人事档案数字化建设精选(十四篇)

人事档案数字化建设精选篇1

【关键词】档案数字化 人事管理 信息化建设

人事档案管理数字化建设是需要多学科知识、多专业配合、多部门协作、多环节配套的复杂系统工程，目的在于推广应用。因此，人事档案管理数字化建设必须围绕人事档案文件的特点来进行，即从实际出发，采用最新信息技术，及时解决建设中的存在问题。

1 人事档案管理数字化建设的现状

当今，现代信息技术迅猛发展，成熟的数字化技术已经普及到各行各业。加快数字化建设成为我国现代化建设的国家战略。因此，以数字化手段做好新时期的人事工作，更好地为经济建设服务，既是新时期人事工作的客观需要，也是国家信息化和现代组织人事工作的必然要求，人事档案管理数字化建设势在必行。

但长期以来，人事档案管理主要为人工作业，近期虽使用了计算机，但由于其内容的保密性，推广情况较差，造成其数字化程度对比同时期其他领域相对落后。现存的信息形式没有统一规范，信息记录的流程不科学，使得信息内容不全面，不能满足对人员个体的微观管理和对人员群体的宏观管理的需要。

具体情况有如下几点。

1.1 人事档案管理软件的开发滞后，泛用性不强

人事档案管理主要对通用性信息进行管理。但目前，人事档案管理软件的开发处于无政府状态，没有统一的规范文件，各地方自行开发的软件的不兼容使信息不能互通，制约了数字化进程的推进。

1.2 人事档案管理的标准化、规范化程度低

人事档案管理数字化建设的前提是基础工作内容规范化、标准化。由于历史原因，人事档案业务管理基础较差，案卷保存质量不高， 人事档案管理无统一标准，当前的制度一般仅着眼于某一地区、部门，使数字化建设的全面实施困难重重。

1.3 人事档案管理的方式落后

人事档案管理的技术标准、工作程序标准依旧是人工工作时期制定的，尚未从信息技术的特点和发展方面进行考虑。目前，越来越多的文件资料是以信息存储设备形式出现，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能适应人事档案数字化的要求。

1.4 人事档案管理人员的素质不高

数字化的信息系统管理需要有较高知识层次和掌握了一定技术水平的人员。目前，许多单位和部门缺乏高素质人才，既掌握档案管理知识，又精通信息技术的复合型人才奇缺。

2 人事档案管理数字化建设的目标

既然人事档案管理数字化是时代的需要，那么要想通过其充分利用现有设备实现信息资源共享，提高工作效率，就必须建立现代化的数字化信息管理网络系统，系统具体要求如下。

2.1 日常业务管理

实现日常人事档案工作中对档案材料的收集、鉴别、整理、保管、转递、统计和查阅等业务内容，应主要由四大功能组成：档案案卷管理、档案材料管理、档案审核及系统维护。

2.2 数字化档案采集

数字化档案采集系统应主要负责对纸质档案材料的数字化采集处理，提供目录整理、信息采集、数据审核3大功能，并可利用现化代网络技术实现多人多客户端的对多本档案、不同材料的同时采集，实现高效、快捷的档案数字化采集。

2.3 数字化档案网上查阅

数字化档案查阅系统是以专用资源网为网络基础，采用B/S（浏览器/服务器）模式架构，在组织系统内部实现本地及远程查档、阅档功能。在系统安全方面，有如下三点设计：

（1）可按日期、时间或长期有效等多种方式完成阅档授权。

（2）对阅档过程进行详细的日志记录。

（3）信息采用加密信道传输等多种方式，使系统运行更加安全可靠。

3 档案管理数字化信息系统建设应注意的问题

3.1 应用软件应统一

应选用中央组织部推行的，建立在《信息结构体系》基础上的系统软件，避免造成数据结构混乱和上下级数据无法沟通与共享。制定文本、照片、声像等资料的相关采集标准，统一文件格式。同时，对系统所涉及到的其他应用项目，也要制定统一标准，确保信息共享的兼容性。

3.2 应使用先进技术构建数字化系统

建立数字化信息系统会使用到数据库技术、多媒体技术、网络技术等。在建立数据库时，应采用分布式多媒体数据库，克服图像和视频数据容量大引起的调用速度慢等问题，以便在信息数据大量增加情况下，保证信息的调用、管理、更新和存储。应注重数据源采集和后期制作的质量控制，宜采用高清扫描仪、数字杜比和DVD技术录入照片、音频、视频，确保信息资源的质量。要预先考虑利用互联网与上级组织人事部门连接，满足应用软件实时升级的需要。

3.3 数字化信息系统建设的计划与完善

要根据系统建设的迫切程度、资金、网络规模等情况制定工作计划和建设目标。

（1）拟定数字化信息系统的基本框架，选定或开发系统应用软件。

（2）进行资料数据的采集与录入，建立规范化的信息报送、录入制度，丰富信息资源库。

（3）在试运行的基础上完善、改进和提高，收集整理出现的问题，召开专家研讨会，集思广益，提出改进方案。

（4）加大资金投入，在条件成熟的基础上，推广成功经验，提高覆盖率。

3.4 突出多部门、多方位联动，加强上下级和相关部门间的协调

外部档案信息涉及到上级主管部门、基层单位、横向部门；内部则涉及多个管理职能部门，信息内容包括班子建设、管理、任免、档案、教育、统计、考核和考察进而党员统计等方面。因此，数字化信息系统建设必须突出多部门协作、多方位联动的特点，制定高效合理的信息采集、维护和使用制度，明确界定各级、各部门的责任、权限和义务，形成规范、有序、统一的运行机制。

3 结语

综上所述，人事档案管理数字化建设应以建立现代化的数字化信息管理网络系统为基础，进行统一的培训，提高使用者的实际操作能力，实现人事档案管理数字化建设，更好地为现代组织人事工作服务。

参考文献

[1]王瑕.浅谈干部人事档案管理数字化信息系统建设[J].四川档案，2014（01）.

[2]马炜.关于干部人事档案管理系统的设计解决方案[J].城市建设理论研究，2012（23）.

作者简介

王少英（1961-），女，现为吉林省四平市四平宾馆助理档案员。

人事档案数字化建设精选篇2

一、全面推行人事档案数字化管理模式面临的问题

1.缺乏全国统一技术标准的人事档案数字化软件

人事档案的数字化就是把纸质档案材料，按照国家规定的分类标准先进行分类、编码，扫描后以电子版形式储存在各种介质载体上并能被计算机识别，通过技术手段，人们可以通过网络阅读到电子版人事档案的内容。由于我国的人事档案数字化起步较晚，在实际工作中还存在诸多问题，诸如目前全国尚无一个统一标准的软件或权威部门来统筹规划协调管理人事档案数字化、网络化建设及资源共享等工作。很多单位为了使用方便，自己开发软件或服务外包，由于所采用的技术与方法不同，致使人事档案数字化信息标准不统一，格式不尽相同，相互独立，各自为政，人事档案信息资源处于孤立、分散的状态之中，形成信息壁垒，资源无法共享，将来很难纳入国家统一的信息化、数字化、网络化的“大数据”平台的管理之中。

2.专业管理人员匮乏

长期以来人事档案总是处于被边缘化的状态，正如人们常说的“档案工作用起来重要，用罢忘掉”的尴尬境地，很多单位领导并不重视此项工作。人事档案工作是我国档案工作的重要组成部分，是国家重要的信息资源，但只停留在了口头上。由于受编制、资金的限制，专职、专业管理人员少之又少。人事档案数字化具有涉及的信息量大、程度高等特点，根据《涉及国家秘密的信息系统分级保护管理规范》的有关规定，实行人事档案数字化，档案部门应同时设置系统管理员、安全保密员、安全审计员，实现应用系统“三员分离”。目前许多单位一下无法配备这么多的专业人员，只能是一种构想。

3.耗时费力，重复建设

由于人事档案具有动态性的特征，每年都有大量诸如年度考核表、聘期满考核表、工资表、专业技术职务呈报表、干部任免材料、学籍材料等散材料入档。首先，档案管理人员要仔细甄别，去伪存真，要做到取之有章、拒之有据，确保人事档案的权威性、真实性和准确性。其次，为了保证整卷档案内容的完整性，还要对散件进行分类编号、编注页码，然后才能进行扫描。

在进行数据扫描时，为保证扫描图像的质量，真实再现档案原件的内容，确保档案数字化工作基础数据的质量，一方面要求电子文档里面文字、表格、公章图像等必须完整清晰，没有黑边，留白适当，杜绝页面歪斜、尺寸失真、曝光过度的图像进入数据库，纸质档案和数字档案同步共存，相互印证;另一方面，由于档案材料形成于不同时代，纸质良莠不齐，老旧脆弱易碎。档案材料用纸改版前，纸型大小不一，材料格式不规范统一。如20世纪90年代前，许多高校的成绩表，就是一本小册子，这让工作量无形中倍增，笔者的单位员工学历高、职称高，每卷档案人均扫描350页。加之以前档案整理装订为了美观要求四边齐，几乎所有的档案材料都被剪切和裱糊过，扫描时只能小心翼翼地剥离裱糊纸。因此，耗时费力，工作量大。

扫描只是人事档案数字化发展迈出的第一步，为了能早日实现人事档案的数字化、网络化，各单位还需要投资开发软件、架设局域网以及系统运行维护等，需要投入大量的资金和技术。

二、推进人事档案数字化建议

1.建立国家级的大数字平台

国家应有计划、有步骤、有重点地尽快制定人事档案数字化、信息化建设的总体规划及各种标准规范。研发统一技术标准软件，对网络环境中数据库格式、人事档案信息的存贮和著录格式、网络体系结构和信息处理界面等工作都要有明确的要求并在全国推行。例如美国国家人事档案部门就开发了先进的人事档案管理自动化系统软件进行管理，采用先进的缩微技术来存储每个公民的人事档案信息，从而节约了大量储存空间。借鉴国外文件中心等先进经验，建立起国家级的人事档案大数据库平台，设立专门机构负责日常管理和维护。各单位设专职联络员，周扫描、月上报每名员工近期形成的档案信息材料，逐步将各地分散的档案信息数据连接起来，既可避免各地因重复建设造成人财物的浪费，又可以实现全国人事档案信息共享。国家通过公民身份证代码和人事档案号，使数据库里的档案数据与每一个人信息关联，从而无论人员如何流动，都会处于国家数据平台的监控和管理之中，使得数字化、网络化的人事档案具有无与伦比的“记录性”和“追溯性”，真正实现“单位人”向“社会人”的转变，从而有效地遏制“人档分离”的现状。

2.领导重视，加大投入

实现人事档案数字化、信息化建设目标，领导重视是关键。实现干部人事档案数字化，无论是档案材料电子信息积累，还是软件的开发、系统平台的运行搭建，工作量大，任务繁重，不可能一次性成形，需要投入大量的人员、技术和资金。要把人事档案数字化建设列入单位整体发展规划，充分认识到现代档案信息化管理的重要意义，分步骤、有重点地推进实施，才能实现人事档案数字化、信息化、网络化管理的“大数据梦”。

3.培养和造就一支适应人事档案数字化发展需要的高素质的人才队伍

档案信息化建设亟须具有综合职业能力和全面素质的人才，以满足档案信息化建设的全方位要求。面对新形势、新要求，管理人员要转变档案“你送我装，你来我查”的“守摊式闲人”的陈旧观念，建立健全科学合理的档案人才引进和培养体系，新引进人才要注重其专业背景，诸如力争引进具有档案和计算机专业知识背景的人才。引育结合，对现有的非专业背景的员工，要加大专业技能培训，使档案管理人员不但精通人事档案业务知识，而且还熟知计算机网络技术知识，不断提升专业知识水平，改善知识结构，拓宽服务视野，更好地为新时期组织人事工作服务。

三、结语

人事档案数字化建设精选篇3

关键词：医院；人事档案；信息化；自助

随着医疗卫生体制的改革和发展，医院各项工作都在迈向科学化、规范化、标准化，为适应医院发展建设，加强医院档案管理势在必行。面对卷帙浩繁的档案资料，如何实现对病历、设备、文书、人事、科研等档案的有效管理成为当今大型医院的共同思考。笔者结合无锡市中医医院人事管理信息化建设实际，就医院人事档案管理信息化建设问题进行分析。

一、人事档案在医院管理工作中起着极其重要的作用

对于一家医院来说，人事档案是医院人才队伍建设的重要依据，也是医院人才队伍现状的重要体现，是制订医院人才的培养及引进计划，保证医院的可持续发展的基础。人事档案与职工个人的组织关系、工资待遇等紧密相连，因为反映职工的身份、学历、职称而具有法律效用。在医院的档案管理工作中，人事档案是重要的组成部分，是医院职工晋升及考核的重要依据。工龄计算、工作调动、转正定级、职称评审以及办理各种社会保险等都需要人事档案。

二、医院人事档案管理存在的问题

1.工作量大。

医院科室多员工多，信息量大，档案管理专职工作人员却很少，甚至往往由其他岗位人员兼职担任。然而在进行员工信息统一维护更新工作时，档案录入工作耗时长，专业要求高，工作量很大，如果仅依靠一两名兼职人员的管理，很难达到录入的及时性、完整性和准确性。

2.难以及时更新。

由于工作量大，专职管理人员匮乏，就会出现员工信息更新滞后。主要反映在员工信息动态变化缺少空间和不能体现员工的个性与常态的工作动态过程与创新这两个方面。对员工的基本信息的输入与分析等，并不是一劳永逸，学历、职称、科室调动等员工的变化在原有的管理模式下根本不能动态化管理，老办法已经不能适应当亲医院管理的需要。

3.管理系统信息化滞后。

目前各大医院使用的人力资源管理系统，可能有部分档案功能，但也仅实现了从纸质档案向以Word或Excel格式的电子存档的量变。系统难以对人员数据信息实时同步更新和及时地维护，人员数据信息的不完整，难以满足人事日常工作的基本需求。所以经常出现碰到需要查询的资料，还是要到档案室翻阅档案，更谈不上对人力资源的开发与利用。总之，信息系统的自动化一定程度内减轻了档案工作者的工作量，但档案的收集、整理、归类、编目等工作还是主要依靠手工操作。

三、建设员工参与的档案自助管理平台

医院人事档案管理改革新方向——建设员工参与的档案自助管理平台。

1.建设员工参与的档案自助管理平台。

笔者所设想的员工参与的档案自助管理平台，就是让把事关员工的信息输入、修改、补充等档案初始工作，交还给员工本人。在医院人事档案信息化自助平台上，首先单位给每个职工一人一个账号，让他们自己设置密码、登录；再请他们自己完善个人信息，经人事部门审核通过后保存；基础信息的完整录入后，可生成一个对应员工个人的职业生涯档案库，纵向上可以看出一个员工的完整的人事信息的演变，横向上人事部门可以对整个职工群体进行统计与比对。

2.把简单的档案卡片完善为电子档案库。

通过这样一个档案自助管理平台，可以把简单的文本或表格形式的档案登记卡向完善的网页式的档案数据库的迈进提升，把每个员工的信息，都设计成丰满的个人档案库，如检索员工学习经历时，不再是单一的学历现状，而可以查询他历年来学历的提升变化。

3.使广大职工参与到自己的信息完善工作中。

建设需要员工主动参与的档案信息化自助建设系统在激活员工的主人翁意识的同时，也大大降低了人事部门专员的工作压力。通过系统平台，把员工医德、科研、技能培训与工作创新都做出较为科学的比对，让人事部门在医院档案信息系统平台能全面的认识自己的员工，让员工自己在完善信息的过程中发现不足，及时改进与提升。

4.个人档案的隐私性与安全性得到保障。

每一个员工使用与工号相对应的账号登入系统后可以维护或增加个人职称、学历、继续教育等方面的信息，经人事科审核后才能正式入库。使用一个账号只能查看对应的自己的个人信息，且修改或增减都必须经过人事科审核，这就保障了信息的保密性和可信度。

5.加强监管力度。

通过构建完善的档案信息自助平台的过程，人事部门对各项信息进行了审核、、整理、归纳、综合、分析与运用。档案信息的完善有助于提高医院职能科室部门的管理质量，有助于他们有针对性地促进医院与员工的不断提升。

四、结语

建设医院人事档案信息化员工自助建设系统与平台这一理念具有前瞻性，它是以科学的方法、发散性的思维、集体的智慧来解决工作问题的一种方式。这种新兴事物可以调动员工的积极性、责任心，发挥其个人对于自身了解的优势，又可以显著减轻档案工作者的工作量，对促进医院的发展有着重要的积极的推动作用，应该引起广大医院管理者的重视。

参考文献

人事档案数字化建设精选篇4

关键词：智能化；人事档案；亟待

人事档案是中国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，具有全面性、现实性、真实性、动态性、流动性、机密性等特点，因此，人事档案既要机密的保管又要便于使用。所以，建立健全的管理制度是至关重要。随着社会经济和技术的发展人才的流动也日益频繁，传统的人事档案管理方法跟不上当代的形式需求，为了顺应发展必须开创新模式，应用数字化和互联网技术。

一、人事档案管理的应用数字化的可行性

（一）提高工作效率

过去人事档案资料都是纸质版，用人单位的档案资料堆砌成山，无论是整理还是查找都极其困难，需要使用时想要准确锁定需要的信息更是难上加难，浪费人力也浪费时间，计算机可以实现在海量信息中通过检索快速锁定，这刚好是人事档案管理工作中急需的，应用计算机，互联网，实现人事档案管理数字化，可以有效地提高人事档案信息更新与传输的速度，快速检索、资源共享，同时也可以节约时间成本，减少人事档案管理人员的工作量。

（二）增加信息安全性和可信度

人事档案的管理工作一般都是需要专人负责的，档案室必须备有专业的防火，防潮器材，设有严禁吸烟、保持清洁、关好门窗、不得随意出入等相关条例，需要定期的进行检查与核对，确保人事档案的完整和安全，而且纸质版的档案不仅占用的空间较大，而且时间长了难免会出现字迹模糊或者纸张破损等情况。如果实现人事档案管理数字化就可以很好的解决上述问题，而且通过互联网平台可以有很大的储存空间，延长保存时间。而且应用计算机技术，可以快速的更新和维护档案信息。纸质版的档案在交接过程中也会出现问题，导致时间较长的档案信息不准确，所以，数字化可以解决档案保存过程中的很多麻烦，保证人事档案的安全和可信度。

（三）实现信息系统化管理

应用电子信息技术实现数字化，可以建立一个资源共享的网络平台，收集、更新、保存、检索都可以快速完成，而且应用计算机人事档案自己就不在只局限于文字，而且图片也更加的清晰，还可以充分利用多媒体实现视频和音的保存形式，使人事档案更加的立体，增强了人事档案的记录和显示功能。

二、人事档案数字化的阻碍

（一）对档案管理人员要求提高

人事档案管理数字化，就必须通过计算机应用互联网来保存，简单说就是都保存在电脑上，录入，更新、检索等都需要用电脑操作来完成，这就要求档案管理员必须会传统的档案管理方式还要可以熟练的使用计算机，掌握网络化技术，这就要求档案管理人员，既可以使用计算机懂网络，又可以精通档案业务，如果工作人员在存在一些个人因素比如粗心大意，没有责任心，导致操作不规范，这些个人因素也会导致人事档案信息受到威胁。

（二）质疑网络风险

网络确实给我们的生活带来了翻天覆地的变化，但同时也存在一定的弊端，在网络世界里，电脑病毒横行，越来越多的高端网络人才在网络上进行诈骗，通过入侵他人电脑获取机密信息，破坏信息管理系统，所以人事档案数字化管理之后，就对保证网络安全这一点提出了高要求。

三、人事档案管理实现数字化的对策

（一）制定总体规划

人事档案数字化建设是一个庞大的工程，需要多方配合，整体把握。必须要有领导、有步骤、有组织、有目的、有重点的分步进行，不能一蹴而就。同时制定规划就要有标准模式，不能随心所欲，在计算机上的存储格式，存储结构，信息检索，操作页面都要实行标准化、规范化，这样才能长远使用，不能只顾眼前。

（二）加大力度，培养人才

人事档案管理工作值得重视，尤其是在目前各单位的人事档案已经移交专业的单位在管理，其中涉及到机关事业单位工作人员个人信息，是组织对干部任免、调配、考察、审查的主要依据，是领导决策干部人事工作的可靠凭证，人事档案资料等同于国家机密，一旦泄露，损坏都会造成损失，为此建立安全的管理制度势在必行，人事档案的管理工作不是简单随便的，会涉及到很多方面的知识，这就要求我们必须慎重选择管理人员不能随意，要给予一定的时间深入的渗透，下功夫，综合运用信息管理技能，电子信息技术、和互联网技术投身于人事档案管理工作。

四、结论

完成人事档案信息化、数字化、标准化、规范化是人事档案工作的新目标，以数字化的模式面向社会服务需要一定的过程和时间，人事档案管理工作在我国有悠久的历史，哪怕时展带现在，人事档案作为反映和记述个人经历的资料，真实的记录了自然人参与社会活动的情况，是事业单位衡量人不可或缺的佐证，是社会管理体系不可缺少的重要组成，因此必须完整安全的保存管理。

参考文献：

[1]周珍.探索人事档案数字智能化建设的新思路[J].现代经济信息，2016（09）：100+103.

人事档案数字化建设精选篇5

近年，绍兴市档案局(馆)在市委、市政府的支持下，创造性地实施“市级数字档案馆室一体化及安全管理”建设项目(以下简称“数字档案馆室一体化”项目)，即以绍兴市档案局(馆)为主体，统筹协调，将市档案馆馆藏档案和对国家、社会具有保存价值的市级机关、企事业单位室藏档案集中进行数字化处理，并将数字档案进行馆室交换、登记备份等安全管理的一项基础性信息化建设项目。

一、实施“数字档案馆室一体化”项目的基本背景

(一)加强软硬件建设，全面落实设施和人才保障

1.主动争取政府支持，共创数字档案室建设优良的软硬件环境。一直以来，绍兴市档案局积极争取将档案信息化建设纳入政府电子政务和信息化建设规划，并统一实施。随着信息化建设的全面推进，市政府投入大量资金，建设了较为完备的网络设备、服务器、信息化加工等硬件设备和配套设施等，创造了较好的网络环境，为档案信息化提供了较好的硬件保障。为使数字档案室建设有一个统一可靠的档案管理系统，早在2004年，绍兴市档案局主动与市政府信息中心密切协作，共同开发了作为市政府统一的办公自动化系统―_绍兴市协同办公系统组成部分的档案管理系统，并不断完善升级。此系统可以实现市级部门单位产生的电子文件从产生、交换、归档、整理、移交到数据中心存储、利用、进馆的网络化集成化管理。2006年年底，该系统通过国家档案局组织的科研项目验收，目前已在市级机关72家部门(单位)使用。

2.加强培训，全面提升档案队伍信息化素质。多年来，绍兴市档案局将提高档案人员的信息化水平作为加强档案信息化建设的基础性内容，每年有计划、有步骤地组织各类档案信息化业务培训。特别是2005年以来，全面实施档案网上年检，主动加压，不断创造档案人员信息化工作的实践锻炼机会。通过网上年检，有效地实施了档案工作行政监管，提升了机关企事业单位档案人员信息化技能，加强了机关企事业单位档案信息化建设。

(二)以标准规范和典型引路，全面务实数字档案室建设业务基础

1.开拓创新，形成统一的业务标准规范。绍兴市档案局(馆)在调研的基础上，先后制定了《绍兴市市直机关、企事业单位档案室电子目录数据库结构与交换格式》、《绍兴市数码照片档案管理暂行办法》、《绍兴市市直机关单位档案网上年检办法(试行)》等一批档案信息化建设规范，建立了一套较为完善的信息化操作流程以及信息数据格式、存储、保管、利用等技术性标准。2009年5月，在全省率先出台《绍兴市直机关、企事业单位数字档案室建设标准》，对管理体制、设备设施、数据管理、档案数字化、开发利用以及数字档案登记备份做出了全面的具体规定，可操作性强，从而使数字档案室建设走上科学规范、有章可循的轨道。

2.精心指导，成功创建一批可供示范的数字档案室。数字档案室建设基础性的工作内容，主要包括档案目录数据库建设、传统档案数字化和电子文件档案化三个方面。档案目录数据库建设是指建成室藏各类档案的案卷级和文件级目录数据库，传统档案数字化主要是将传统的纸质档案、音像档案、照片档案转换为数字档案，电子文件档案化是将本单位在办公自动化系统上运行的电子文件导人到档案管理系统进行归档，实现规范化管理。绍兴市数字档案室建设起步于2002年，并在2005年前后基本完成市直机关、企事业单位档案目录数据库建设任务。近年来，绍兴市档案局在试点的基础上，成功创建了一批示范数字档案室。鉴于数字档案室建设的复杂性，绍兴市档案局在工作中对照标准，稳扎稳打，力求管理体制、设备设施、数据管理、档案数字化、开发利用等业务全面推进，成熟一个验收一个。2008－2010年连续三年，在绍兴市委、市政府组织召开的全市档案工作会议上，每年都确定一家先进单位介绍数字档案室建设的经验。

(三)勇于探索创新，高标准推进数字档案馆建设

1.加强档案馆基础平台建设，创造良好的服务环境。2008年7月，占地43.5亩，建筑面积21477平方米，总投资1.0562亿元的市档案馆新馆胜利竣工。搬入新馆以后，作为国家档案局确定的地(市)级数字档案馆建设试点单位，绍兴市档案馆按照国家档案局的指导意见，对业已建成的数字档案馆进行系统分析，查找薄弱环节，合力组织攻关，以档案全文数据库建设为重点，全面推进目录数据库、全文数据库、照片档案数据库和多媒体档案数据库建设，联合开发档案馆综合业务管理系统软件。这是一个集档案收集、整理、鉴定、统计、保管、利用、编研为一体的档案馆综合业务管理系统。系统应用两年来，档案馆综合业务做到了流程化、规范化管理，极大地提高了局(馆)机关的运行效率，初步实现了局(馆)综合业务运行规范化、管理科学化、服务利用现代化。2009年11月份该项目通过了国家档案局技术部组织的验收。

2.加快数字化步伐，优化完善数字档案馆建设。绍兴市数字档案馆建设起步较早。搬入新馆后，绍兴市档案馆依托综合业务管理系统，优化了储存和利用服务功能，加快了馆藏档案的数字化步伐。目前，市档案馆已建成目录数据共306万条，全文扫描共141万件781万页，专题数据库共10个。形成了一整套数字档案馆工作规范。2009年12月，在国家档案局召开“全国数字档案馆建设方案制定及应用推广”项目验收会上，绍兴市档案局(馆)作了经验介绍。

二、“数字档案馆室一体化”的初步实践

2009年上半年，绍兴市档案局在全面调查的基础上，形成了翔实的调研报告(以下简称报告)。报告建议市级各部门(单位)的档案数字化工作，原则上由市档案局集中统一安排，所需经费由市财政统一解决，各相关部门(单位)不再自行承担档案数字化工作。报告提出，集中开展市级部门(单位)档案数字化工作，有利于加快推进数字档案室建设步伐，有利于确保数字化工作质量以及安全管理，有利于实现档案数字化设备设施的整合，有利于集约使用财政资金。

报告在报送市委、市政府有关领导后，引起重视。2010年2月，绍兴市

发改委批复，同意以市档案局(馆)为主体，实施“数字档案馆室一体化及安全管理”建设项目，项目总投资1685万元，建设资金由市财政安排。实施期限为2010－2012年。主要建设内容包括：1.数字档案馆室一体化建设；2.档案馆馆藏档案数字化处理；3.馆、室藏数字化数据容灾备份系统建设；4.网建设；5.电子数据登记备份建设。

与此同时，配合“数字档案馆室一体化”项目的实施，绍兴市委、市政府“两办”转发市档案局关于《绍兴市直部门、单位2010－2012年数字档案室建设工作计划》，对市直133个机关部门(单位)的数字档案室建设做出具体安排，其中2010年列入计划的有33个单位。为确保计划完成，市委、市政府还将数字档案室建设及登记备份工作列入今年对市级机关部门岗位目标责任制的考核内容，首批10多个部门(单位)档案的集中数字化工作已经开展。

在数字化工作过程中，绍兴市档案局(馆)特别注重加工质量，明确要求数字化成果既要符合机关企事业单位档案业务要求，也要符合档案馆业务标准，以实现馆室之间的有效衔接与共享。为此，市档案局定期召开局(馆)监督指导处、技术处和保管利用处相关人员以及项目经理参加的工作例会，及时研究、统一有关业务要求与标准，制定了一整套有效的工作流程和规章制度，从而形成齐抓共管的工作机制，确保了项目的顺利进展。预计整个项目完成后，不仅市级部门(单位)的数字档案室全面推进，绍兴市数字档案馆建设水平也将大大得到提升，其中全文数据库总量将会达到4500~页。可以这样说，实施“数字档案馆室一体化”项目，是绍兴市档案信息化建设推进中的工作机制创新，也是构建区域性公共档案信息资源管理和服务总平台的有效路径。

三、实施“数宇档案馆室一体化”项目的认识与思考

以实施“数字档案馆室一体化”项目为重要载体，绍兴市确定全市“十二五”档案信息化建设的总体目标是，市直133个部门(单位)以及档案工作目标管理已通过省级认定的市直企事业单位，在2012年底前全面完成数字档案室建设任务；县(市、区)80％以上的机关、乡镇(街道)和国有企事业单位在“十二五”末完成数字档案室建设任务。与数字档案室建设同步，全面实施电子文件与数字档案登记备份。市、县两级档案馆在2012年前全面建成数字档案馆，实现数字档案远程服务功能，并根据国家容灾要求，建立馆际间异地备份库。通过三年时间努力，绍兴市档案馆真正建成绍兴市级电子文件和数字档案的安全保管、交换共享和登记备份中心。

笔者认为，这是一个积极又稳妥的目标，经过努力是能够实现的。尤其是“数字档案馆室一体化”项目的实施，为数字档案馆建设水平的进一步提高和市级部门(单位)数字档案室建设的全面完成提供了保障。

(一)全面实现馆室数字档案业务衔接，为档案馆室建设奠定业务和技术基础

据初步统计，市直部门、单位仅需要扫描的纸质档案就达到3721万页。此外，还有32312张照片、3110盒录像(音)带需要数字化。这些部门与单位绝大多数属于进馆单位，室藏档案迟早都要接收进市档案馆。如何避免档案数字化工作“两张皮”，既达到市级部门(单位)数字档案室自身建设的要求，同时又满足数字档案馆建设的各项业务需求，以避免重复劳动，这是一个新课题。因此，解决馆室有关业务问题的衔接，特别是解决档号对接、案卷级和文件级条目的完善、案卷质量的统一等业务问题成为实施数字档案馆室一体化项目的重要内容，或者说是数字档案馆、室建设共同面I临的任务。当然，引导和规范档案数字化工作并有序管理，确保数字档案的完整、系统、安全、真实、有效，更是实施馆室一体化项目的应有之义。档案数字化工作的成果――数字档案，既是数字档案室的主体，也将直接成为数字档案馆的主要源头。自2010年起，各机关单位向绍兴市档案馆移交实体档案，原则上同时移交对应的电子文件与数字档案。这将从根本上解决实体档案接收――档案数字化，再接收――再数字化这样一种传统数字档案馆建设的模式，从而促使数字档案馆建设走上可持续的良性发展轨道。

(二)加快推进数字档案室建设步伐，为全面实施档案登记备份奠定物质基础

县级以上档案行政管理部门和同级国家综合档案馆对本行政区域内具有重要保存价值的电子文件和数字档案进行登记认证和数据备份，是新形势下浙江省确保档案安全与整合档案信息资源的创新之举。笔者认为，数字档案室建设与档案登记备份工作关系紧密，数字档案室建设为档案登记备份提供物质基础，档案登记备份工作又反过来促进数字档案室建设。数字档案即档案数字化成果，是档案登记备份的主要数据形式之一。绍兴市出台的数字档案室建设业务标准规定，数字档案室建成后，目录数据库、档案数字化成果应制作三套备份，其中两套在本单位保存(一套联机，一套脱机)，一套在市档案局(馆)登记备份。现已有一批机关单位的数字档案实施登记备份。目前，结合“数字档案馆室一体化”项目，市档案登记备份中心建设所需的各种软硬件设备设施正在陆续到位，下一步拟争取科技立项，研制登记备份中心平台建设所需要的系统软件，同时，争取市政府信息中心支持，对数字档案管理系统升级完善，实现市级各部门(单位)电子文件和数字档案向市档案馆的在线实时传输。

显然，随着“数字档案馆室一体化”项目的成功实施和数字档案室建设任务的全面完成，电子文件与数字档案登记备份工作也将在绍兴得到全面推进。

(三)实施双向备份，共创双赢格局，为实现档案信息资源整合与共享开辟新的有效途径

绍兴市委、市政府要求，各部门、单位数字档案室建成后，其电子文件和数字档案及时在市档案局(馆)登记备份，同时市档案馆提供馆藏对应全宗数据库一套给所在单位，以方便利用。这样做，必将进一步调动机关、企事业单位数字档案室建设以及档案进馆的积极性，更好地实现档案信息资源共建共享、互联互通。无论是市级部门、单位将数字化成果向市档案局(馆)进行移交和备份，还是市档案馆将馆藏数字档案复制对应进馆单位，都将使对方极大地拥有馆(或室)藏档案的电子数据。由于这种整合不是类似接收实物档案那种占有式的整合，而是合作式的、以资源共享为目的的整合，既不是你吃掉我，也不是我吃掉你，从而实现真正意义上的双赢或共赢。通过增加档案信息资源，在更大范围提供利用，极大地方便相关单位乃至全社会档案信息资源的利用。同时，登记备份的主要目的之一是，确保数字档案数据的安全。这也是确保数字档案绝对安全的最后一道屏障。应当说，这是一件利国利民的好事情，必将得到大多数单位的理解和支持。

人事档案数字化建设精选篇6

关键词：档案数字化建设；实践；发展

一、档案数字化建设的意义

1.档案数字化能有效保护档案原件。以往档案工作人员对档案的管理、分类、检索等都是手工进行，在查找档案的过程中难以避免档案破损、丢失等现象。档案数字化直接将档案的内容录入计算机中，然后利用计算机等网络软件进行查询，这样在一定程度上保护了档案的原件。

2.数字化能提高档案的使用效率。在传统的档案馆中，一份档案只能提供给一个人查看，全部都是纸质版的，仅有一份；而且，只能在特定的时间和空间进行查阅。实现数字化后，一份档案可以同时分享给很多需要的人，需求者也不这样，受时间、空间的限制，可以随时获取自己需要的档案内容。需要在一定程度上扩大了档案的利用空间，提高了档案的使用效率。

3.档案数字化能提高档案工作人员的工作效率。传统档案大多以纸质为主，纸质档案的存储数量、质量、所占空间都十分庞大。而要将这些档案进行整理、分类、保管，从事档案馆藏工作的人员就必须承担大量繁琐、细致的工作。档案经过数字化加工之后，档案管理人员利用现代化手段来管理档案，可以节省大量的时间，提高工作质量和工作效率。

二、档案数字化发展中存在的问题

1.缺乏档案数字化专业人才。档案管理工作是一项繁杂、细致的服务型工作。档案数字化出现后，档案管理人员大多都是从传统的档案管理工作人员过渡而来的，因而传统观念制约高素质档案管理队伍的建设。传统图书馆的档案管理工作人员普遍有三种情况：一是自身素质一般，自觉学习能力不强，不能适应时展的要求；二是服务意识不够，在工作过程中的观察能力有待提高；三是计算机应用能力比较欠缺，专业水平不高，最后导致工作效率不理想。

2.档案数字化建设经费不足。由于档案部门的实际情况、政府财力有限等原因，近年来，尽管政府财政每年都有档案数字化专项经费预算，但是在资金的投入力度上还存在一定差距，档案数字化的“软”“硬”条件仍满足不了信息化建设的需要，这给档案部门技术和专业人才的引进带来了很大的问题。

3.档案数字化建设的技术和设备不完善。由于我国档案数字化起步较晚，国家资金在档案数字化建设中的投入力度不是很大，导致一定程度上技术和设备都不是很完善。技术问题不达标，会导致很多问题。例如，档案信息丢失、档案信息被窃取、病毒侵入等一系列的问题。在设备问题方面，设备不齐全和设备陈旧严重影响档案管理的工作效率。设备不齐全就不能有效进行档案数字化。而档案数字化是一个系统的工作程序，录入、审核、检索等过程缺一不可。

三、档案数字化的发展策略

1.加强档案数字化的队伍建设。档案管理人员要有坚定的政治立场，在思想上、政治上、行动上同党中央保持一致，热爱档案事业。首先，工作人员应自觉提升自己的素养，在工作过程中学习知识，开阔视野；其次，档案管理工作是一项服务性工作，在工作过程中要以身作则，有良好的服务意识；再次，要善于观察，主动了解信息需求的方向，要有敏锐的职业洞察力，能够发现和发掘档案，并最大限度地发挥档案的价值；最后，要参加继续教育，进行专业的技术学习，适应社会发展的需要。

2.完善保障机制，增加经费投入。档案信息化建设是推进档案事业发展的必然趋势，数字化工作又是实现档案信息化的基础工作。要实现档案数字化的快速发展，资金投入是关键。要想加大档案数字化建设投入，强化档案数字化软硬件设施建设，就要把档案数字化经费列入政府财政预算，形成长效机制，每年划拨，并做到专款专用。

3.M一步完善档案数字化进程中的技术和设备。技术工作在档案数字化建设中占据主导地位，有了良好的技术和设备，档案数字化建设自然就能够顺利进行。首先，要不断革新和改进旧的技术和设备；其次，要以发达国家引进一批新的技术，确保能够适合社会发展的需要。

四、总结

利用计算机等现代化手段来管理档案，可以收到事半功倍的效果。档案数字化工作是一个庞大的系统工程，在发展过程中难免会遇到困难和挑战，各方力量要统一思想、协调行动，制订档案数字化过程中的统一标准，使档案数字化建设的发展越来越完善。

参考文献：

[1]许平.浅谈档案数字化与高素质人才队伍建设[J].档案与建设，2009（8）.

人事档案数字化建设精选篇7

数据库建设缺乏系统性数据库建设是实现人事档案数字信息化的关键。当前，人事档案数据库建设依然存在诸多弊端。首先，数据库信息量不足，数据真实性不高，质量低下，严重降低了数据库的查全率和查准率；其次，大部分单位的职称评审软件、工资调整软件、人事档案管理软件存在冲突，数据库通用性不强，难以实现高度的资源共享，因此便无法体现出数字信息化技术在档案管理中的优势；最后，数据库本该属于动态的过程，但由于相关人员无法及时进行数据更新，导致数据无法真实反映客观情况等问题。

二、实现人事档案数字信息化建设的途径

（一）加大科学规划投入力度

各单位要加大对人事档案信息化建设的资金投入，加大基础设施建设的投资力度，全面推动人事档案的现代化发展。加强基础设施的建设；构建完善的安全防御体系；引进最新的软件系统，开发符合自身发展需要的专门档案管理软件；构建人事档案信息检索体系，充分发挥人事档案在职称评审、人员聘用以及调动升迁等方面的重要作用，为实现本单位人事档案的可持续发展创造优越条件。

（二）加大数据库建设力度

首先，加快目录数据库建设。以每个人名分设一个人事档案条目，条目承载内容具体包括姓名、性别、职称和档号等。目录数据库的建设是实现人事档案管理信息化的起点，姓名和档号是最基本的数据信息，将其存入电子媒介，以此来建立目录数据库，可为档案查阅创造便利。其次，加快全文数据库建设。人事档案数字信息化建设是个漫长的过程，要循序渐进，逐步开展。要建立人事档案全文数据库，在进行重点科室档案全文数字化的基础上，逐步实现全单位的档案全文数字化建设。以电子扫描的形式，依照人事档案十大类别顺序，逐步将数据信息存入电子媒介，实现人事档案全文数据全面入库。再次，加快基本内容信息库建设。依据人事档案十大类别的信息内容加以信息整理，将每个目录的基本信息加以归纳。采用专门的人事档案管理软件，按照目录逐一添加基本信息，以此建立人事档案基本内容信息库，不断拓展档案查阅和开发利用的功能作用。最后，加快人事专题信息库建设。将副高以上职称的人员基本信息进行汇总，建立专门信息库；将荣获省市级殊荣人员的基本信息进行汇总，建立获奖人员信息库；将工作人员的学术成果目录进行汇总，建立学术成果目录信息库，并逐步将其完善为学术成果内容数据库。

（三）加大人才培养力度

人事档案管理信息化建设的关键是培养一支德才兼备的专业人员队伍，以实现人事档案工作人员需要长时期的知识积累和现代化技术培训。目前档案管理人员队伍存在素质较低和极不稳定的现状，势必会影响人事档案管理工作的持续性。所以，要站在长远角度来考虑问题，确保人事档案管理队伍的稳定性。加强同人事档案干部的交流与互动，及时解决他们工作和生活中遇到的问题，让他们安心工作，全力推进人事档案管理数字信息化建设的可持续发展。

三、结语

人事档案数字化建设精选篇8

关键词：信息化；事业单位；档案建设；数字化

中图分类号：G275.9；G271 文献标识码：A 文章编号：1673-8500（2012）11-0156-01

一、当前我国事业单位档案建设管理的现状

1.档案收集不全，具有实用价值的档案利用度不高。我国事业单位中职工以及科研人员的科研成果有许多并未被收入档案管理之中，并且档案管理阶段性较长，跨度较大，档案的缺失情况较为严重，一些具备较高实用价值的档案信息难以被充分地利用起来。

2.档案管理手段落后，缺乏创新。现阶段我国事业单位的档案管理大多是一种被动的服务，社会其他企业单位以及自学人员只能在进行档案的查询，而事业单位本身的档案管理部门也完全将其作为一种被动的承担工作，未能主动地去开发档案信息资源，且其管理手段十分落后，过程繁琐，效率低下，缺乏有时效性的管理创新方案。

3.事业单位档案管理较为封闭，难以进行共享。我国事业单位的档案管理长期以来都采用传统的管理模式，档案信息通常被认为是高度机密，因此其档案信息一直以来都受到保密条例的束缚，造成事业单位的档案信息处于半封闭状态，其价值不能被充分地利用起来。

4.档案管理人员水平较低，缺乏专业管理的软硬件条件。事业单位的档案管理人员许多根本未受专业档案管理教育，其水平较低，管理手段仍拘泥于传统的管理手法，并且高校档案管理也缺乏现代化的专业管理设备。

二、构建数字化档案管理体系的基本策略

在信息化时代背景下我国事业单位的档案建设必须走数字化的发展道路，加强与时代的接轨。而数字档案的建设与管理是一个社会性的大问题，要实现档案的数字化管理那么就必须加强制度、人员、思想、实体安全、技术安全和信息安全等几个方面的管理。因此，我们可以从以下几个方面来构建数字档案构建安全保障体系。

1.建立数字档案管理制度，完善相关法律法规。事业单位要建立数字化档案，那么就不能回避档案的安全问题。当前，我国相关法律法规的缺失是我国社会事业单位数字档案建设中亟待解决的问题，正是由于法律的缺失，才造成了在出现恶意安全问题的时候无法可依的现象。国家相关部门要尽快协作起来，网络管理和监测部门要积极与法政部门配合尽快完善相关法律，以便在出现安全问题时候能够快速响应，快速取证调查，以期将损失降至最低。

2.管理人员要注重档案系统的硬件安全。数字档案的构建离不开硬件的支持，同样，数字档案的管理也照样离不开硬件设备的安全。设备的安全主要包括两个方面，一方面是指系统硬件本身的安全问题，例如网络设备的安全，其中包括存储设备的安全、服务器的安全、操作设备的安全等。管理人员要随时检查设备的老化和损坏情况，同时做好防积尘、沾水等影响设备使用安全的工作。另一方面是周边环境对指硬件设备的影响，主要针对外部的火灾、水灾、地震、电源故障以及高低温、电磁干扰等情况。系统设备的安全直接影响数字档案存储的安全，因此，对于支持安全的硬件要特别重视。

3.事业单位数字化档案管理者要重视信息技术的管理、运用与软件系统安全。数字档案能够进行远程共享，同时也具有非常大的现实利益，以至于一些个人或企业会使用非法手段进行信息的获取，要远程获取信息就必须通过网络，因而，网络安全技术必须得到重视和运用。支持数字档案的系统必须要进行安全的管理，设置安全密码，并由独立的设备进行存储。管理人员要时刻进行漏洞检查，防范病毒的侵袭，并将数据进行加密备份，设置身份认证，积极预防潜在风险，将危险拒之门外。同时事业单位要重视档案信息本身的安全，建立恢复机制，对信息进行备份，包括纸质档案备份，并且要建立恢复机制，在数字档案遭到破坏的时候，能够进行“灾后重建”及时恢复相关数据。

4.加强管理人员的安全技术以及安全意识，提高其专业管理水平。数字档案是由管理人员通过电子设备和网络来进行操作的，管理人员水平的高低将直接决定数字档案的管理效率。数字档案管理不仅需要管理人员懂得一般档案管理的相关知识，同时还要求他们具有很高的安全意识和安全技术，并且要有极强的责任感和风险意识，时刻预防信息的泄密。同时档案管理人员要努力提高自身的管理能力，尤其是创新能力，注重对数字化档案程序的开发，以建设一套兼容并包、效率一流、操作人性化的数字化档案管理系统。

5.制定档案数字化管理的相关标准，加强研制自主管理软件。事业单位要加大投入力度，充分利用本单位优质技术、管理资源，将自主数字化档案管理软件开发放在单位战略实施的重要位置，做好本单位相关电子档案的管理、积累、保存、利用的相关记录，并把单位档案馆藏合理整合，实现实体档案与数字化档案相结合的目标。

三、结语

数字档案是我国事业单位未来档案建设事业的发展方向，它的建立和完善有助于提高管理效率和实现社会信息共享，但是数字信息的安全问题也同样要引起我们的注意。尽管在现在我国档案建设数字化阶段出现了许多问题，但是如何建立一个规范、完善的管理机制才是我们工作的重心所在，我们要确保电子档案信息的安全性和可靠性，以提高整个档案信息化建设的水平。

参考文献：

人事档案数字化建设精选篇9

摘 要：本文从国家信息化建设、高校档案事业现代化发展、档案工作者的社会地位三个方面分析了高校档案室档案数字化的必要性及其意义；并从完善软硬件设施、数据库建设和提高档案室工作人员素质等方面论述了高校档案室档案数字化建设的基本思路。

关键字：高校档案室；数字化建设 ；档案

随着经济社会的发展、技术的进步，高校正迈入数字化管理时代。档案数字化是指将不同载体形式、不同记录方式的档案信息通过计算机录入转化成计算机可以识别的数字形式，形成可供保管与利用的数字信息资源库。[1]对档案室档案进行数字化建设，有利于保护档案实体、方便档案借阅查询。笔者认为高校的档案室数字化迫在眉睫。

一、 高校档案室档案数字化的必要性和意义

1.高校档案室档案数字化是国家信息化建设的必然要求

国家档案局于1996年把电子文件研究项目列入科技计划，1999年完成了《电子文件归档与归档电子文件管理规范》，同时要求各级档案部门积极地开展档案数字化建设的研究和实践。[2]因此，高校档案室必须做好档案数字化建设的工作，以迎合国家信息化建设的方针政策。

2.高校档案室档案数字化有利于推动高校档案事业现代化发展

在传统的档案文件管理时代，档案室的工作主要以接收、保管、查阅纸质档案为主。这一工作方式有极大的封闭性，容易产生“重保管、轻利用”的工作思想。随着数字化时代的到来，通过利用计算机和档案管理软件对文件进行收发、归档、鉴定、销毁、利用，使整个过程快捷、准确，节省了大量的人力物力财力，大大提高了档案室的工作效率，从而推动档案事业的进一步发展。[3]

3.高校档案室档案数字化有利于提高档案工作者的社会地位

传统的档案工作者，大多从事于比较机械的手工劳动，档案工作者的效率比较底下，这在一定程度上影响了公众对档案工作人员的评价。档案部门要想提高自己的社会地位，必须提高自身的数字化水平。此外，档案工作者必须更新利用档案管理理念，有效利用和共享技术手段和方法，发挥其增值作用，从而提高档案工作者的社会地位、实现档案事业的跨越式发展。

二、高校档案室档案数字化的条件

1.信息时代的发展为档案室档案数字化奠定了坚实的基础

随着经济技术的发展、计算机网络的普遍使用，我们已生活在信息时代。这一时代为人们的生活、工作等各个方面提供了便利，在一定程度上打破了时空的限制，提高了人们的生活水平。正是由于计算机和扫描仪、复印机等各种软硬件的使用，才使档案室档案数字化成为可能。同时，在社会信息化的背景下，对档案室档案进行数字化的改革，正是顺应时代的潮流而必须实现的转变。

2.高校档案室档案的增多使其数字化迫在眉睫

近年来，各高校为培养更多的人才都在实施扩招政策。一方面，它使更多的学生能够迈入高等学府享受更高的教育；另一方面，它给学校各方面带来了竞争压力。原有的档案库房已不能满足逐年增多的档案文件，这促使档案室工作人员作出相应的更改。档案室档案数字化通过对档案内容的数字化扫描，在提供利用时，以查找电子档案为主，这样可以改变原有档案的存放方式，能够节省档案存放空间，容纳更多的档案文件。

3.档案室纸质档案的存在是数字化的必要准备

档案室纸质档案的存在是数字化的前提，任何需要进行数字化处理的信息都要以传统文件为载体。在数字化处理过程中，对文字、图片等用扫描仪将其转化成BPM图像文件格式存储于计算机中，然后制作成可永久保存的光盘，建立数字档案管理体系，也就是“双套制”管理的模式。这样既保证了原始档案的原始生态和永久保存，又方便了科研人员的查阅与研究的需求，也为今后的资源共享打下了基础。[4]

三、高校档案室档案数字化建设的内容

1.完善相应的软硬件设施

建立档案室档案数字化，首先需要完善相应的软硬件设施。这主要包括三类：一类是数字档案信息采集设备，实现纸质档案、图纸档案等的数字化转换工作，包括扫描仪和计算机等设备；一类是数字档案信息存储设备，实现数字档案信息的存储与管理，包括服务器、磁盘阵列、关盘等设备；一类是档案综合管理系统软件，实现数字档案信息的管理与利用功能，包括档案著录、档案统计、档案检索、档案信息等功能。[5]其中，在数字化信息采集过程中，要根据不同信息载体形式，选择通用性好、存储容量大、存储质量好的存储格式，这有利于信息的流通，同时减少信息的流失。在数字档案信息存储过程中，制作成可永久保存的CD-R光盘，便于对档案文件的长久查阅利用。在实现档案信息的管理与利用时，应选择合适的档案综合管理系统软件。在服务器软件领域，存在着以各种版本的UNIX 和LINUX为代表的优秀者，它们既有稳定性、安全性的特点，又具有价格低廉的特点，因此可以作为档案综合管理系统软件的首选。

2.档案数据库建设

在数字化过程中，对档案室档案进行分类，整理成学籍、成绩、论文、科研成果等数据库，更方便用户的查阅利用。

学生学籍档案数据库。档案室工作人员可以根据网上招生的录取数据，收录每届学生的基本情况，形成学生学籍档案数据库。这一数据库的建设，有利于高校和用人单位鉴别学生的毕业证和学位证。

学位论文和科研成果档案数据库。结合每年毕业生提交学位论文电子版机会，将纸质论文和电子论文数据库一并归档，并及时采用扫描等方式补录以往学位论文全文，建立齐全的学位论文数据库。

学生成绩档案数据库。学生在每学期都有期末考试，待学校收录期末考试成绩时，档案室可借机汇总建立学生成绩档案库。

3.提高档案室工作人员的专业素质

为提高档案室工作人员的专业素质，可定期对档案室工作人员进行培训，并实施定期考核适度。另外，可有计划地分期分批选送档案业务骨干到高等院校进修。同时，在招聘档案人才时，除考虑档案文书知识外，更要注重具备软件开发能力的人才，调整档案人员专业知识结构组成，更好地为高校档案数字化服务。

四、结语

高校档案室档案数字化已成为高校档案发展的必然趋势。面对这一机遇，我们必须不断改革和创新，遵循合理的原则、设立科学的目标、采取正确的方法、逐步走向完善，尽早实现档案室档案管理的现代化，使档案室工作的各个环节以更高的效率为学校的教学、科研管理和其它各项工作服务。

参考文献：

[1]沙敏.高校档案数字化建设的认识与思考[J].科教导刊，2011，（2）：171-172.

[2]饶永.简论高校档案数字化建设[J].电子科技大学学报社科版，2004，（6）:88-91.

[3]林丽群.高校档案数字化建设的思考[J].数字兰台，2008，（2）：12-13.

[4]孙莹.“满族说部”档案室数字化管理初探[J].兰台内外，2005，（6）:65.

人事档案数字化建设精选篇10

南京市企业退休人员人事档案管理服务工作经过近几年的建设与发展，相对过去来比，取得了长足的进步，但与社会不断增长的档案管理服务需求比较来说，还存在着一定的差距。一是档案馆(库)的建设还不规范，目前南京市企业退休人员档案库房与社保经办机构业务一起办公，在安全保障、建筑面积与设施配备上与国家标准还有距离。二是管理制度相对滞后，目前仍有不少制度沿用过去标准，这些基本上形成于上世纪的90年代，是根据当时情况制订的，重点抓收集整理等基础工作，立足于管理，对现代化、信息化涉及较少。三是信息化程度不高，相对于全国其它城市的企业退休人员人事档案管理来说，南京创建了与社会保险信息系统实现信息共享的档案管理软件系统，可能走在前列，但是档案的数字化建设、信息挖掘管理、可视信息管理系统等都还在规划之中，没有落到实处。四是档案管理人员能力素质偏低，缺乏能够掌握档案管理前沿技术的专业人才，如珍贵档案修复技术以及开发数据挖掘、自动识别等信息管理系统技术方面的人才。

南京市企业退休人员人事档案的管理服务对人力资源和社会保障机构来说还是一个全新的事业，既需要脚踏实地，借鉴档案业界的经验做法，又需要利用没有既往负担的后发优势，统筹谋划，注重先进研究成果的消化与利用，来推动企业退休人员人事档案管理服务事业新发展，为社会和企业退休人员服务。

创建人事档案管理服务目标体系

企业退休人员人事档案管理服务是一个系统工程，需要从顶层设计，以规划为引领，创建全面、可持续发展的管理服务目标体系，以推动企业退休人员人事档案管理服务事业的发展。南京市企业退休人员人事档案管理服务的目标，也是服务和满足企业退休人员和社会的生产生活的需求。规划的主要任务是根据国家档案局要求，落实“三个体系”的建设:一是建立覆盖企业退休人员的档案资源体系，二是建立方便企业退休人员的档案利用体系，三是建立确保档案安全保密的档案安全体系，这三个体系是统一的有机整体，安全保障体系是手段，资源体系是基础，档案利用体系是目的。

建立经济实用的人事档案库房

南京市企业退休人员人事档案库(馆)的建设理念与实体建筑都需要进一步发展。档案库建设是档案安全保障的基础，是档案资源建设和企业退休人员人事档案利用的依托，因此档案库房建筑必须符合档案的长期安全保管和便于提供利用的要求。国家档案局、建设部和发改委在2007年对档案馆的建设标准作了规范要求，明确了建设规模和项目的构成、房屋建筑面积指标、选址与规划布局、建筑设计和省市县档案馆用房指标分类。在档案库房建设的原则上，于海燕认为需要遵循实用性、经济性、人本性和文化性原则［1］。实用性原则是指把实用和节俭放在第一位，尽可能考虑档案保护的要求，为档案提供最大可能的安全保障。经济性是指在节能降耗、环保低碳方面加强档案馆建设的投入，在档案库房建筑设计时充分考虑档案库房设施，合理采用新技术、新材料、新设备，注意可持续发展。人本性原则具体体现为无障碍设计，为残疾人、老年人提供便利行动的设施，同时在档案用房布局中给档案利用者提供方便。文化性原则是指档案库房建设要反映文化特性，具有文化个性，是人事档案走近社会和企业退休人员的重要渠道。南京企业退休人员人事档案库房建筑是由800多平方米的地下室库房和100m2左右的服务大厅、60m2左右的两间办公室组成，而且区位比较分散，这与国家档案库房建设标准和库房建设原则还有很大的差距，因此成立独立档案库应该成为可能条件下的首选，建筑区位选择在市统一规划的基础上要尽量符合交通便利条件，建筑面积根据企业退休人员人事档案资源容量以及未来20—30年需求，应在5000m2以上，建筑设计应揉合南京古城风貌精神，服务设施应反映以人为本的理念。

强化人事档案资源建设

南京市企业退休人员人事档案要继续贯彻“大集中、大服务、大档案”的理念。档案实行集中管理是确保档案库丰富信息的来源，随着新增企业退休人员人事档案的实时入库的已退休人员人事档案的分批次入库，目前已入库管理38万卷，23万企业退休人员人事档案待入库，每年还有近3万新增的企业退休人员人事档案入库，巨大的库藏容量，是南京市人力资源和社会保障机构不断满足全市企业退休人员人事档案的管理与服务多样化需求的坚强后盾。随着入库人事档案数量的日益增加和档案利用需求的明显增长，充分利用计算机与网络先进技术实现企业退休人员档案数字化管理应成为当前的主要工作目标。档案数字化把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。当前南京市推进企业退休人员档案的必要性主要体现在三个方面。一是妥善解决退休人员人事档案存放的有效途径。由于现有办公用房条件限制，将档案信息数字化以及纸质档案移交档案主管部门或异地代保管，不失为解决退休人员档案存放的一条有效途径。二是提升档案服务效率的现实需要。目前南京市人力资源和社会保障机构档案管理部门每月接待退休人员档案查阅量约1100卷、借阅180卷、复印2000余份。退休人员档案数字化后，可以提供更快捷的查询和其他利用服务，大幅提高档案服务效率，满足各类用人单位以及相关群体对档案利用的需求。三是档案管理与服务的发展趋势。现代档案管理正朝着数字化、网络化的方向发展。退休人员档案数字化后，存储于数据库里的数字档案，将可以提供方便、快捷的远程查阅和多点、多向查阅及其他利用，不仅提升我们对退休人员档案的有效利用，还将全面提升我市退休人员档案管理及服务的整体水平。同时，退休人员档案数字化还将为我市社会保险业务档案数字化积累经验。当前南京市推行企业退休人员档案数字化的有利因素也有三个方面。一是信息技术有支持。现在档案数字化技术已比较成熟，且档案数字化工作在全国各地区档案管理部门也有比较成功的做法，可以为南京市退休人员档案实现数字化管理提供有力的技术支持和可借鉴的宝贵经验。同时，南京市人力资源和社会保障信息系统和市、区(县)、街道(乡镇)、社区(村)四级公共服务平台，也为今后实现档案数字化利用奠定了良好的基础。二是经费来源有保障。南京市每年可用于退休人员档案管理的费用约为260万元，且每年随着退休人员的增加相应增长，加上目前的历年结余409万元，基本上可以满足退休人员档案数字化管理的经费要求。三是规范管理有基础。南京市企业退休人员档案管理工作已基本实现规范化，确保退休人员档案均按规定整理、立卷、归档、入库，配置了适宜安全保存档案的专门库房以及相关必要设施，建立了比较完善的各类管理服务制度，同时初步建立起了一支业务素质较高的档案管理队伍，为实现退休人员档案数字化提供了有力保证。企业退休人员人事档案数字化管理建设可遵循统一规划，分步实施，技术可靠，永久保存的基本原则，依托人力资源和保障信息系统开发数字化档案管理子系统，安全、高效的管理和利用退休人员档案，实现资源共享，有效保证档案实体安全。目标是将新增的退休人员档案及时进行数字加工处理，转化为数字信息后保存。在此基础上，将现有库存的人事档案逐步进行数字化处理加工;采用由小到大、由少到多、循序渐进，逐步扩大的形式，用3年左右的时间完成60多万企业退休人员档案数字化任务。完整的档案数字化建设流程包括案卷交接、档案整理、目录著录、档案扫描、OCR文字识别、图像处理、数据校对、数据质检、数据挂接、整理还原、案卷入库等环节。其中扫描的主要工序有:高速扫描、去空白页、质检、高扫补扫、页码录入、页码特殊处理、影像自动排序。数字化后的档案采用BS架构实现自动实时出入库，后台是一个Web服务器，前台基于无线手持设备(如PDA等)，在库房内连接放置在库房中的无线路由器访问Web服务器进行资料出入库。在对企业退休人员人事档案数字化的过程别要做好数据录入质量的控制，加强数据录入人员素质培训，制定并逐步完善的录入细则，强化数据质量验收，确保档案数据的准确可靠，为档案资源的有效利用提供良好的基础。在加强企业退休人事档案数字化管理的同时，加强对现已产生的企业退休人员电子化档案建设的研究与管理，创建合适的电子档案系统管理模式，丰富和规范企业退休人员人事档案资源。在推动企业退休人员人事档案数字化的同时，需要注重对实体档案的维护技术研究，实体档案是历史的真实记录，有着证据学上的凭证及参考作用，具有不可替代的重要价值，加强对折痕、破裂、残缺、水浸、成砖、霉变污染、酸化等类型破损档案进行分类研究、制订合适的修复方案，也是当前企业退休人员人事档案资源管理的一个重要内容。提高企业退休人员人事档案资源的应用和服务能力目前主要有三方面的技术。一是建设档案检索目录。美国学者克莱弗登认为评价信息检索效果的指标有六项:收录范围、查全率、查准率、响应时间、用户负担和输出形式［2］，对照此标准，南京市企业退休人员人事档案信息检索技术还需要进一步推进智能搜索引擎如语义搜索、群体搜索、基本内容特征的多媒体检索、罗盘搜索、整合搜索、垂直搜索、个性化搜索、社会化搜索［3］等来建构信息检索系统，来提高档案资源管理服务水平。二是采用数据挖掘技术。随着企业退休人员人事档案数字与电子化档案量的增加，数据挖掘技术能够提高管理效率，更好满足社会和企业退休人员对档案查找、利用的需求。数据挖掘可以从大量的集中数据中，发现隐含在其中规律性的、人们事先不知道的，但又是潜在有用的最终可被理解的信息和知识的非平凡过程，它可以扩大档案收集范围，优化库存档案结构，提高整理效率、鉴定效率，提供个。［4］三是在适时推进云计算技术。云计算是指一种全新的计算模式和网络应用模式，旨在通过网络(互联网和局域网)以按需、易扩展的方式获得所需的硬件、平台、软件及服务等资源，可以提高档案资源利用率，节省总拥有成本，增强IT灵活性和效率，被视为科技领域的新革命，对于建立统一、高效物档案资源管理服务平台、实现档案信息资源海量存储与共享利用、打造低碳经济信息化建设模式、提升档案服务、优化档案信息化人才结构等有着重要意义。［5］南京市企业退休人员人事档案管理服务可在四级服务平台间开展云计算试点，待技术成熟后可进一步推广。

加强人事档案安全体系建设

档案安全是企业退休人员人事档案管理服务工作的生命线，尤其是实现档案数字化管理服务后，档案实体安全与档案信息安全并重，是档案事业可持续发展的坚实基础。档案安全体系主要包括安全管理体制、安全管理制度、安全设施配备、安全技术系统管理等，就安全管理制度而言，要特点注重信息安全与保密规范，按照《档案法》、《保密法》等法规要求，确定企业退休人员人事档案信息资源审查标准，处理好保密与公开原则，在保障信息安全与保密基础上实现信息公开和资源共享。异地备份是数字时代档案信息安全管理的重要手段，提高档案安全保障能力。异地备份是指将原始档案资料数据化后，一成不变地进行复制，并保存在相距300公里以上，不属于同一江河流域、同一电网、同一地震带的异地。容灾，是指为保证重要档案数据在经历各种灾难后，仍能提供正常服务，并为此所进行的一系列应急计划和建设行为。［6］南京市企业退休人员人事档案的异地备份管理工作目前还没有有效开展，在档案数字化工作完成后，可以在国家人力资源和社会保障系统内或国家档案管理机构系统间建立异地备份管理关系，与相应机构签订协议，确保企业退休人员人事档案服务资源的安全。

开展人事档案编研工作

对企业退休人员档案进行有效编研是提升档案资源利用水平的重要途径，也是挖掘档案资源的重要形式，实现档案服务于退休人员生活的目标。现在名人档案资料的编研工作普遍受到社会重视与欢迎，普通老百姓档案编研工作却没有得到应有的关心，很多企业单位和退休人员直系亲属在退休人员离世后查找档案编写悼词，但退休人员本人却再也无法听到。南京市档案管理服务机构可以针对企业退休人员需求，组织力量对档案资料进行系列编研，如“老百姓的故事”、“劳模的一生”等。编研的资料可以与广播电合播出，宣传普通老百姓，扩大企业退休人员人事档案宣传的受众面。

人事档案数字化建设精选篇11

【关键词】档案数字化；建设；问题；对策

随着计算机的应用及网络技术的推广，社会信息化程度不断加快，网络信息飞速发展，信息产业已经成为我国国民经济发展中的支柱产业之一。同时档案数字化建设也被提上重要议事日程，早在2000年12月，国家档案局、中央档案馆就将“加快档案信息化建设”“加快现有档案的数字化进程”列入《全国档案事业发展“十五”计划》中，同月，国家档案局又在中国档案管理现代化建设研讨会上宣布：十五期间，我国将加快数字化档案馆的建设。由此，档案馆数字化建设问题引起了各部门领导及档案人的关注，中央、省（地）档案行政管理部门陆续出台了许多档案数字化建设的相关规定及办法，各级各类档案馆也都采取了许多新举措，同时进行了积极的探索，使档案数字化工作取得了很可观的成绩，县级以上档案馆档案数字化建设基本开展起来，并且已实现部分重要档案全文检索，但是，面对社会各界对档案信息的广泛需求，还存在着许多亟待解决的问题。

一、档案数字化建设工作存在的问题

（一）档案数字化宏观管理不到位。就档案馆（室）数字化建设而言，从国家层面上讲，相关指导性文件和规范化标准的出台相对滞后，档案数字化标准体系不健全；领导者及档案工作人员缺乏对档案数字化建设工作内容的研究与了解，存在认识上的偏差，参与程度不够，把关不严，质量差；资金使用不合理，缺乏管理经验等，致使档案数字化宏观管理不到位。

（二）档案数字化统筹发展不到位。档案馆（室）数字化管理工作不能适应现代经济模式的发展需求，管理体制过于单一，各地区建设水平参差不齐；数字档案信息资源主要来源于对存量档案的数字化，不能做到档案增量电子化，综合数据接收体系不健全；业务基础建设不完善等，致使档案数字化统筹发展不到位。

（三）档案数字化建设基础设施薄弱。档案数字化信息资源管理网络系统不健全，不能实现资源共享；设备较为简单、落后，多数档案馆（室）使用的是单机版管理软件，甚至有的还不兼容，不能满足新时期档案数字化建设要求以及社会对档案信息利用的需求。

（四）档案数字化建设存在安全隐患。档案馆（室）开展数字化工作存在着严重的安全隐患，多数档案部门将和非的档案集中管理，在档案数字化过程中，将档案发包给软件公司或临时聘用人员，进行档案数字化录入、扫描与整理，缺乏有效监管机制，档案实体安全和数据安全存在隐患；档案利用制度不健全，监管不到位，存在着不同程度的降密使用和泄密风险。

（五）档案数字化管理人员素质不高。缺乏既懂得档案管理工作规范，又熟练掌握计算机、档案管理软件等现代信息技术的综合型专业人才。长期以来，受“看摊守业”的理念影响，档案管理人员队伍建设落后，人员编制少，年龄偏高，观念陈旧，对设备操作较为生疏，缺乏相应的专业技术培训，有些档案行政管理部门连一年一度的档案专业培训都不搞，致使有些档案管理人员不懂档案，新技术、新设备不能够很好使用，严重影响了档案数字建设进程。

二、加强档案数字化建设管理的对策

（一）加强档案数字化宏观管理工作。随着档案数字化、信息化建设水平的不断提高，要有效利用网络平台，通过公开档案信息、网络查询等方式，向社会提供及时、准确、高效、便捷的档案信息利用服务，充分发挥档案馆（室）保存和利用档案信息资源的基本功能和社会职责。档案行政管理部门要进行统一的整体规划和布署，加大对档案数字化建设的宣传指导力度，提高对档案数字化建设的认识；领导者要对档案馆（室）现状进行认真了解、分析、研究，制定切实可行的规范、标准，建立严格的档案数字化管理制度，加强领导并参与其中，为加强数字化建设提供各种保障和支持，以实现档案数字化的宏观管理。

（二）加强档案数字化系统建设。档案数字化建设工作应着眼于整个系统，做到纵向与横向的各个环节都能达到一定水平，通过网络连结，发挥整体优势，以提高档案数字化管理系统的综合服务能力。首先，要着力开展对传统载体档案的数字化工作，将馆（室）藏现有的纸质档案、声像档案、实物档案等进行数字化，以实现存量数字化的要求，加快档案管理方式的转型升级。其次，要全面开展对原生电子档案的归档、整理、接收工作，以满足增量电子化的要求，从而提高档案数字化的整体管理水平。再次，要加强档案业务基础建设，一是做好新形成档案的整理归档工作；二是做好存量档案的规范化整理工作；三是做好存量档案电子目录的微机录入工作。

（三）加强档案数字化软硬件设施建设。软硬件设施建设是开展档案数字化的基础和前提，所以，要加大资金投入，购置先进的微机、扫描仪、备份磁盘、档案系统管理软件等设施；要加强档案数字化管理软件的研发利用工作，不断改进和完善与档案数字化建设相匹配的档案基础设施建设，以适应档案数字化建设的要求。

（四）加强档案数字化安全体系建设。随着计算机网络技术的迅速发展，档案信息安全问题日益凸显，档案数据安全问题应引起高度重视，档案馆（室）开展数字化工作，要严格按照国家的规范标准，制定相应的安全保障制度和措施，通过各种手段和技术，提高抗风险能力，建立起完整配套的档案实体安全与数据安全体系，从而排除档案数字化建设中各种安全隐患。 （下转第97页）（上接第181页）

（五）加强档案数字化管理人才队伍建设。在开展档案馆（室）数字化过程中人员素质起着相当重要的作用，现代档案管理人才引进和培养是关系到档案数字化建设成败的关健环节。首先要引进不同知识结构的熟练掌握计算机、网络应用技术的特殊人才，进行档案数据管理和系统维护，确保档案数据的开发利用和安全。二要合理配备和使用现有档案工作人员，利用他们已有的档案管理经验开展数字化工作，能够提高工作效率，少走弯路。三要定期对档案数字化工作人员进行业务和软件应用技能培训，不断提高他们业务素养，以实现档案数字化提供利用方式和手段的转变。

总之，档案数字化建设对提高档案管理水平具有极其重要的现实意义，它是建设以数字信息资源为基础，安全管理为保障，远程利用档案信息为目标的数字档案馆（室）体系的基础。

【参考文献】

[1]冯晓莉.数字档案建设对档案信息服务的影响及对策[J].档案学研究，2010（4）.

人事档案数字化建设精选篇12

一、从概念引入到提法统一

1994年MargaretHedstrom率先提出“电子档案馆（Electronic Archives）”的概念，1996年戴维・比尔曼在第13届国际档案大会上提出以虚拟档案管理的元数据体系为中心的“虚拟档案馆（Virtual Archives）”。此后，我国档案界逐渐开始关注并研究数字档案馆这一新生事物。

1997年，董健民首次提到“在数字档案馆中，电子技术已使档案的保存和利用更加科学有效”，1998年，冯惠玲进一步指出“电子档案馆亦可称为‘数字档案馆’、‘虚拟档案馆’或‘无墙档案馆’，它不是一个实体机构、一个存放处的概念。”有关电子档案馆、数字档案馆、虚拟档案馆的概念也经常被比较，例如，刘春弟认为“电子档案馆（产生于20世纪80年代）与数字档案馆（产生于20世纪90年代中后期）是基本相同的概念和事物，数字（电子）档案馆与虚拟档案馆既有区别又有联系。”虽然在认识上存在差异，但随着数字档案馆的概念被广泛接受，数字档案馆这一提法已经渐趋统一。

二、从理论探索到实践应用

随着数字档案馆实践的展开，学术界的理论探讨逐渐深入。关于数字档案馆的界定、特征、功能、演变、数字档案馆与传统档案馆的比较等问题引发广泛的讨论，形成多种观点，以数字档案馆的界定为例，代表性的观点可以归纳为广义狭义论、实体虚体论、技术论、数字信息系统论、档案信息服务论、档案资源共享论、整合论。关于数字档案馆的技术如元数据与数据描述技术、检索技术、数据挖掘技术、数据可视化技术、存储技术、安全技术、备份技术等相关探索，也为数字档案馆的实践应用提供参考。

进入21世纪，数字档案馆随着档案信息化工作启动而发展。我国第一个数字档案馆的研究与开发项目“深圳数字档案馆系统工程的研究与开发”于2000年5月立项，青岛市于2001年启动“数字档案馆工程”。2002年以来，杭州市档案馆、天津开发区档案馆、江苏电力公司档案馆等也逐步开始数字档案馆的建设和规划，2003年上海交通大学《数字档案馆建设方案》纳入学校“985工程”数字化校园建设规划，2005年浙江大学开始探索数字档案馆建设，截止2007年底，山东省共建成8个市级数字档案馆、22个县区级数字档案馆和2160个数字档案室。我国数字档案馆发展为省市县级国家综合、企业、高校、专门行业等种类各具特色、覆盖地域广泛、建设类型多样的格局。

三、从模式推广到政策推动

经过积极的探索和实践，先后涌现出一批特色鲜明的数字档案馆典型，通过总结建设经验和特点，形成模式进行推广。大中型综合数字档案馆模式包括“深圳模式”、“青岛模式”、“杭州模式”，小型综合数字档案馆模式有“萧山模式”。企业数字档案馆的模式可以根据起点的不同分为“末端管理模式”和“前端控制模式”，结合二者的优缺点，应发展“全程管理模式”。

数字档案馆的发展离不开国家政策的推动，2002年国家档案局《全国档案信息化建设实施纲要》，2006年《全国档案事业发展“十一五”规划》将启动数字档案馆建设作为重要内容。2010年国家档案局《数字档案馆建设指南》，全面指导数字档案馆建设。2011年《全国档案事业发展“十二五”规划》将加快数字档案馆建设作为主要目标之一。在政策的推动下，数字档案馆建设成为各级各类档案部门的重心工作。内蒙古伊金霍洛旗已实现馆藏所有档案和资料全部数字化并在全旗共享，江苏省太仓市率先实现档案馆和所有进馆单位档案室档案100%数字化，海关总署全面启动纸质档案数字化工作以完善海关档案信息数据库建设，中国第一历史档案馆3年累计投入8200万元，通过政府采购确定6家外包公司200余人从事具体历史档案数字化工作。

四、从经验总结到深入发展

关于发展阶段的总结，“根据信息管理的结构，将数字档案馆分为数据型、信息型、知识型三个发展阶段。”也可划分成“基于信息管理的数字档案馆建设和基于知识管理的数字档案馆建设两个发展阶段”。关于数字档案馆构建模式，研究集中在基于OAIS、IT集约化服务型、基于知识管理、面向服务架构等几种模式;关于数字档案馆的技术应用，研究涉及数字化、存储、检索、共享、信息安全等方面;关于数字档案馆服务模式，主要有集成服务、个性化服务、小众化服务、知识服务等几种模式。关于数字档案馆信息资源研究主要是从信息资源的建设、信息服务、信息安全这三个角度来谈”。关于数字档案馆的功能特征，在国家信息化发展的新阶段，数字档案馆建设要体现三大新的功能要求，就是建设安全可信系统、实现智慧智能管理、达到长期保存要求。

随着云计算、物联网、移动互联网等新一代信息技术的推广应用，数字档案馆的发展也面临大数据时代的机遇与挑战，处于从档案信息资源建设和管理系统开发转向信息资源的利用与共享的转折时期。2011年国家电网公司档案馆提出：“‘十二五’期间，把档案馆建成档案保管中心、资源数据中心、利用服务中心和企业形象及社会责任的展示窗口，到‘十二五’末，基本建成智能数字档案馆。”2012年江西省档案局与江西省信息中心联合规划，构建了江西省档案馆政务网档案资料查阅平台，实现了全省区域性数字档案资源共享。2013年10月，全国数字档案馆（室）建设推进会召开，倡导实现“数字转型”、“数字升级”、“数字换代”。2014年2月，国家档案局数字档案馆（室）建设领导小组成立，以推动建成更多的数字档案馆（室），促进我国数字档案馆的建设向更深层次发展。2014年12月，国家档案局《数字档案馆系统测试办法》进一步强化数字档案馆的科学建设、安全运行维护和绩效管理，这一时期的数字档案馆越来越重视档案利用共享和知识管理功能的强化，基于用户的建设理念和追求更高的服务绩效逐渐凸显。

人事档案数字化建设精选篇13

一、机关事业单位数字化档案管理呈现的现状

（一）现代化办公设备欠缺。现阶段，大多数的机关事业单位数字化档案管理欠缺相应的硬件设备，这就导致档案管理的不规范，甚至有些机关事业单位档案室存在档案堆积的现象，也没有对应的防潮、防盗等管理对策，这与现代数字化档案管理严重脱节。由于档案的调阅和查访没有很好的现代化手段使用，从而影响了机关事业单位档案管理的完整和安全。此外，办公设备的欠缺使事业单位对档案资源进行有效的利用发挥不够，只是处于管理的阶段，这不利于对档案资源的有效利用。

（二）档案检索效率低。现在的机关事业单位数字化档案管理，对档案的检索大部分还处于手工检索的阶段，还没有实现计算机检索，这在一定程度上影响了机关事业单位档案信息检索的准确率与速度，增加了档案查阅工作量，给档案借用人员增添了麻烦。再加上人力手工检索具有局限性，从而大大降低了机关事业单位档案管理工作的效率。比如，一些人事信息，由于各个机关单位保存的信息不一样，这给档案工作人员带来不必要的困扰和麻烦。

（三）档案管理人员综合素质问题。机关事业单位数字化档案管理的实施，需要档案管理者了解信息化方面的专业知识和技能，这样可以有效地利用数字化档案管理设备。但目前阶段的老员工，对网络化信息接触比较少，对信息化的知识学习起来比较困难，即使机关事业单位拥有了自己的现代化数字档案管理设备，由于工作人员的技能问题，对数字化档案管理依然无法顺利进行。因此，机关事业单位的档案管理员，要迅速建立属于数字化管理的信息知识体系，提升自己的工作效率，达到对数字化档案管理的需要水准。

二、优化机关事业单位数字化档案管理对策

（一）创建现代化数字档案管理系统。网络信息技术的发展，给数字化档案管理提供了便利，影响了人们的日常工作，是未来档案管理的发展趋势。对于事业单位数字化档案管理，这是一个综合性的管理，牵涉的内容比较多，因此，这就需要事业单位建立一个高效的数字化管理系统。我们可以根据机关事业单位的实际情况，结合自身的优势，创建现代化数字档案管理系统，把档案、系统、光盘备份等进行相关的处理，严格控制档案信息储存质量与安全，避免相关的硬件隐患，为数字化档案管理创建一个有利的环境，这有利于机关事业单位工作的顺利发展。

（二）提高数字化管理效率。1.档案管理能力提升。对于网络控制的数字化档案管理系统，我们要充分发挥其优势，从而提高机关事业单位数字化档案管理的质量和效率。因而我们可以凭借光纤与磁盘的连接阵列，对数字化档案管理系统性能进行提升，还可以增加系统内部储存量。2.强化档案管理的可靠性。对档案管理的可靠性进行强化，这就需要严格要求磁盘阵列产品的结构和硬件的组成要依据严格的标准，这为数字化档案管理的系统未来功能的更新奠定了基础。加上磁盘阵列需要多元化的保护级别，这有利于数字化档案管理的使用者，系统功能得到了保障，这样数字化档案管理系统的数据有了安全性的基础。3.档案管理使用性能提升。数字化档案管理需要选择的是光纤磁盘的阵列产品，这对系统的维护性能具有相当的优势，对数字化档案管理系统可以实现在线升级的功能。系统网络具有开放性，保证了相关人员对档案资源的调取和查阅，这样数字化档案管理系统有了更强大的功能发挥。

（三）提升档案管理人员素质。档案管理人员是数字化档案管理的执行者和操作者，这对档案管理工作的质量具有一定的影响，这就需要机关事业单位采用多元化的方式，提升档案管理人员的素质。例如，对老员工进行现代化设备的学习，针对数字化档案管理进行相关的培训工作，提升他们的工作技能，定期考核他们对现代化设备知识的学习和操作水平，进而了解其工作现状。此外，还可以建立相关的激励机制，鼓励档案管理人员提升自身素质，以保证工作的发展需求，从而实现数字化档案管理从管理型向服务型迈进。

人事档案数字化建设精选篇14

关键词:数字化;城建档案工作;精细化管理;途径

中图分类号:G275.3

文献标识码:B

文章编号:1008-0422(2009)12-0106-02

1概述

精细化管理理念最早是在企业管理中提出来的,是企业管理从粗放式向集约化、规模化管理发展过程中提出并推广应用的一系列新的管理理念和管理方法。目前,精细化管理已引入企业、事业、社团和政府机构管理等方方面面。精细化管理要求对工作主体、目标对象、操作流程和规范标准等都实行精确和细致的管理。基于精确和细致本身就是相对的概念,“没有最好,只有更好”,因此精细化管理代表的是一种理念、一种追求,一种管理思维,一种持续创新、持续改进、永不止步、永不懈怠的管理实践,其管理成果符合人们需求永恒增长这一客观事实,对企业持续改善产品,事业、社团和政府机构持续改进服务有着非常重要的指导意义。因此,我们研究精细化管理,一个重要的方法就是找到精细化管理的切入点,即精细化管理的实现途径,找到了这一途径,精细化管理的方法和措施也就水到渠成了。根据我们的实践和思考,数字化就是城建档案工作精细化管理的最佳途径。

2城建档案工作的发展现状及特点

我国城建档案工作兴起于上世纪70年代末、80年代初,与改革开放后经济建设全面发展同步;2000年以来,随着我国掀起新一轮城市建设高潮,城建档案工作也进入了一个新的高速发展时期。至今,全国660多个设市城市中,已建立了近500个城建档案馆,区(县)城建档案室达1000多个,馆藏量在4000万卷以上。在具体工作上,各城建档案馆主要是收集城市建设活动中,特别是各项建设工程中形成的具有保存价值的各种技术资料,加以整理、入库、保管,并提供查阅和复制利用。对人的管理、对工作过程的管理和对工作对象(即各种技术文件、图纸、影像资料)的管理,还是以原始手工方式为主。城建档案工作的核心就是城建档案,一切工作和活动都是围绕着城建档案展开的。而城建档案的本质不是其外在的形态,而是内在的技术内容,是信息。如果我们能用现代信息处理技术手段对城建档案进行处理,那么城建工作管理模式就会发生根本的变革。长沙市城建档案馆从2000年以来,不断加大城建档案收集工作力度,进馆档案逐年增长,达到了30000多卷/年,如果按照原来的管理模式,档案整理跟不上,档案查阅利用越来越困难,档案存放也是一个大难题,库房空间严重超负荷,多次倒架腾库,仍是应付不了档案迅猛增长的局面。我们把档案的信息特征从纷繁复杂的档案形态中抽取出来,实行数字化,就能挣脱档案实体的桎梏,使档案的收集、管理、利用都抛离了档案的实体,完全在信息的流转中完成,这就为城建档案工作精细化管理的实践开辟了一个全新的途径。

3数字化在城建档案工作精细化管理应用的几个方面

数字化在城建档案工作中的应用是多方面的。事实上,数字化是一种技术手段和工作机制,它既可以变革原来的城建档案工作内容和模式,还可能创新出城建档案工作一系列新的业态,这就为城建档案工作精细化管理提供了一个技术平台,使城建档案工作对象、工作流程和工作成果控制能在现代信息处理技术帮助下精确计划、精密控制、精心操作、精准落实,从而真正实现最佳效果的精细化管理。具体地讲有以下几个方面:

3.1 档案接收的数字化

传统纸质档案的接收是指工作人员对建设工程过程中形成的文件材料和图纸,按照城建档案管理有关规范要求进行收集、初步整理,在工程竣工后向城建档案馆移交的过程。实现档案接收的数字化,首先是要按照城建档案管理规范要求,建立建设工程电子档案报送系统,然后由工作人员根据建设工程进展,将建设工程信息(文件材料和图纸信息)同步录入该系统,最后以光盘等形式直接报送数字化打包信息。工作人员将按系统程序要求,一步步、一项项、一条条地完成建设工程信息的录入,避免了纸质接收模式的那种随意性导致档案缺项漏项或重复冗余,也杜绝了工作人员集中在事后补制档案导致档案不真实。数字化接收在档案接收质量检验环节也体现了精细化管理的优势,可以用质量检验软件对档案信息包进行检验,避免了人工检验的主观性。数字化接收的最大优势还是工作效率,对很多类似的信息,我们可以用复制的方式,不用再重复打印出文件或图纸,大大提高录入工作效率,降低了工作成本。

3.2 馆藏档案的数字化以及档案保管的数字化

传统的档案保管都是基于档案实体,档案实物的搬运摆放、库房空间的占用调整以及档案的保管防护是主要的日常工作。数字化的模式从两个方面对这一过程进行革新,一是原有馆藏的数字化扫描录入,对已完成扫描的档案实行真空包装后永久封存,非特殊情况不用再开包调用;另一方面是新进档案接收数字化信息,直接并入档案信息数据库;这样日常管理的操作对象就是虚拟的档案信息数据库而不是档案实体。这对档案实体是一种保护,而且,档案信息实行计算机数据库管理的优势是多方面,包括可以方便地制作多个备份,异地存放,防止突发灾害对档案信息的破坏。当然,原来的各种物理活动,如清理、搬运、消毒、温湿度控制等都不存在了,档案日常管理的内容与方式就发生了质的转变,更少的人、更少的空间、更少的投入,可以完成更加高效的工作,这正是精细化管理所追求的核心目标之一。

3.3 档案查阅利用的数字化

档案查阅利用的数字化应该是最能展示精细化管理成果的方面。与传统档案查阅方式相比,数字化查阅可以真正实现查全、查准。多年来,在档案利用中我们有一个难以明说的事实,就是档案查不到并不是因为档案不在库房中,我们往往只好回答说,“这个检索的条件可能不准确,再找找看看。”我们的馆藏量是如此之大,如果单凭人工的手段,或者只是录入了档案的目录信息,要查准、查全的确是勉为其难的事情。如果我们实现了全部档案的数字化,情况就完全不同了,我们可以深入到档案的内部去挖掘档案的每一个信息点,而且这一个过程是由计算机来完成,在这种条件下,即使是“大海捞针”,也只是举手之劳。数字化查阅的另一个优势是,在档案查阅出来后,目标信息的阅读、摘录、下载、拷贝、打印都是十分方便的,因为我们的利用方式完全抛弃了档案实物,是一种完全的数字环境,就好像我们在互联网上用GOOGLE搜索信息后游览与下载一样方便;当然,我们可以肯定的是,目前所有的档案馆数字化信息量与互联网信息量相比只不过是“沧海一粟”,而且我们的档案信息都是集中管理,所以对它的查阅利用肯定比GOOGLE还要来得快,来得方便得多。

3.4 业务工作数字化

主要是开发办公自动化系统,以数字化的办公平台替代过去的人工模式和有纸办公方式。业务工作数字化一是可以提高工作效率,二是可以规范工作流程。这两个方面都是我们实行精细化管理所追求的核心目标。数字化办公将由网络环境的计算机系统对各种工作流程进行界定和标注,既不能越位,对时间上的延误也记录得非常精确、细致,对工作人员本身进行了管理和约束,是一种阳光工作模式。当然,系统设置的各种督促提醒或提示还会起到人工管理根本达不到的效果,在现实管理中,督促提醒或提示一是不能保持经常性和充分性,另一方面也碍于情面,而办公自动化系统,可以由计算机系统预设的机制来完成这一工作,工作中有延误、有松懈、有差错等都可以由计算机系统发出警告,并自动生成工作日志,这使精细化管理中的考核环节变得非常容易。

3.5永不下班的城建档案馆――互联网上的城建档案馆

数字化可以彻底改变城建档案馆传统的办公模式,使城建档案馆走上互联网,实行全时上班开放,扩大城建档案的社会影响,提升城建档案的利用效果。当然,我们首先要对数字化城建档案信息进行分类,档案信息是有保密规定及密级划分的,能在互联网上的当然是可公开的部分,这是一个精细区分和精细控制的过程,而且需要一定的行政授权。但数字化为我们提供了这么一个技术条件,使城建档案馆在互联网的时代扬帆前行。

3.6 基于城建档案信息的综合平台

城建档案信息的内容是非常广泛的,其利用潜力也是巨大的。通过数字化,城建档案信息就成为了一个基础的信息源和信息库,结合GIS、GPS、RS和MIS等各种技术工具就可以建立各种综合平台,对城市建设变迁、历史文化保护、建筑设计、规划设计以及城市动态管理等等展开应用研究并投入管理实践运用。这是一个发展前景非常广阔的领域,将使城建档案的信息价值发挥到极致。我们在下面将以长沙市城建档案馆数字化实践为基础,列举出多个这方面的应用实例。

4长沙市城建档案馆数字化工作的实践及精细化管理成果

从2000年开始,长沙市城建档案馆就开始探索档案数字化和数字城建档案馆的建设,开发了基于目录的城建档案检索系统,解决了档案数量比较大时,人工检索工作量非常大、效率非常低、经常出现漏查的问题;开发了馆内网站,初步实现了档案远程检索和建设信息;但这些工作数字化水平还比较低,不足以改变城建档案工作管理模式。2005年以来,随着“长沙市地下管线信息化工程”项目被长沙市发改委科技立项和财政的不断投入,长沙市城建档案馆数字化工作得到全面推进,共有五大数字化系统(项目)启动开发、建设和运行,目前总投资已超过2100万元,长沙市城建档案馆正朝着真正意义上的数字城建档案馆目标迈进,取得了丰硕的精细化管理成果。

4.1 长沙市地下管线信息化工程(地下管线GIS)

该工程项目是长沙市城建档案馆数字化的主体工程,也是最早实施的数字化工程。2005年就开始调研,2006年开始实施,2007年通过验收。该工程对城建档案信息中最重要的部分――地下管线工程档案信息――实行全数字化管理。其基本原理是采用GIS技术,对长沙市城市规划区范围内的各种管线的三维矢量信息和各种文本属性信息与三维数字化地图建立对应关系,实现查阅、计算、修改和动态更新等功能。在实施过程中,我们一方面与长沙市勘测设计研究院用光缆专线连接,保证管线及地图信息动态更新;另一方面,我们把建设工程数字化档案与三维数字化地图也建立对应关系,从而在这一个综合平台上也实现了档案查阅利用功能。这两个方面是这一系统最大的技术优势,也使它成为了国内最先进的地下管线GIS系统。目前,该系统成为了长沙数字城市建设的基础平台,为城市规划、建设和管理的精细化提供了极大帮助。

4.2 城建档案数字化扫描管理系统

该系统从2007年着手开发,2008年全面投入运行,主要包括档案扫描数字化录入、质量检验、入库管理和扫描作业控制等功能。目前,共有40多名工作人员正在加班加点地工作,数十台计算机、高速文件扫描仪、工程图纸扫描仪、条码打印及识别仪、激光打印机等设备设施正在高速运转;已完成档案扫描20万余卷,图纸50万余张,档案数字化入库信息量已达到1200G。该系统已经实现了与地下管线GIS的对接,数字化档案信息的查阅利用已经实现。

4.3 长沙市城建档案馆业务办公自动化系统

该系统2008年着手开发并投入试运行,2009年起已经在业务办公中使用,在使用过程中,针对各科室工作需求,又进行了一系列的修改、补充和完善。目前,全馆一室五科(办公室和五个业务科室)的日常业务工作,包括档案的接收、验收、整理、入库、人事、行政等事务处理都在办公自动化系统中得到了实现,长沙市城建档案馆内部管理的技术条件飞跃提升,精细化管理水平大大提高。

4.4 长沙市城建档案声像媒资管理系统

声像档案是城建档案的重要组成部分,对声像档案进行数字化管理其成效是非常显著的。长沙市城建档案馆在雄厚的声像档案工作基础之上,经广泛考察、调研和论证,2008年以来共投入300多万元资金,与在媒资管理领域颇有建树的北京中科大洋科技发展股份有限公司合作,联合开发了“长沙市城建档案馆声像媒资(档案信息)管理系统”,2009年6月已通过验收并投入运行。该系统采用“双码流”技术,不但较好地解决了声像档案海量存储和高速访问的问题,还实现了与现有的地下管线GIS的对接,针对声像档案的多种来源,统一归档渠道,实现了对声像档案的全程管理,总体功能包括:收集整理及审核、关键信息提取分析、格式转换、编目审核、检索浏览、下载输出、编辑利用、数据交换、存储管理、系统管理、业务管理,为全国城建声像档案数字化管理开创了成功的范例。

4.5 长沙市建设信息中心网站

从1996年起,长沙市城市建设档案馆就加挂了“长沙市建设信息中心”的牌子,实行“三块牌子,一套人马”的管理体制(长沙市城市建设档案馆、长沙市城建档案管理处、长沙市建设信息中心),但建设信息中心的职能落实缺乏有效机制。从2005年开始,随着数字化工作全面开展,建设信息中心的职能不断健全,对全市建设系统信息化工作实行精细化管理的条件不断成熟。在数字化城建档案馆基础之上,2007年,我们全面改版了“长沙市建设信息中心网站”,承担了建设信息收集和、建设系统部门联动、行业监督管理和投诉在线办理等职能,发挥了长沙市建委政府门户网站的作用。正是基于长沙市城建档案馆数字化成果日益丰硕、长沙市建设信息中心网站影响日益扩大,在多年的努力下,“长沙市建设信息中心”机构终于2009年11月由市编委下文批准正式成立,全市建设系统信息化工作精细化管理就有了强有力的法定工作机制。