

采购档案管理的重要性精选篇9

关键词：计量仪器档案管理

Abstract: the measuring instruments management work is a quality supervision and inspection center of a authoritative and technical, service of the important work. Strengthening measurement instruments instrument equipment archives management can promote technical testing unit asset management standardization, which is helpful to realize the resource sharing and increase the value of assets, and promote detection techniques and improve the scientific research level. In this paper, the measuring instruments, the importance of the management and function, and in the light of how to measure instrument equipment archives management instruments makes a further discussion.

Keywords: measurement instrument file management

中图分类号：TH71 文献标识码：A 文章编号

仪器设备档案管理的重要性

近几年来,大多数的检测机构都把仪器设备档案管理作为本单位档案管理的一个重要部分,落实措施,重点加强环节管理,使仪器设备档案在日常的工作中起到了较好的作用。为了保证仪器设备的正常运作，管好用好仪器设备，在仪器设备档案具体管理中，要把仪器设备档案视为晴雨表、跟踪器，使仪器设备档案管理真正地融入监督管理、服务管理、维修管理的整个环节和全部过程。加强计量器具档案管理,有利于掌握仪器设备运行状况,有利于设备档案资料保管的完整性和为仪器设备的及时维修提供依据。加强计量器具档案管理是现代化质检中心管理的需要。管理好仪器的设备档案可发挥一定的管理效果和社会效益。

二、仪器设备资料档案的作用

1. 有利于发挥档案信息在计划和采购环节中的调控作用

完整的档案信息既能反映该设备使用状况，也是相关单位制订和审核设备采购计划的重要依据。规范档案信息有助于全面系统地反馈该设备各项性能指标、完好率、利用率以及售后服务水平等情况，这些信息将为今后的设备采购和管理提供指导性意见。如能很好地利用这些信息，就可制定出切实可行的采购计划。采购前，完善的设备档案管理制度可将不合格的设备，或者不讲诚信的生产厂家拒之门外。

2、有利于提升人员素质

目前，国内公开发行的与仪器设备相关的杂志较多，而一般单位因资金和订购重点的关系，往往仅能订有限的几种专业杂志。而建立仪器设备档案必然要订购相应的材料，仪器设备管理人员和工程技术人员通过阅读和学习这些资料，可以及时的了解国内外仪器设备发展的最新动态、先进技术、管理经验以及最新产品。工程技术人员可以通过杂志刊登的一些系列专题讲座较系统的掌握各类仪器设备的结构、工作原理，这是除仪器设备培训外的唯一的途径；工程技术人员还可以通过专业杂志的维修事例分析和故障排除经验的学习，来不断提高分析、排除故障的能力。同时还可减少维修失误，少走弯路。

3、有利于服务管理

仪器设备档案是提高技术水平和保证工作质量的重要工具。现代化发展必须拥有与其功能业务相适应的仪器设备，但如何管好用好仪器设备，提高仪器设备的有效使用率，减少仪器设备突发故障和开机率低的状况，只有查阅较为全面的仪器设备科技档案，特别是通过仪器设备的使用记载，查阅设备的技术状况――完好率、利用率、维修率、报废率，从而提前报告和督促有关维修部门及时进行仪器设备维修，可以根据其维修记录，对较为贵重的设备采取预防性维修，充分做好维修前的准备工作以缩短停机时间，减少修理费用，减少仪器设备对人身的伤残。管好用好仪器设备档案，能充分发挥其在日常工作中的作用，保证提高工作质量和技术水平，主动、及时、准确地为应用于服务当中，为搞好服务管理给领导决策提供有效凭证。另外，仪器设备档案还有利于各方开展仪器设备的使用效益分析，通过效益分析，帮助使用单位综合分析仪器设备运行状态，开发仪器设备的新功能，尽量扩大仪器设备的服务范围，提高设备的利用价值。

三、如何做好档案管理工作

1、档案资料内容要全面

(1)仪器设备购置阶段。

仪器设备购置阶段形成的资料有：设备的购置计划、购置申请书、购置批准书、各厂家的报价单、设备购置技术论证结论材料（选中厂家的原因、生产厂家的资质和计量认证材料）、订购合同、发票单据等。

（2）设备开箱验收阶段。

设备开箱验收阶段形成的文件资料有：（1）设备开箱验收记录、装箱单、出厂检定证书、出厂合格证书、保修单、设备结构原理图、线路图、使用说明书、设备的影（音）资料等所有随机文件和随机配件；（2）设备安装调试记录（应双方或三方签字认可）和移交接收记录。（3）设备使用阶段。

设备使用阶段形成的资料有：a设备履历书（包括设备的编号、类型、名称、型号、规格、生产厂家、价格、设备的技术状况、开箱验收阶段形成的文件资料目录、验收结论、操作规程、开始使用日期）；b检定证书；c设备启用评估资料；d启用申请；e使用记录；f保养、检修、检查记录；g功能开发和技术改造记录；h事故及损坏记录；i停用记录等等。

(4)设备报废处理阶段。

设备报废处理阶段形成的资料有：设备报废申请与审批材料、设备报废处理资料等。

由于部分仪器设备从购置、验收到使用可以有几十年的时间，在这几十年的时间里，需要一直不停地追踪收集整个设备的使用、维护、检修记录等材料，所以在这个漫长的过程中，我们必须持之以恒地高质量、高标准地做好设备档案材料的收集工作。确保归档文件资料的完整性、准确性和系统性。

2、收集要及时

（1）对于外购设备在投入使用之后，应立即将设备申购、开箱验收阶段的相关资料以及设备的操作规程、检定证书、设备启用评估、启用申请等相关资料交给本单位档案管理员归档立卷。

（2）对于设备的周期检定证书、使用记录、维修记录、保养记录、检修记录、检查记录、停用申请等过程资料计量管理人员应及时交给本单位档案管理员归档。

（3）整理要规范

设备仪器档案的整理是按照科技档案的整理要求进行的，所以，具体整理可参考“基建档案整理要求”。

归档的设备仪器文件材料，必须完整、系统、真实地反映设备仪器从申购到报废的全过程。对于同一生产厂家的相同型号的设备仪器应分开归档，严格落实“一机一档一盒”的要求。

四、总结

仪器设备档案管理是仪器设备管理中的一个重要组成部分，设备档案是仪器设备管理的基础，亦是一种重要的信息资源，具有不可低估的作用。我们要高度重视资料档案管理，发挥其潜在功能，多策并举，使其在仪器设备管理中发挥应有的作用。

参考文献：

[1]刘岳启.高校仪器设备档案管理及其经济效益[J]兰台世界2005，03。

采购档案管理的重要性精选篇10

摘要：

随着全民环保意识的逐步加强，环境保护工作越来越受到各级政府的重视。在环境保护与监测中，环境保护仪器设备发挥着重要作用，其档案资料的规范化管理也日益受到环保部门的重视。目前，在环境保护仪器设备购置到验收使用直至报废停运诸多环节，都存在不同程度的资料缺失、档案管理不规范等问题。为此，应加强相关档案资料规范化管理工作，为做好环境保护与监测工作服务。

关键词：

环境保护仪器设备档案；规范化管理；问题；对策

近年来，随着国家对环境保护的日益重视，环保部门被赋予了前所未有的使命，环境保护工作已成为各级地方政府工作的重中之重。各级环境监测站在环境监测工作中形成的监测数据，是国家制定环境保护大政方针的重要依据，环境监测机构也因此担负起重要责任。环境监测数据的价值是以其代表性、完整性、精密性、准确性和可比性来判断，而要确保数据的这“五性”，除了监测机构的管理、专业技术人员的水平等因素外，科学有效地使用仪器设备是确保监测数据达到“五性”要求的前提。因此，对环保仪器设备档案的规范化管理是环保监测机构的一项重要的基础保障性工作。

一、环保仪器设备档案规范化管理应遵循的有关规定

所谓环保仪器设备档案，是指在引进、购置、验收、维修、调拨、报废环保仪器设备过程中所形成的各种应归档文件材料。早在1995年，国家就出台了《环境保护档案管理规范•环境保护仪器设备》（HJ/T8.5-94）[1]，对仪器设备文件材料的管理、归档和仪器设备档案的管理利用等作出了规定。在《中国[2]档案分类法•环境保护档案分类表》（HJ/T7-94）中，明确了环保设备的分类号、全宗号和目录号命名原则。此外，《环境保护仪器分类与命名》（Hl/T12[3]-1996)中明确规定了仪器设备的类别、亚类别、组别、型别，如环境监测仪器“24小时恒温自动连续采样器”，其类别是“空气污染监测仪器”，亚类别是“空气环境采样仪器”，组别是“气态污染物采样器”，型别是“24小时恒温自动连续采样器”。

二、环保仪器设备档案管理中存在的问题

1．文件整理不科学、档案管理不规范

目前，我站的仪器设备档案虽然进行了归档保存，但没有按规范编制档号，只是按购进设备的时间先后形成一个临时号，以便与其它设备资料分类保存，也没按类别规范整理和管理。

2．文件材料收集不齐全

（1）设备购置之前的购置计划、上级主管部门的审批意见等文件材料基本没有收集保存。这就意味着设备购置文件不齐全，对当时因何购买、其必要性和购置意义都没有原始记录，没有为今后的设备采购留下借鉴、参考材料。如我站自1982年成立至今已建站33年，期间购置的设备数量和种类已很多，部分设备由于档案没有专人保管，在使用过程中形成的文字材料如维修记录、运行记录、检定合格证书等都没有收集归档，使得这些仪器设备材料不齐全，使用情况无从查考，难以对设备的性能、指标进行评价，给后续购置带来困扰。

（2）档案管理人员责任意识淡薄，致使有些设备档案中重要的材料遗失，如使用说明书、产品装箱单等等，造成该设备重新启用时无法按要求规范操作，出现异常不能及时排除，难以保障设备的有效运行。

（3）由于档案管理人员业务水平的差异，加之管理过程中各自为政，导致设备档案管理混乱。如一些各项技术指标已不符合现实需要的闲置设备或过了服役期的报废设备，其档案材料没有按保管期限及时移交或销毁，不仅仍占用有限的存储空间，而且与其它设备档案材料混同保存，容易造成相互混淆，给查阅利用造成不便。此外，由于档案管理人员更换频繁，且不严格履行档案交接手续，致使一些遗失和借阅未还的档案资料无从找寻，设备档案管理出现“断档”现象，造成难以弥补的损失。

3．查阅利用不方便

由于环保仪器设备档案设备收集不齐全，整理不规范，管理不科学，给查阅利用工作带来许多问题。如需要查阅的查找不到或查找不全，给设备仪器的使用、维修和保养等带来相应的困难，在一定程度上制约了环保数据的及时准确采集和有效利用。

三、建议和对策

1．建立健全环保设备仪器档案管理制度

各级环境检测机构应建立健全环保设备仪器档案管理制度，对环保设备仪器档案的形成、积累、收集、整理、归档、管理和利用等各个环节提出明确要求，特别是档案人员必须会同技术人员参与设备仪器的开箱验收，同时收集有关档案资料，设备安装、调试正常运行后要及时将安装、调试档案整理归档，要求对每个关键节点形成的设备仪器档案材料及时收集、规范整理、归档管理。只有这样，才能保证环保设备仪器档案材料的齐全完整、规范管理和有效利用。

2．配备专兼职档案管理人员

各级环境检测机构应配备具有一定专业知识的专兼职档案管理人员，尤其是设备档案管理人员，必须具备相应的环境监测专业技术能力，还应该在上岗前参加档案管理专业技能培训，做到持证上岗。档案管理人员工作变动时，应严格履行档案交接手续。

3．争取领导对设备仪器档案管理的重视和支持

新设备的运行意味着环境监测机构监测能力和水平的大幅度提升，因此，各级环境检测机构的领导往往对设备仪器的购置和使用非常重视，但对设备仪器档案的管理却容易忽视。档案管理人员应主动向领导宣传档案管理的重要性，争取领导的重视和支持，在设备购置初期就制定详细的设备仪器档案材料归档管理计划，按设备仪器的特点分类建立设备仪器档案资料，以便使设备仪器档案管理更好地为为环境监测工作服务。

参考文献：

[1]国家环境保护局．环境保护档案管理规范•环境保护仪器设备（HJ/T8.5-94）[S]．北京：国家环境保护局，1994-07-28，1995-01-01实施．

[2]国家环境保护局．中国档案分类法环境保护档案分类表（HJ/T7-94）[S]．北京：国家环境保护局，1994-07-28批，1995-01-01实施.

采购档案管理的重要性精选篇11

伴随着无偿献血事业的发展和前进，国家对采供血机构管理也变得越来越规范，强化血站档案管理工作对推动血站的发展尤为重要。当然管理好血站档案，利用档案带动无偿献血事业的规范化，提升整体社会效益，提高血站的工作质量，带动血站今后可持续发展和决策正确性。

1 现阶段血站档案管理中的问题

1.1 血站档案规范化设备缺乏

在整个血站档案管理规范化建设过程中，先进的科学设备是确保规范化建设的关键和重要手段，具备了先进的血站规范化设备，才能更好地对血站档案信息资源进行收集和整理。所以在血站进行档案管理规范化设备购买时，也需要血站采购部门做好采购前的准确工作，同时要全面了解和熟悉血站选购的设备。但目前血站档案信息设备采购中还存在较多的不足，一方面是血站采购人员对购买的设备不熟悉，影响了采购设备的整体质量。另一方面就是由于设备的价格较高，而血站内部为采购设备预留的资金较少，影响了采购工作的开展，也就造成目前我国血站采购设备质量落后的问题。

1.2 缺乏对血站档案规范化建设的认识

当前我国大部分血站管理对血站档案规范化建设的重视程度较低，更是没有将大部分的精力放在血站档案规范化建设上面，对档案规范化建设也没有加大资金的投入，这样造成血站档案管理部门在进行信息技术的引进以及信息管理系统完善过程中遇到了更多的阻碍。另外，由于领导的关注度不够也使得血站没有对信息管理系统的各项功能进行开发和运行，造成血站档案规范化水平降低。

1.3 血站档案管理人员法律意识缺乏

如果血站档案管理人员在管理过程中只在乎采血的过程忽视采血的记录工作，如，献血人员在登记表过程中只记录基本信息，导致身份证号码出现漏填或者误填的状况，这样就是大大增加了回访的难度。一是献血员工的登记表在多处都需要献血人员的签名，但是由于血站工作人员在献血人员进行表格登记时没有进行明确的指导，经常会出现漏填或错添的状况，造成记录不够真实也不完整的情况。另外就是部分血站工作人员没有树立正确的时间观念，造成献血人员信息提前或者延迟的状况，为医疗事故的出现埋下了深深的隐患。

1.4 血站对采血人员管理较为松散

目前我国大部分血站在对采血人员管理过程中，没有建立完善和严谨的体系，也就出现了档案记录人员身兼数职的情况，岗位划分不明确，加上血站档案管理体系的不够完善和系统，也都影响了血站档案管理工作顺利开展，所以选用一个规范化的档案管理模式，能够为血站的发展提供便利。

2 血站档案规范化管理的有效措施

2.1 提高对血站档案管理工作的重视程度

血站内部工作人员要全面提升对血站档案管理工作的认识，并了解到血站档案管理工作对血站生存发展产生的重要意义。强化和提升血站档案管理人员的重要性，增强血站员工的责任意识，明确档案管理工作是血站领导员工的重要责任。从血站领导层面来讲，提升血站档案管理工作的重视，做到思想的解放，与时俱进，提升血站档案管理工作的效率，用现代化的技术手段和管理方式提升档案服务工作质量，构建一个完善的血站档案管理体系。

2.2 加强对血站硬件的投入，确保其信息化

血站档案管理工作本身涉及的内容较多，所以不能够将血站档案管理工作同普通的档案管理相等同，伴随着采供血业务的增多，血站档案管理也需要更多的库房和先进的信息化设备，以及更加专业的档案管理人员。需要当地政府能够提升对血站档案部门的资金投入，让血站档案的建设工作能够做到与时俱进，采供血业务发展步伐也能够加快，逐步提升血站档案管理部门的业务处理效率和质量。

2.3 优化现有血站人员配置，提高专业性

在血站招聘档案工作人员过程中，要充分考虑到档案部门工作实际状况，招聘一些专业能力强的档案管理人员，当然也要对这些档案管理人员做好培训工作。专业能力强的档案管理人员是确保血站档案管理质量的关键和基础。也是因为专业能力强的人员配置，能够严格的按照档案管理的规律，在血站档案管理工作现有的基础上，做好血站档案的归档、分类和交接工作，大大地提升血站档案管理的质量和整体价值。

2.4 实现血站档案管理工作检查考核规范化

血站档案管理的规范检查和考核，是确保血站档案管理工作顺利开展的手段，在血站档案管理过程中，检查和考核工作很容易被忽视。但有效的档案管理能够帮助我们避免工作的差错，并结合我国档案管理的需求，制定出一个适合血站的档案管理标准。对这些标准应该做好细致的考虑，对档案库房的标准以及档案存放和保管的标准都做出详细的解释。当然也需要完善血站档案管理检查和考评制度，做好档案专业部门检查和考评工作以及血站内部管理工作的考评。

采购档案管理的重要性精选篇12

关键词：加强 医疗设备 档案管理

中图分类号：G271 文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2013）07-242-02

笔者所在的湖北医药学院附属太和医院是一家大型综合性三级甲等医院，拥有床位3000多张，总资产10多个亿，仅医疗设备总值就有近4个亿之多。如此庞大的医疗设备资产，如何管好是摆在医院管理者面前的问题。医疗设备档案管理是管好医疗设备的基础工作，只有做好医疗设备档案管理才能实现管好医疗设备。笔者通过层层剖析，抽丝剥茧，分析困境，探讨意义，践行内容，最终探寻出加强医疗设备档案管理工作的途径和方法。

一、医疗设备档案管理的困境

1.医院领导重视程度不够。对于能给医院创造巨大经济收益的医疗设备，历来医院在购置环节都投入了较大的精力，多方论证，谈判降价，择优购置，尽快到货验收使用发挥效能。但医疗设备购回后，使用情况如何，是否充分发挥效能，是否创造了最大的经济效益，这一系列问题，往往会被医院领导忽略，存在医疗设备中后期管理深度不够，管理力度不足，管理重要性趋弱的状况。而能够真实反映医疗设备从购置到使用到维保直至处置等一系列生命周期全过程的医疗设备档案资料也处在疏于管理的窘境。

2.医疗设备档案管理意识淡薄。医院的医疗设备档案管理员多为兼职，很多使用者即为管理者，有时候甚至于设备有多少台，管理员就有多少个，人员之多可见一斑。医疗设备档案管理的难度在于，每一位医疗设备档案管理员都肩负着医疗设备档案生成、管理、归档的一系列职责，要做到每位非专业的医疗设备档案管理员都对医疗设备的档案管理职责了然于心，对医疗设备档案管理工作尽职尽责本身就有很大的难度。非专业就必然有非专业的缺漏和弊病，非专业也成为医疗设备管理意识淡薄的客观原因。

3.医疗设备资料分散，难于收集。医疗设备档案资料存在于设备采购部门、医学工程维修部门、设备存放的每一个临床、医技科室以及档案部门，它以纸质、电子介质、图片资料、影像资料等各种介质的形式存在。仅我院上万元的医疗设备就有2000件之多，如此多的分散在医院每个角落的医疗设备，使得医疗设备档案资料的收集、管理面临巨大的挑战。

4.医疗设备档案管理缺乏专业人员。医疗设备档案管理从始至终仅在档案部门配有专职的档案管理员，其他环节均为兼职的档案管理员。分布在设备购置、维修、使用环节的诸多兼职设备档案管理员，没有太多的档案管理经验，缺乏档案管理专业知识，对于医疗设备档案管理是有心无力，不知如何做好此项工作，不能按档案管理要求较好的完成医疗设备档案管理工作。

5.医疗设备档案管理周期长，管理难度大。医疗设备从申购到使用、报废、处置等一般需要5～10年，如此长的生命周期均是医疗设备档案资料生成的过程。设备生命周期内产生的大量档案资料如何收集，如何管好，如何用好本身就具有很大的挑战性。

6.医疗设备档案管理制度不健全。医疗设备档案管理缺乏制度化、规范化、系统化的规章制度，是造成医疗设备档案疏于管理，医疗设备管理出现疏漏的主要原因。没有完善的规章制度，医疗设备档案管理就无章可循，达不到医院对医疗设备档案管理的要求。

7.医疗设备档案借阅使用效能没有充分发挥。大多医院仅将医疗设备档案作为技术性资料收集归类整理，进行保管。档案管理的功能仅局限于为了满足审计和上级主管部门检查的需要。档案借阅，借鉴作用、指导工作的功能没有充分得到发挥。

二、医疗设备档案管理的具体内容

医疗设备档案管理按照档案生成的时间分为：采购阶段档案管理、使用环节档案管理、设备处置档案管理。

1.采购阶段档案管理指医疗设备从申购始，到可行性论证、采购直至验收止的一系列活动中产生的有关医疗设备的所有资料的收集归档管理。这些资料包括：经过审批的购置申请、设备采购小组论证得出的可行性论证报告、医疗设备招投标全过程的资料（招标公告、投标保证承诺书、投标书、投标单位签到表、评委签到表、招标记录、中标通知书、中标公告等）、双方签订的购销合同、配置清单、货物装箱单、产品进口报关单、商检报告（进口设备）、验收报告、合格证、说明书、操作指南、培训证明、设备安装照片、安装场地施工图、水电暖线路图、医疗设备构造线路图、医疗设备技术参数、防雷检测报告、操作人员资格证书等等。

2.使用环节档案管理指医疗设备从投入使用开始到设备处置前所形成的一切资料的收集归档管理。这些资料包括：保养记录本（内容：医疗设备名称、规格型号、投入使用时间、放置地点、保养时间、保养内容、保养报告、处理结果、保养费用、保养技术人员签字等）、维修登记本（内容：医疗设备名称、规格型号、投入使用时间、放置地点、报修日期、故障原因、维修部件、维修周期、维修配件费用、维修人工费用、维修人员签字等）、设备使用情况月报表（内容：设备名称、规格型号、投入使用时间、日检查人次、次检查费用、操作人员签字等）。

3.医疗设备处置档案管理指医疗设备处置全过程所生成的档案资料的收集归档管理。处置阶段档案资料包括：医疗设备报废申请表（内容：医疗设备名称、规格型号、购置时间、数量、价值、报废原因、报废日期、报废技术鉴定、财务部门意见、设备科室意见、分管院领导意见、院长意见等）、国有资产处置（报废）申请表、国有资产处置（有偿转让）申请表、国有资产处置（无偿转让）申请表等

以上医疗设备生成档案资料的三个阶段，内容多，范围广，时间跨度长，收集归档难度大。做为档案管理者必须克服所有困难，提高医疗设备档案管理水平，确保档案管理资料的真实性、时效性、完整性和系统性。

三、如何提高医疗设备档案管理水平

1.健全医疗设备档案管理制度，做到有章可循。建立规范的医疗设备档案管理办法及规章制度，系统化、制度化的管理医疗设备档案。《档案法》规定， 档案工作原则是统一领导、分级管理，医院应按照设备档案归档范围和立卷归档制度及规范要求， 建立并完善设备档案的保管、保密、借阅、统计、鉴定、销毁等制度。有了健全的、完善的规章制度，才能规范我们的行为，才能有理有节地规范医疗设备档案管理工作。

2.增强医疗设备档案管理意识。医疗设备档案管理工作是医疗设备管理的基础，加强医疗设备档案管理可以延长设备使用寿命，做到物尽其用，让医疗设备发挥最大效能，创造最大的经济效益，创造更大的社会价值。只有每位档案管理员认识到这一点，才能明确医疗设备档案管理的真正意义，从而增强医疗设备管理意识，克服“重购轻管”的思想，变被动管理为主动管理，形成持续、长久、良性的医疗设备档案管理构架。

3.加大档案管理人员培训力度。医疗设备档案管理的复杂性和特殊性，决定了大量的、非专业的、兼职的档案管理员将要参与医疗设备的档案管理。档案管理是一项持续性、完整性、时效性、系统性的工作，对档案管理员有着较高专业技术要求，如何使医疗设备档案管理员的专业水平达到档案管理的要求，这就需要通过邀请档案管理专家开展一系列档案培训课程来实现，准确地说，开展档案管理培训课程是提高档案管理员水平的最佳、最有效的途径。与此同时也要发挥传帮带的作用。

4.抓好医疗设备档案资料交接工作。建立《医疗设备档案交接制度》，在医疗设备档案管理员岗位变动的情况下，应及时就医疗设备档案资料进行交接。档案部门参与，列明移交的医疗设备档案资料目录，逐项清点，交接人员、监交人员三方签字存档。

5.充分发挥医疗设备档案资料对工作的指导和借鉴作用。建立《医疗设备档案借阅管理办法》，积极鼓励采购部门、使用科室、维修部门等相关部门借鉴医疗设备档案资料指导工作。落实借阅审签，归还签字制度，保证医疗设备档案资料安全。

6.建立医疗设备档案管理考核制度。建立《医疗设备档案管理考核办法》，就专、兼职医疗设备档案管理员完成的档案管理工作进行考核，工作表现突出的给予奖励，违规则处罚，用制度管人，加快推动医疗设备档案管理工作的前进步伐。

四、小结

总之，医疗设备档案管理工作的重要性必须深入人心，只有人人重视，全员参与，每位档案管理员都认真遵守《档案法》，严格按《科学技术档案工作条例》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》等法律、法规、规章、标准要求实施档案管理工作，上亿元的国有医疗设备资产才能发挥最大效能，创造最大效益。同时，医疗设备档案管理工作也应从我做起，从点滴做起，充分发挥医疗设备档案对医疗设备采购、使用、维修、报废等各环节的指导和借鉴作用，为管好医疗设备发挥应有的效能。

参考文献：

1.谷红梅.医疗设备档案管理的改进措施.中国医学装备，2012（2）

2.贺琳.医院医疗设备档案存在问题的探讨.中外医疗，2012（5）

3.张星黔.医院医疗设备档案管理的重要性.贵阳中医学院学报，2013（1）

4.施元春.大型医疗设备档案管理及成效.中国医学装备，（4）

采购档案管理的重要性精选篇13

医疗设备档案的特点主要有医疗设备档案的多元性特点、医疗设备档案的动静结合特点、医疗设备档案的高素质性特点。

1.医疗设备档案的多元化特点

医疗设备管理档案从设备的需求、采购、安装、使用，一直到医疗设备的报废进行全程的记录，医疗设备管理档案能够直观、细致的展现医疗设备使用过程中的具体要求和各类细节。同时，医疗设备档案的形成也是多样化的，它既可以是利用图纸进行的数据、文字记录，也可以是音频、视频等电子载体，还可以是利用计算机技术进行的高尖端操作，能够满足各种需求，保证医疗设备的正常运行和管理[2]。

2.医疗设备档案的高素质特点

在医院的医疗设备档案管理的过程中，由于医疗设备档案管理是从医疗设备的采购到报废的整个过程，这个过程的涉及面较广，需要医院的采购人员、医疗设备的维护人员、医疗设备的操作人员等各环节的工作人员进行全面配合管理，共同协作，才能更加高效率、高质量的完成医疗设备管理工作，保证医疗设备档案管理的完整性。

3.医疗设备档案的动静结合特点

在医疗设备档案管理的过程中，主要是通过动静结合的方式进行档案管理。静态档案管理的方式主要是对医院中医疗设备的前期采购计划、验收、说明文件等材料的静态收集，用时较短而简单便捷[3]。动态档案收集的方式主要是对医疗设备的运行及维修过程的整理性材料。

二、医疗设备档案在医院管理中的作用

医院的相关领导和医疗设备档案管理人员要加强对医疗设备档案管理的重视，真正发挥医疗设备档案管理的作用，提高医院的管理的科学性和稳定性。

（一）监督医院采购工作，促进医院资金的合理运用。医疗设备档案工作的开展有利于监督和制约医院的采购工作，保证医院采购工作的合理性。在设备的采购过程中，设备档案能为领导和专家的论证及设备的引进提供有力的证据。医疗设备的价钱较高，而医疗设备档案管理能够对医疗设备采购过程中的各个细节进行细致的分析和研究，然后向领导及卫生厅申请。在医疗设备档案采购分析的过程中，一般要经历设备论证申请、招标、仪器管理委员会讨论等过程。论证的内容主要是对医疗设备的使用价值、能够创造的价值等内容进行论证。建立医疗设备档案，能够为医院同类设备的更新做出有效的参考，避免重复的购买为医院带来的经济损失，也为患者病情的有效治疗提供有力的保障。同时，也能够有效避免某些医院中，一些自控能力较差，素质较低的人员由于利益驱使，医疗设备购买不当、医疗设备功能性问题所带来的纠纷，通过调阅设备档案，进行效益分析，最大程度的发挥医疗设备档案的作用，促进医院资金的合理、高效运用。

（二）提升设备维修水平，促进医疗水平的全面发展。医疗设备的长期运转可能会使医疗设备出现性能失灵、零件磨损等情况，导致医疗设备的无法运行，所以医院必须要定期对医疗设备进行维护和保养。医疗设备档案是设备维修、检修和管理的必备条件，是临床医生和维修工程师工作的有力助手，能够将设备的使用情况、维修情况等内容进行具体的记录，为医疗设备的维修做出参考贡献。一旦发生设备故障，能够及时的查找相关资料，最快的解决问题，避免因为长时间找不到设备故障原因而带来的一系列经济损失，不断提升医院的设备维修水平，促进医院医疗卫生水平的全面发展。例如在2012年，吉林省某家医院的一台进口CT机发生故障，这种大型的医疗设备突发故障在维修的过程中，是十分麻烦的，难以及时查找出问题，而如果请外来的维修人员进行修复，维修费用至少要30万元，这个时候医疗设备档案就能够发挥他的价值和作用，为维修人员提供有效的数据和维修参考，最后医院内部人员根据医疗设备档案在最快的时间内自主完成了维修，为医院节省了大量金钱，也积累了一定的技术经验。

（三）维护医院合法权利，保证医院正规化日常运营。在医院运营的过程中，时常会出现由于医院的医疗设备仪器的原因而产生误诊、漏诊等情况而产生医院与家属之间的医疗纠纷，这时就需要医疗设备档案提供原始凭证，保证责任的明确性。例如在2010年，云南市某家医院接收一位高血压引发的脑出血患者在吸氧的过程中，氧疗机出现故障导致吸氧行为中断，严重影响了患者病情的稳定性，家属极为不满。这种问题实际上在各类医院中，都发生过类似想象，如果利用医疗设备档案管理办法，就能够及时、有效的解决这一问题。医疗设备档案是检验医疗设备合法性、有效性的重要依据，在为病人检查的过程中，如果出现故障，而设备厂家不予受理的情况下，医院可以凭此档案依法维护自身权益，保证医院的正规化日常运营。

三、结束语

采购档案管理的重要性精选篇14

【关键词】 档案管理 医疗器械档案 医院管理

1 引言

随着医疗卫生事业的迅猛发展和社会需求的不断增加，医院档案的门类不断增加，档案工作的范围也在不断扩大。作为一种潜在的生产力，医院档案是知识、信息的载体，更是医院文化的载体。在医院的医疗质量和服务质量不断提高的情况下，加强医院器械档案管理工作显得尤为重要，医疗器械档案管理已成为医院管理的重要标志，也是医院现代化管理的一项重要研究课题。做好医疗器械档案的收集与管理工作，对医院的发展有着深远的意义。

2 医疗器械档案的概念和内容

医疗器械档案是指在医疗器械审批、购置、培训、防护、验收、应用、检测、维修、管理、报废等动态过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料，以及随机材料均属医疗器械档案。根据《档案法》规定，医疗器械档案资料要求真实性，即档案材料收集的应是原始材料；完整性，即档案材料必须根据内容要求进行收集、整理并装订成完整的档案材料。档案目录与实际档案资料内容、数量页数必须相符，不能缺少；动态管理，即医疗器械设备在整个应用周期内随时产生的新的资料，如设备维修、检测、计量等结果记录包括各种保修合同等。[1]笔者对医疗器械档案采用按“分类”管理的模式，为每项设备建立“专项档案”，每项一宗，分年度、分目录管理。

按医疗设备的管理等级，以“台件”归档，自立项采购开始，招标、采购、到货、验收、器械设备的说明书、工作图、线路图、检测记录、维修记录等等都分目录统一归档。我院医疗器械设备主要内容有：（1）采购档案：采购档案是医疗器械档案的第一项，包括购买医疗器械申请、论证报告、审批、大型设备效益分析报告；医院审议项、考察记录、招标书、投标书、购买合同及及其附属条款，产品明细、供应商公司资质文件、招投标记录及汇总文件、医疗器械资质文件、装箱单、仪器设备验收表、合格证等；基本情况部分包括医疗器械的使用说明书、线路图，以及医疗器械的场地图、场地的水、电、暖等线路图。这一部分作为医疗器械档案的重要组成部分，主要为医疗器械在使用周期内监测、维修等过程提供依据和参考。医疗器械档案动态管理中的维修、检测等记录都是以前期采购档案中合同涉及权限为准则，所以采购档案的规范化管理属于医疗器械档案的重要内容，在整个医疗器械档案管理中至关重要。（2）监测维修记录：医疗器械在使用周期内会磨损和消耗，近几年我国技术监督部门和卫生主管部门对医疗器械的管理越来越严格，为了增加器械的使用年限和减少设备故障率，对医疗器械的定期监测和维护是必不可少的。医院将每次的维修记录分为日常维护记录、大型维修记录和报废记录，并对其进行整理归档。日常维护记录主要是一些价值和科技含量较低的医疗器械或者是一些大型医疗器械的低级故障。在维修档案中详细记载故障的时间、维修人员姓名、所维修的部件、使用更换的零部件、故障是否排除、验收人员等。大型维修记录主要是详细记载故障时间、原因，售后服务部门所指派维修人的姓名、所维修的部件、使用更换的零部件及制造商、故障排除时间、验收人员、维修后使用情况等各项内容。报废记录主要是针对那些严重损坏而又无法维修做报废处理设备的档案管理。报废记录主要包括设备的报废申请书。由于医疗器械属于国有资产，报废流程须级上报申请，经上级有关部门鉴定后方可做报废处理。[2]

3 医疗器械档案的收集与管理

通过查看设备档案资料，为医院对外谈判、科学数据统计、经济效益分析等提供重要依据。如何更好的收集与整理好医院医疗设备、提高设备的使用率，在设备采购、使用、保养维修等工作中得到充分利用，笔者主要采取以下几项措施：

3.1 制定完善的医疗器械档案管理制度。

为确保医院医疗器械档案完整、准确、安全，医院医疗器械档案理坚持集中统一管理的原则，制定完善的医疗器械档案管理制度。

（1）建立健全管理体系，责任到人，分工明确。以医院综合档案室管理体系图为基础，确定一名院级领导为主管领导，负责对医疗器械档案的督导，指定综合档室专职档案员对医疗器械档案进行立卷、归档、日常管理及维护，指定医院医疗器械管理部门兼职档案人员对医院器械档案进行收集及预立卷。（2）建立健全医疗器械管理制度。建立并完善设备档案的收集制度，以确保档案的完整移交；建立并完善设备档案的保管制度，使设备档案处于最佳保管状态，便于随时开展有效的服务；建立并完善设备档案的借阅制度，确保设备档案长期处于监控状态，不丢失。（3）严格档案借阅制度，按档案借阅流程履行借阅手续。制度要求当所借阅的档案需要带出档案室时，一般只借阅备份的复印件。超过借阅时限后，由档案管理人员进行催要，并可根据实际工作的需要进行适当的延长。

3.2 医疗器械档案的管理

3.2.1 档案的收集流程

（1）医疗设备档案的建立过程往往要经若干个环节和不同部门的人员，所以需要综合档案室专职档案员及各科室兼职档案员共同完成。每台（件）医疗器械到货安装时，医疗器械管理部门即器械科通知综合档案室，由档案室指定兼职档案员到场进行开箱验收。开箱完毕后，档案人员在验收报告上签字，并收齐装箱单、安装调试报告、仪器说明书等全套随机材料。（2）在每台（件）医疗器械安装、验收、投入正常使用后二周内，将该器械所有筹购资料、随机设备技术资料整理后，由器械科兼职档案员完成预立卷，于第二年第一季度最后一周移交综合档案室。（3）医疗器械维修人员每季度最后一周对维修记录等资料进行整理，于第二年第一季度最后一周移交综合档案室。

3.2.2 医疗器械档案的立卷

（1）综合档案室对器械科交来的档案资料进行登记，填写《档案移交登记表》，做好交接记录。（2）综合档案室对器械科交来的资料按照一定顺序进行再次整理。笔者是按照如下顺序进行整理的：合同、医疗器械购置申请表、考察记录、招投标记录，供应商资质、医疗器械资质、装箱单、仪器设备验收单、合格证、说明书、图纸、维修记录以及后期的报废记录等。

3.2.3 医疗器械档案的归档

每台（件）器械档案整理完毕后，参照文书档案的归档方法，严格按照归流程图进行归档。

（1）将归档文件中所有带文字的纸张进行页码编制。（2）用档案专用不锈钢订或线进行单件装订，在每一“件”文件的右上方加盖归档章，并将归档章内容填写齐全。（3）将档案有关信息录入档案软件中。（4）按件号顺序装盒，填写档案盒背脊内容，做到字迹清楚、整齐、美观。（5）将档案盒及时存放于档案柜中，确保档案不丢失。（6）打印档案目录并装订，制成检索工具。

参考文献：