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档案管理水平精选(十四篇)

时间:2024-02-06 10:10:55

档案管理水平

档案管理水平精选篇1

[关键词]档案建设;档案管理;管理现状

对于企业来说,不同企业的生产经营模式决定了不同的档案管理类型,企业的档案资源建设是企业资源进一步完善的基础,现今各个企业档案资源建设已与企业的根本利益有着直接的关系,因此,在档案管理的过程中实行规范化的管理方法,逐步加强并提高企业的档案管理水平,让企业的管理制度向着更科学、更完善的方向发展。

1.企业档案管理的主要内容

企业档案管理的对象即是企业内部各种各样的档案,而服务的目标就是这些提供档案的各类成员,档案管理的主要内容包括对档案的收集、整理、保管、鉴定、统计以及对其进行利用等。档案管理人员每天按照企业的相应管理制度将大量的文件和档案进行分类整理,将一系列有相关性的档案进行统一的集中化整理后归档,无相关性的文件档案进行分类归档,这就是企业档案管理工作的主要内容。

2.当前我国企业档案管理的现状和存在问题

2.1.企业档案的收集存在的一定难度

由于我国目前的企业并没有完全进入到科学化管理的阶段,一些中小型企业的员工并没有较强的档案管理意识,档案管理人员在档案收集的过程中存在一定的难度。在一些生产制造型的企业,由于很多员工的学历水平不高,无法上交个人档案或档案经历不全面都是企业档案收集过程中存在的问题,同时在档案的收集和管理过程中,也存在一些员工为方便自己的工作需要,不主动上交个人档案导致企业不能及时对员工的档案进行整理,这种现象对企业的档案管理水平的提升产生严重影响。

2.2 企业档案的信息缺乏系统管理

目前,企业的档案管理仍处于传统的档案管理方式,一些企业档案的保管、保存仍然分散在各个部门、机构之间,没有对档案进行统一化的系统管理。同时由于档案的分散管理,不利于信息的有效整合和资源共享,不利于企业的长久发展也使档案管理的科学化发展出现了阻碍。如果不对档案管理进行有效的变革,企业的经济发展将无法满足社会的需求。因此,面对这一现象,许多企业都需要对企业内部的档案管理工作进行变革,以知识指导思想为导向,建立合理的档案管理方式以更好的适应企业档案管理的新要求,更使其满足现代企业的发展步伐。

2.3企业档案管理的发展滞后于信息化的发展

随着信息技术的不断发展,很多企业都认识到了信息技术的应用对企业档案管理的重要性。在企业不断壮大的过程中,因企业的各项活动产生的数字信息不断增多,而企业传统的档案信息管理模式已无法适应大量的信息管理要求,另一方面,企业信息技术的不断发展,致使企业档案管理人员的信息化掌握能力难以及时跟上信息化进程,致使企业档案的信息化管理出现了阻碍。

2.4企业档案管理工作人员的专业知识不高

档案资源的建设工作对档案管理人员的知识素养和专业能力要求比较高,但是目前很多企业的档案管理人员的综合素质、知识结构与这一要求还有一定差距。同时,目前很多的企业的档案管理人员都缺少专业的档案管理训练,并且很多档案管理的工作人员均来自非档案专业,使企业的许多档案管理做不到科学化发展和有效的为公司内部服务,由于档案管理人员的专业性技术不强,无法及时的掌握信息技术在档案管理中的应用,导致企业的档案管理不够现代化,阻碍了企业的长久发展。

3加强企业档案管理措施,提高企业档案管理水平

3.1企业需加大档案管理新技术的应用

当前,信息化的发展对企业档案管理提出了新的发展要求。以往的纸质档案管理是对档案的实体化管理,目前已很难适应企业管理的要求。随着信息技术大量应用于企业生产和管理,可以利用信息技术加强企业的档案管理工作,工作人员在积极开发档案信息资源的同时,并使用信息技术更好的为企业服务,提供企业相关知识文献等。因此,企业若想更好的应用信息技术并得到长久的发展,企业必须积极利用各种信息技术带来的优势,开发并使用具有数据分析和决策支持的档案知识管理系统,促进企业档案管理水平整体的提高。

3.2强化企业的知识服务能力,实现知识共享

对企业内部的知识服务体系,企业通过构建内部知识网络来实现知识的传递和共享工作。而对于企业外部的知识传递工作,企业也可以外部知识网络实现企业和外部的客户资源和外部市场的交流。为了使信息资源达到安全性的标准,公司内部可以建立相应的共享权限,使公司内部用户可以直接访问此系统,而外部网的客户或市场用户必须通过档案管理部门的主页或者站点系统链接,获得权限后实现知识的查找工作。实现知识共享有利于企业的知识体系发展,更加快了档案管理整体水平的提升。

3.3提高企业档案管理人员的专业知识水平

为了更好的完成企业的档案管理工作,档案管理部门可以引进有专业知识的人才或有相关工作经验的成员,使其迅速融入到企业的工作流程中。同时管理部门的负责人要对档案管理的成员进行公司内部的介绍,使成员加深对公司经营情况的理解,使其自身的知识结构可以适应于公司的发展需要,并且要加强档案管理人员的技能培训,使其适应于当前信息技术的高速发展,运用先进的知识管理手段更好的为企业服务。

4.结语

企业的发展要适应社会的变化,企业的档案部门为了更好地配合企业发展的需求,档案管理工作和档案管理人员也要不断的进行变革和完善,努力加大企业档案管理新技术的应用,强化企业的知识共享服务工作并不断对档案管理员工进行知识培训,使企业的档案管理工作更加科学化从而提高企业的档案管理的整体水平,让企业更好的适应时代的发展。

参考文献:

档案管理水平精选篇2

【关键词】档案;档案管理;档案管理水平

前言

在科教兴国的战略性政策的导向下,文化对于具有灿烂文明和悠悠千载历史的华夏来说是一颗璀璨的明珠。而档案对于历史的记载是最为真实与直接的。自古就有“董狐直笔”的典故。可见档案对于历史还原的重要性。这种档案出自于史书工笔,更是历史文明的见证。但在一段时期,档案并没有得到足够的重视,也没有得到有效的保护。所以,鉴于档案管理和保护,本研究就对加强档案管理提高档案管理水平这一课题,进行一个简要的分析。

1.档案管理的定义及意义

档案管理,广义来说就是对档案的管理,而更为精准地说就是对各类档案进行总结和整理,为各种领域提供服务。档案工作类别也很繁多冗杂。所以,档案在管理上就需要格外的仔细与细心,只有这样,才能使档案真正发挥其作用。档案的管理也是对一个历史发展的一种负责,档案管理的方式,便是对各类档案的一种保护。众所周知,档案是对历史的记载。在当今社会,越来越多的社会历史研究,都离不开档案,而档案管理对档案的保存起到决定性作用。就像一些时间较长的纸质档案,由于时间的迁移和纸质本身性状的改变,变得非常的脆弱。但由于档案一般具有历史性和唯一性的特点,所以,这就是这种档案的价值显得弥足珍贵。那么就需要档案管理来对这些档案进行价值评估和保护。只有档案管理的越完善,档案的作用才能越大。

2.加强档案管理

2.1档案管理中的弊病 在档案管理的过程中,由于档案种类繁多,类别多样,且年限不同,性状不同,导致管理难度增大,对于一些文件类档案处理的不及时。同时,我国的档案管理标准化进程起步较晚,始于上世纪80年代,这就是我国的档案管理工作有了近30年的空白。而档案管理的专业人员也是少之又少,对档案的收集和归档问题得不到很好的解决与重视。还因档案的管理工作繁重,导致档案管理人员的编制流动性极大,这也就致使档案管理工作交接不到位,而造成对档案保存和管理的不得当。

2.2完善档案管理设施 档案管理作为一种庞大的管理体制,它对管理的要求是非常严格的。但是,体制的完善也是需要基础设施的完善作为基础和支撑的。而要让档案管理工作进入到一个相对标准化和现代化的阶段,则要有完善的设施作为保障,基础设施是对档案管理和保护的一道重要屏障,基础设施说的就是作为档案保护和整理装订的器材,还有就是对档案进行修复的一些仪器和设备。对于档案的管理也需要有专业的工作人员进行日常的维护。所以,有完善的档案管理设施对于档案非常有利。

2.3加强档案管理的必要性 档案管理对于历史的追溯起到重要性的作用。而这其中最为著名的事件,便是中国再追溯日本的历史罪证时,档案起到了举足轻重的作用。虽然,当时档案的数量不多也呈现出碎片化的特点,但是,由于档案管理的完善和档案管理的工作人员的努力修复,才能使日本的侵华罪行大白于天下。这便是档案对于历史的尊重。然而,档案的真正意义,并不是让我们铭记耻辱,而是让我们正视历史、正视事实。所以,如果没有这些档案的正确管理,我们就很难了解古时人们的经历与生活,这正体现出加强档案管理的必要性。

3.提高档案管理水平

3.1加速档案的系统管理 档案见证过历史的风雨沧桑和政权的更迭变换,档案有着尘封的历史和厚重的情怀。在当今世界范围内,档案对于国家都有着重要的作用。档案对于每个国家来说都是重要的资料宝库,那么档案要能为人类做出长久的贡献,就必须有一套相对完整和完善的系统来监管档案的每一个环节。从收集到归类,每一步都要严格把关,严密保存。而对于那些年代久远的档案的处理,更是要求档案管理的工作人员谨小慎微。这样档案才不仅仅只是纸,才能真正的变成人类的历史记忆。这就要求档案管理工作的加速建设。

3.2建立档案的管理机制 档案要建立一个管理机制,并使这个机制有效的运行,才能使档案得到更为正确的保护,才能更久的保存下去。随着时代的进步,人类的探索精神也增强,一些历史烟云也逐渐被人们拨开,这些变多有赖于档案和文献的保存。这才能让人类更好地了解古今,让历史浮现在人们眼前,而还有一些历史,因为档案的残破和遗失,成为了一个长久的谜团。所以,建立一个档案的管理机制就势在必行,建立一个现代化的管理机制,将档案编号录入电脑系统,做到现代化的管理,使档案更为可靠的保存。

3.3投入档案管理所需的资金 有了档案的管理体系和机制,自然是要配备大量仪器和现代化设备的,这就需要有大量的资金投入作为支持。经济基础决定上层建筑,而档案管理便是这个上层建筑,上层建筑的完善需要经济基础的支持,而档案管理确实需要一定经费,这样才能让档案得到更为到位的管理。而国家已经认识到了档案的作用,每年都做出相应的预算和充足的财政拨款。中国的档案管理工作,也因国家的重视和财政的支持有了一个跨越式的发展。档案管理水平需要现代化,需要提高档案的管理水平,同时,也需要专业的管理人员,现在有了资金的投入,中国的档案管理事业也会达到一个新高度。

结束语

这样的经历过兴衰荣辱的泱泱大国来说,它的历史价值和社会价值是不容置疑的。这就需要国家和领导人的重视和决策。现在的时代已经向文化倾斜,而在现代化科技的今天,档案的管理也要与时俱进,为这个时代创造出更多价值。国家软实力的提升,就是中国国力的提升,也是中国文化的传承。档案便是这其中的一个记忆符号。综上所述,档案现在已在多个领域发挥其作用,而档案的管理便是对于档案价值的保护。所以,加强档案管理,提高档案管理水平是一种责任。

档案管理水平精选篇3

关键词:档案;管理;对策

Abstract: The management of public institutions can not be separated from the file management of scientific and scientific records management to promote the management of institutions. File management is an important part of the business unit management, this paper analyzes how to improve the standardization of records management, standardized program level, improve the management of personnel files countermeasures analysis.Key words: files; management; countermeasures

中图分类号:G271 文献标识码:A文章编号:2095-2104(2012)01-0020-02

一、提高档案管理标准化、规范化程序水平 从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。1、全面普查案卷,去糟取精。这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件。所以,首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。2、重新组合案卷实现案卷规范化。将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。3、结合本馆实际规范著录工作。著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据,并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。

4、统一分类号保证检索查全率。计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中,首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。例如“物价”问题涉及的行业较多我们就统一归入“J”类然后再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。

5、规范题名保证检索查准率。档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的,还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如北京市计划委员会简称为市计委北京市计划生育委员会简称为市计生委而不能都简称为市计委还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种,必要时加上人名、地点和时间等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。二、完善人事档案管理对策 人事档案是对个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作实际等内容的真实记载和反映,所以,只有加强人事档案的管理,充分发挥其利用价值,才能更好地为党组织、人事部门提供工作参考,为人民服务。

1、严格按程序交接。人事档案交接是一项认真细致、手续严密、责任重大的工作,应按程序办理。档案交接手续:一是对所保管的档案进行一次全面清理,做到账务相符;二是对借出的档案要及时催还,整理好借据,并在借据上注明原因及催还情况;三是对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序后及时归档;四是按档案移交要求进行移交,并在交接手续上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等,还应在移交文件上签字盖章,要做到对交接工作负责。

2、强化档案管理意识,严格档案管理程序。强化领导干部的档案管理意识,完善档案管理硬件设备,增加档案库房,购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。引进计算机管理软件,建立人事档案的信息存储和检索系统。档案管理是人事管理工作的重要环节,与工资福利、职称评聘等个人利益息息相关,因此应提高档案管理人员综合素质,提高工作主动性,从根本上确保人事档案材料准确完备、及时归档。此外,还应建立健全档案管理制度,努力做到档案收集齐全完整、内容真实可靠。

3、健全档案管理制度。建立档案工作制度必须遵循以下要求:第一,规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际,以适应单位档案管理的需要。第二,简明实用。制度必须具有可操作性,其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标,以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三,坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行,而职工是单位的主要构成群体,是制度的主要约束对象和执行者。第四,坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门,又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中,要做到有功必赏、有过必罚,充分体现制度的权威性。

4、建章立制,有章可循,规范操作。积极主动做好档案收集工作,做到制度上墙,操作人员有章可循。建立职工借阅档案登记簿,职工档案转入、转出登记簿,职工档案材料转入、转出登记簿,档案材料移交表等。对由于历史原因,确实收集不到的档案材料,要查明原因,登记说明,为以后的查找工作提供方便。因此,我们在收集档案资料时要做到口勤、手勤、脚勤,及时追补和补充新的资料,真正起到人事档案的依据作用。

5、积极做好宣传工作,加强档案管理人员的事业心、责任感。积极做好宣传工作,对收集的材料要认真核实,把真实可靠的材料收入人事档案,把好质量关。在档案鉴别过程中,档案管理人员要认真负责、确保档案真实完整,充分认识到职工人事档案管理工作在人才资源开发中的重要性,不断改进工作方式、工作方法,创新工作模式,提高工作效率,提高业务素质。在鉴别过程中,能明辨是非,坚决把那些虚假的资料拒之门外,维护人事档案的真实性、可靠性、完整性。

6、提高人民群众对档案材料重要性的认识。一是加大宣传力度,提高对人事档案重要性的认识,做好咨询服务工作,利用多种渠道向群众宣传有关人事档案的管理知识,使其认识到,人事档案并不是可有可无的,它对本人今后工作有着重要的影响。二是加强对人事档案的规范化管理,做到档案的收集、整理、鉴定和保管等各个环节科学规范。三是加强收集工作,完善档案内容,及时补充档案缺失材料,提高档案的利用价值。 7、加快档案信息化进程,提高工作效率。如何利用计算机技术对人事档案进行信息存储、检索,进而实现网络化管理,已经成为人事档案管理工作的重要课题。这就要求尽快建立人事档案数据库,使人事档案的管理实现信息化、网络化。同时,在规定相应使用权限的情况下,部分信息对部门和个人开放,建立公开、透明的人事档案管理机制。如此一来,不仅能使大家增强档案意识,增加人事档案管理工作的透明度,还为单位发现人才、培养人才和使用人才奠定了信息基础。

档案管理水平精选篇4

随着信息技术的不断发展,很多企业都认识到了信息技术的应用对企业档案管理的重要性。在企业不断壮大的过程中,因企业的各项活动产生的数字信息不断增多,而企业传统的档案信息管理模式已无法适应大量的信息管理要求,另一方面,企业信息技术的不断发展,致使企业档案管理人员的信息化掌握能力难以及时跟上信息化进程,致使企业档案的信息化管理出现了阻碍。

2企业档案管理工作人员的专业知识不高

档案资源的建设工作对档案管理人员的知识素养和专业能力要求比较高,但是目前很多企业的档案管理人员的综合素质、知识结构与这一要求还有一定差距。同时,目前很多的企业的档案管理人员都缺少专业的档案管理训练,并且很多档案管理的工作人员均来自非档案专业,使企业的许多档案管理做不到科学化发展和有效的为公司内部服务,由于档案管理人员的专业性技术不强,无法及时的掌握信息技术在档案管理中的应用,导致企业的档案管理不够现代化,阻碍了企业的长久发展。

3加强企业档案管理措施,提高企业档案管理水平

3.1企业需加大档案管理新技术的应用

当前,信息化的发展对企业档案管理提出了新的发展要求。以往的纸质档案管理是对档案的实体化管理,目前已很难适应企业管理的要求。随着信息技术大量应用于企业生产和管理,可以利用信息技术加强企业的档案管理工作,工作人员在积极开发档案信息资源的同时,并使用信息技术更好的为企业服务,提供企业相关知识文献等。因此,企业若想更好的应用信息技术并得到长久的发展,企业必须积极利用各种信息技术带来的优势,开发并使用具有数据分析和决策支持的档案知识管理系统,促进企业档案管理水平整体的提高。

3.2强化企业的知识服务能力,实现知识共享

对企业内部的知识服务体系,企业通过构建内部知识网络来实现知识的传递和共享工作。而对于企业外部的知识传递工作,企业也可以外部知识网络实现企业和外部的客户资源和外部市场的交流。为了使信息资源达到安全性的标准,公司内部可以建立相应的共享权限,使公司内部用户可以直接访问此系统,而外部网的客户或市场用户必须通过档案管理部门的主页或者站点系统链接,获得权限后实现知识的查找工作。实现知识共享有利于企业的知识体系发展,更加快了档案管理整体水平的提升。

3.3提高企业档案管理人员的专业知识水平

为了更好的完成企业的档案管理工作,档案管理部门可以引进有专业知识的人才或有相关工作经验的成员,使其迅速融入到企业的工作流程中。同时管理部门的负责人要对档案管理的成员进行公司内部的介绍,使成员加深对公司经营情况的理解,使其自身的知识结构可以适应于公司的发展需要,并且要加强档案管理人员的技能培训,使其适应于当前信息技术的高速发展,运用先进的知识管理手段更好的为企业服务。

4结语

档案管理水平精选篇5

[论文摘要]从学校档案管理、分类、服务渠道角度,就学校档案管理的收集、整理、利用实行科学管理,进行探索,从实践的角度提出学校档案管理的思路。

档案管理是学校管理工作的重要组成部分,是办好学校的重要基础性工作,是衡量一所学校管理水平的重要标志之一。充分有效地开展档案工作,无论在总结教育工作经验,探索,掌握教育工作规律方面,还是在维护学校教学、科研和管理人员合法权益方面,都具有不可估量的作用。尤其在高等教育竞争越来越激烈的今天,档案在扩大学校影响力和知名度,争创教育品牌,促进学校发展,推进社会文明建设等方面具有不容忽视的作用。

学校档案是学校各项日常工作中形成的第一手资料,经过档案工作人员去粗取精、分析归纳、分类编目、认真整理形成的,是学校开展各项工作的见证,是反映学校历史的真实资料。内容主要有两大板块,一块是党政机关行政工作档案,一块是教学科研档案。囊括了上级有关文件、学校党务和行政管理、教学管理、科研管理、学生管理、后勤管理等各个方面,档案工作的根本目的在于利用,在于通过认真收集保存好第一手资料,为学校做好详实的历史记录,积极开发利用档案资源,为学校各项工作提供更加便捷的服务。具体来说,要从以下几个基本方面体现档案的价值和服务功能:

一、强化服务功能,创新服务机制

1.为领导决策服务。现代管理的实践证明,科学的决策和管理离不开信息。学校的档案材料中汇集着不同时期国家方针政策的精髓,记录着广大教职工工作和活动的方方面面,反映着学校事业发展的历史过程。科学合理开发教学档案资源,不仅可以为学校的改革和发展提供理论支持,也可以把握发展趋势,为深化教育教学改革、强化内部管理、提高办学效益等提供参考资料,为领导正确决策、科研工作、处理重大问题提供依据。

2.为教学科研服务。档案信息的分享性为实现教学科研信息资源的共享提供了平台。特别是在信息革命的背景下,借助多媒体技术和现代信息技术,对教学科研档案信息进行深层开发,把信息资源从档案原件的外壳中解放出来,转换成新的载体形式,将会进一步扩大教学科研档案信息的共享面,使广大利用者在同一时间、不同地点共享相同的教学档案信息,实现教学档案信息资源的充分共享,从而极大地提高教学档案信息的服务功能。

3.为各类咨询查证服务。凭依档案资料的权威性,本着对历史负责、对学校负责、对广大教职工负责的原则,在管理要求范围内,通过查询有关文件、记录、图纸、票据、照片、录音、录像等资料,为师生和社会有关方面提供服务。如教职工业务资料查询、考核情况查询,毕业生学籍资料查询、校园活动资料查询等。

就学校档案的服务功能而言,还可根据服务对象、服务内容和服务形式的不同,从不同角度进行具体阐释。但不管怎样,都要求学校档案工作要积极适应形势发展的需要,不仅要强化对服务功能的认识,还要在进一步完善和提高服务功能,不断发挥其应有的作用上下功夫。要紧紧抓住“利用”这重要环节,围绕学校中心工作,创新服务机制,积极进行档案利用工作的探索,不断提高档案工作服务的及时性,针对性和有效性。

二、提高管理素质,拓宽服务渠道

1.要转变思想观念。由于长期受档案神秘的影响,大家对档案资料的开发利用不同程度存在顾虑,重存、重保、轻用,从而制约了学校档案服务功能有效发挥,学校有关方面和档案工作人员在这方面一定要解放思想,更新观念,与时俱进,充分认识新形势对档案工作的新要求,积极探索档案开发利用的新思路、新方法,主动树立服务意识,主动开发服务功能,努力为学校科学决策服务,为广大师生员工服务,为社会各界服务。

2.要立足服务改革档案管理方式。一是要着眼发挥服务功能,健全和完善档案管理制度,对档案的收集、整理、归档、利用实行科学管理,使之规范化、制度化。二要利用现代信息技术,提升管理水平,依托学校信息化建设,有重点、成体系、分步骤地开发利用计算机技术、复制技术、光盘技术等现代化信息技术,提高档案信息服务水平或效率,着力改变信息收集、加工、处理、存储、传播等方面的落后状况。三要及时收集资料信息,适时编排归档。学校各部门资料信息繁杂,头绪多,尤其是行政机关工作档案和教学档案归档范围、归档时间、归档要求各不相同,教学部门量大面宽,学术交流和专家教授讲课的偶然性等,都要求档案部门必须加强平时收集工作。

3.要提高档案管理人员的现代化管理素质。档案管理工作水平的高低、质量的优劣,取决于档案工作人员的素质。在加强政治思想教育和职业道德教育的同时,还必须要求档案员,真正树立“业务精通,爱档如珍,维护历史,兢兢业业,服务现实”的理念。加强档案人员自身业务建设,一方面要注重档案人员的继续教育,积极组织他们参加档案业务培训,学习档案专业知识理论,另一方面建立档案工作网络,着力选拔年纪轻、懂电脑且热爱档案事业、默默奉献的人担任学校专职档案管理员,运用现代化管理知识和先进技术设备,提高管理水平,使学校的档案工作跟上办公自动化步伐,为学校教学、科研和其他工作服务。

4.要加强信息汇总编研工作,改变过去那种看摊守业现状,拓宽服务渠道,改善服务功能,用前瞻的眼光研究利用者的需求,积极主动地提供方便、快捷的优质信息服务。在充分了解室藏和用户需求的基础上,通过纵向横向分析比较、专题跟踪服务等方式,有针对性地开展学校档案编研工作,如编制《学校沿革》、《大事记汇编》、《教学科研成果汇编》、《专业技术职称汇编》和专题文件资料索引、个人学术动态学术思想或部门的史料等,从而更好地提供优质高效的服务。

5.强化档案工作的条件保障。对照《高等学校档案管理办法》,要把档案工作纳入到学校建设的整体规划当中,认真开展调查研究,查找不足,规划好学校档案工作的未来,采取切实有效的措施,加强对档案工作的领导,加强档案工作的队伍建设、制度建设和基础设施建设,为学校档案工作的发展提供充分的条件保障。在此基础上,建立完善档案工作管理体制及组织机构,建立健全切实际的《学校档案工作条例》、《查阅利用制度》等,从体制上畅通服务渠道,以便能全方位、多途径、多角度地利用好学校档案资源,强化档案服务功能,为促进经济社会发展进步和社会和谐稳定发挥自身不可替代的作用。

参考文献:

档案管理水平精选篇6

一、加强领导,基础建设上台阶

我们牢固树立“对干部负责、对组织负责、对历史负责”的意识,把干部档案工作作为一项基础性工作来抓,成立了以档案分管局长为组长、科室负责人为成员的干部档案工作领导小组,人员变动时及时调整,做到领导力量不减、班子不撤、工作不松,为档案管理工作的顺利开展提供了强有力的组织保证。同时,配备兼职档案管理员,形成局机关、股室、管理员“三位一体”的档案管理网络。并会定期研究干部档案工作,制定干部档案工作规划和目标,做到月月有安排,并经常督促检查落实。同时加强档案员队伍建设,从而使我单位干部档案基础工作迈上新台阶。

一是基础设施进一步夯实。近年来,按照省档案管理要求,在档案硬件设施上投入资金4万余元,及时添置更新了空调、打印机、台式电脑等档案室部分设备,实现了档案管理木柜换铁柜,人工检索换微机检索。对加快档案工作现代化步伐,实现文书档案基础信息计算机存贮,方便档案查阅提供了有力保障。

二是档案管理制度进一步规范。建立和完善了干部档案材料收集、归档、整理、干部档案查(借)阅、转递、安全、保密等制度,并相应建立了“查阅、借阅干部档案登记本”、“干部档案转出登记本”、“干部档案材料接收登记本”等,做到查阅、借阅档案有登记,档案、零散材料收支有记载,来龙去脉清楚,查找方便准确。

三是档案员队伍建设进一步加强。首先,配齐配强了干部档案工作人员。先后选调了2名30岁以下、政治素质高、工作能力强的同志从事干部档案工作,干部档案队伍得到充实。其次,干部档案人员业务能力逐渐增强。采取参加业务培训、外出学习考察、到上级档案工作部门学习等方式,不断提高档案人员业务能力。再次,干部档案队伍工作积极性逐步提高。我们注意从政治上关怀、生活上关心、学习上关注档案工作人员,经常和他们交心谈心,切实解决他们的后顾之忧,极大地调动了他们的工作积极性。

二、突出重点,档案管理上水平

一是鉴别档案材料力求细致。在档案整理前,我们对收集的每份材料进行认真细致的鉴别,发现缺漏,责成材料形成单位予以补办,将没有保存价值的材料清出。尤其是对干部的出生年月、参加革命工作时间、入党时间、学历、职务等,发现问题,及时纠正。

三是档案整理力求规范。坚持集中整理和随时整理相结合。每隔几年年对照《干部档案整理工作细则》的要求,进行一次集中整理。通过整理,做到档案材料真实,鉴别、分类准确,目录明了,整齐划一,清晰美观。

四是验收档案力求严格。制定了“六看三对照”的质量验收标准。即看材料的鉴别是否正确,看档案材料归类是否准确,看目录与材料是否一致,看各种表格是否齐全,看材料手续是否完备,看目录书写是否工整清晰。对照任免文件查干部任免审批表,对照纪检监察文件查处分材料,对照近期《干部履历表》、《鉴定表》查学历、工资、职称及党团材料是否归档。

三、立足服务,档案利用出效益

一是努力做好日常服务。我们建立健全了利用档案的各种手续,及时、准确地为利用者提供查、借阅服务。在领导班子建设、干部任免调配、工资调整等工作中发挥了重要作用。每年查、借阅档案都在2000人次以上。

档案管理水平精选篇7

一、做好电大档案管理工作的重要性

1.电大档案管理工作能够推动“科教兴国”的进程

随着“科教兴国”战略的提出,电大在近些年来不断的发展起来。电大的档案是记录其发展过程和发展成功的重要载体,有着重要的作用,利于今后相关档案信息与资料的查找。从全国范围来看,电大在各个省市都有设置,教育资源分布较为广泛,其具有配备有教学经验较为丰富的教师队伍及现代化的电教设备,成为推进“科教兴国”进程的基础条件。值得一提的是,电大档案管理工作,涉及到多方面的内容,包含电大的具体课程设置、师资队伍水平、多媒体影像资料等,其为电大的进一步发展提供了重要的借鉴资源,这也是实现“科教兴国”战略的有力支撑,有着重要的价值意义。

2.电大档案管理工作是评估检查的重要基础

在档案中记载的关于电大发展过程中的资料,对于今后电大改革的决策与管理工作提供了重要的依据,其档案资料是最为真实的历史记录。举例来说,在教学档案方面,记录的是具体的教学实践和教学内容,并以文字、影像等资料进行保存,其是今后教学改革办法制定的重要依据,能够为相关的教师提供较为丰富的教学经验。可见,电大各项档案工作做的如何,将直接影响学校各方面的发展。特别是在教学评估方面,电大档案是其衡量标准的重要指标,有着基础性数据的作用。

二、提高电大档案管理工作质量的有效对策

1.建立健全系统化的管理机制

众所周知,电大与一般学校有着同样的教育功能,同时其在为社会发展培养与提供复合型、实用性人才方面,有著不可替代的作用。总体来说,电大的建校时间不长,在档案建设方面的重视力度不够,在一定程度上影响了整体的档案建设工作。为了使得电大的档案管理工作做实做好,首先应当根据新时期的实际需要,建立健全相关的档案管理机制,使得各项工作有章可循,进而做到进一步规范。具体来说,在“统一领导、分级管理”下,应当在招生计划、专业设置、课程安排等方面分别制定具有针对性的档案管理机制,以及制定统一的文书处理制度、归档范围、归档类目以及档案利用、服务等一系列可操作性的规范化管理制度。通过相关机制和制度的制定,使得档案管理工作更加规范,相关的档案信息系统更加完善,并且能够真正的发挥电大档案的作用。与此同时,在做好本单位档案管理的同时,还需要加强上下级的联系,将相关的档案资料进行归档,并报上一级备案。这样,相关的档案资料与信息汇总到上一级管理单位,其可以得到上级部门的指导;同时,上一级部门也可以根据所获得的档案信息与资料,进行更为科学、合理的统筹,最终最大限度的实现档案资料的价值。

2.增强电大档案管理水平

一般来说,档案管理工作是各项工作的重要基础,为其今后的发展提供基础性的参考数据。鉴于此,在电大的档案管理工作方面,应当重视其管理水平的提升。首先,针对当前管理方法各异、归档不规范、保管期限不够明确等问题,应当制定出科学、合理的工作办法,努力做到档案管理有序进行,相关操作进一步规范。其次,在电大学校层面,应当重视档案管理工作,建立多功能综合档案室。针对当前在学校范围内存在着档案多头管理的现象,建立统一的综合档案部门。同时,确保综合档案室建立的资金落实以及增加相关的硬件设备,将多种载体的档案资料进行统一的管理。再次,针对档案管理工作的特殊性,还要配置专门化的基础设施,如防光、防潮、防霉的设备,并逐步增添去湿等现代化档案基础设施。可见,通过在各方面加强电大档案管理水平的提高,加速了现代化档案管理的进度,能够促进电大档案管理水平的快速提升,进而推动电大学校各个方面的发展。

3.扩大电大档案管理与服务领域

电大,是随着社会和经济发展而来的一种新型学校。其是通过广播、电视和文字、音像教材等媒体进行远程教学的创新式的高等学校。在其档案管理与服务工作方面,也应当打破原有的、传统模式的束缚,不断扩大服务领域,进一步优化服务方式与方法,积极探索电大档案管理与服务工作的新路径。值得一提的是,电大的档案管理与服务工作方面,还应当体现德育教育功能,在建档方面加大力气。举例来说,可以建立校史室,通过记录电大学校初建时的困难以及发展到今日的优秀成绩,表明电大工作者的艰苦奋斗精神等。可见,电大档案管理与服务领域的拓展,对于学校各方面事业的发展,都有着重要的作用。

4.加强电大档案管理队伍建设

毫无疑问,档案管理队伍水平的高低对于整体的档案管理质量来说,有种重要的作用。鉴于此,电大学校应当重视档案管理队伍的建设工作。在管理领导方面,应当统一认识,重视档案管理,增强档案工作的责任意识。同时,还要成立各级部门的档案领导小组,进行人员的合理分配。在日常的工作安排中,应当定期为档案管理人员提供参加培训的机会,增强他们的业务能力与水平,特别是要加强相关人员的计算机信息处理能力。另外,还可以组织档案管理人员到其他档案管理工作做得突出的单位走访与观摩,学习先进单位的优秀管理方法与手段,不断提升现代化管理水平。值得注意的是,从电大学校角度来说,还应当增强相关档案管理人员的责任意识与服务意识,培养其具有开拓进取的创新精神,促进电大档案事业的发展,进而促进学校各个方面的发展。

档案管理水平精选篇8

【关键词】档案;管理;工作

1.进一步提高对档案管理规范化认识促进档案管理工作现代化

(1)档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节,。我们要在搞好硬件建设的同时,做好文书处理工作是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。其中,公文制发是档案工作达到规范化、标准化的前提条件,坚持“以本单位形成文件为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节;提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证;利用计算机管理档案,是使档案工作达到规范化,标准化的有效途径。

(2)做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明,虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务,具有相对的独立性,但由于文书是档案的来源,档案是文书的归宿,所以,两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此,我们要强化系统思维意识,树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想,在实际工作中,把住文书处理工作规范化、标准化的入口关,做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

(3)档案管理规范化工作是档案现代化管理的重要组成部分,是衡量档案管理水平的重要标志之一。充分有效地开展档案规范化工作,对于总结档案工作经验,探索、掌握档案工作规律,提高档案管理水平都具有不可估量的作用。因此,我们要充分认识做好档案工作的重要性,立足于档案管理长远发展大计,紧紧围绕档案管理为中心工作,切实加强对档案工作的领导,遵循档案管理原则,把档案工作列入本单位总体发展规划和计划,纳入工作人员的岗位职责,纳入工作评估指标,并同步布置、检查、总结、验收档案工作。

2.加强档案管理规范化工作必要措施分析

2.1实施正确的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节

(1)相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则,即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则,不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则,而且还是推进档案工作规范化、标准化,乃至现代化的一个重要原则。

(2)在实际工作中,在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上,要注意解决好二个问题:一是要准确把握文件立卷归档的时效性,完成现行文件阶段任务的,才能予以立卷或归档,而没有完成的,则不能立卷或归档,否则,将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点,在实际工作中要注意区分文件与资料,特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别,具体问题具体分析,以减少档案管理中的重复度和信息冗余度,提高档案利用的效率和效果,为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

2.2公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提

公文是档案的前身,档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样,不仅仅决定公文本身的质量,同时,也影响日后档案的质量,决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此,我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题,以提高档案实体质量,为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好,幅面尺寸规格要统一、规范、标准,符合国家的有关规定。排版形式为横写横排,左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续,是否符合审批权限,公文标题是否准确,主送单位和抄送单位准不准,落款是否与公文一致,有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文,缮印公文,还是做出的各种记录、报表、签字、批注等,都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张,以保证字迹鲜明、清晰,有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理,拟制格式要规范,行文不要滥用简称和使用不规范的字,以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

2.3加强档案工作的组织领导是推进档案工作规范化、标准化的必要举措

首先,为进一步加强对档案工作的领导,单位要成立校档案工作委员会。档案工作委员会研究决定档案工作的重大事宜,审议通过档案工作规划,负责对各单位档案工作进行监督、检查和考核。同时成立档案室,是档案工作的职能部门,是永久保存和提供档案利用的机构。各单位、各部门相应成立档案工作领导小组,领导小组组长由各单位分管档案的领导担任,成员由各单位档案员和有关工作人员组成。各单位应根据实际工作需要配备一定数量的档案员,负责本部门档案的收集、整理和移交工作。其次,加强档案工作队伍建设。要建设一支高素质档案工作队伍,是做好档案工作的基础。各单位、各部门要根据档案工作需要明确本单位档案员,同时加大档案员的教育培训力度,定期组织档案员进行业务学习,切实提高档案人员的档案基础知识与基本技能;为档案员提供外出学习机会,开阔眼界,拓展思路,尽快提高档案工作水平。要充分调动广大档案工作者热爱档案工作、做好本职工作的积极性、主动性和创造性,努力建设一支相对稳定的专兼职档案员队伍。

2.4提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证

不断深化的工作实践证明,案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素,而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此,在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中,我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题,以有利于档案标准化管理中的分类和检索,另一方面,要注意解决好案卷装订质量问题,以有利于档案规范化管理。

档案管理水平精选篇9

一、人事档案工作现状及目前存在的问题

1、对档案管理的重视程度不够。在工作中,形成长期的滞后观念:相当一部分人包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区,认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作,不是单位的主要工作,不能给单位创造经济效益,只要“守好摊”,不丢失,不泄密,能应付外调、查档就行了。这表明一些人对档案工作缺乏了解,忽视档案工作,这种轻视档案工作的思想已无法适应现在的管理需求。

2、人事档案交接手续不严密,重视不够。档案管理人员大多不是专职的,所以在离岗或调动工作时,移交档案、手续不按程序办理,该检查的不检查,该清理的不清理,该签字的不签字,导致档案数量、材料等问题责任不明、界限不清。甚至有人认为,档案交接只是一串钥匙的问题,使得人事档案交接工作前后脱节,出现人事档案管理硬件设施不完善、档案管理人员培训不到位等现象。

3、管理力量薄弱,管理水平不高,管理手段落后。大部分工作人员没有经过专业的档案知识培训,对档案的重要性、管档要求,档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解,档案收集意识淡薄。而且大多数档案管理人员身兼数职,对档案工作精力投入不足。一些归档的材料还不够真实准确,归档材料未能及时、准确地得到补充,使存档的材料不能真实地反映本人现实情况,导致人事档案的不完整。

4、 档案管理人员对档案的重要性宣传不到位。一是档案管理人员对人事档案的重要性未进行广泛宣传,使得本人和档案管理人员对档案中缺少的材料不能及时补充、完善、更新;二是人事档案管理基本上是兼管,属于非专业人员管理。由于受专业和时间限制,档案管理人员也不能及时地掌握档案管理工作的新知识、新技术。

5、档案管理人员对人事档案重要性认识不足。认为只要有一份好工作就行了,档案可有可无。对个人档案采取忽视的态度,有些人连自己的人事档案在哪里都不清楚,甚至有人认为自己的档案不应在本人所属的单位,而由本人保管;有些应该归档的材料不能及时交档案管理人员存档。这些思想和观念必然导致人事档案材料不全或缺失。

二、人事档案管理工作对策及思考

加强人事档案的管理,充分发挥其利用价值,才能体现人事档案对个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作实际等内容的真实记载和反映。所以,加强人事档案管理,更好地为党组织、人事部门提供工作参考,为人民服务。针对以上存在的问题,就干部人事档案管理工作提出以下几点思考及对策。

1、严格按程序交接。人事档案交接是一项认真细致、手续严密、责任重大的工作,应按程序办理。档案交接手续:一是对所保管的档案进行一次全面清理,做到账务相符;二是对借出的档案要及时催还,整理好借据,并在借据上注明原因及催还情况;三是对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序后及时归档;四是按档案移交要求进行移交,并在交接手续上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等,还应在移交文件上签字盖章,要做到对交接工作负责。 强化档案管理意识,严格档案管理程序。强化领导干部的档案管理意识,完善档案管理硬件设备,增加档案库房,购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。引进计算机管理软件,建立人事档案的信息存储和检索系统。档案管理是人事管理工作的重要环节,与工资福利、职称评聘等个人利益息息相关,因此应提高档案管理人员综合素质,提高工作主动性,从根本上确保人事档案材料准确完备、及时归档。此外,还应建立健全档案管理制度,努力做到档案收集齐全完整、内容真实可靠。

2、健全档案管理制度。建立档案工作制度必须遵循以下要求:第一,规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际,以适应单位档案管理的需要。第二,简明实用。制度必须具有可操作性,其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标,以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三,坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行,而职工是单位的主要构成群体,是制度的主要约束对象和执行者。第四,坚持制度执行的严肃性。在规章制度的执行过程中,要做到有功必赏、有过必罚,充分体现制度的权威性。 建章立制,有章可循,规范操作。因此,我们在收集档案资料时要做到口勤、手勤、脚勤,及时追补和补充新的资料,真正起到人事档案的依据作用。对收集的材料要认真核实,把真实可靠的材料收入人事档案,把好质量关。在档案鉴别过程中,能明辨是非,坚决把那些虚假的资料拒之门外,维护人事档案的真实性、可靠性、完整性。

3、提高人民群众对档案材料重要性的认识。一是加大宣传力度,提高对人事档案重要性的认识,做好咨询服务工作,利用多种渠道向群众宣传有关人事档案的管理知识,使其认识到,人事档案并不是可有可无的,它对本人今后工作有着重要的影响。二是加强对人事档案的规范化管理,做到档案的收集、整理、鉴定和保管等各个环节科学规范。三是加强收集工作,完善档案内容,及时补充档案缺失材料,提高档案的利用价值。

4、加快档案信息化进程,提高工作效率。要求尽快建立人事档案数据库,使人事档案的管理实现信息化、网络化。同时,在规定相应使用权限的情况下,部分信息对部门和个人开放,建立公开、透明的人事档案管理机制。

总之,要使档案工作适应新时期的需求、有新的进展和突破,就要抓住当前有利时机,加强档案管理相关学习、不断改革创新,冲破原有的旧思路、模式,形成一整套新的档案思想、档案观念,才能适应档案事业的发展,并为实现档案管理的科学化、规范化、现代化作出应有的贡献。

山西省大同市蔬菜良种繁殖场 山西省大同市13835264389 037000

档案管理水平精选篇10

[关键词]城建档案;城建管理;管理水平

doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.139

[中图分类号]G275.9 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194(2016)14-0-01

1 城建档案管理工作的重要性和存在的问题

1.1 城建档案管理工作的重要性

城建档案管理工作也是档案工作中的一种。顾名思义,就是对城市建设档案做整理和总结归置的管理工作。在当前的我国城市发展进程中,城建档案可以说发挥了非常重要的作用,也逐渐备受政府、社会甚至是国际上的关注。城建档案能够为城市发展充当智囊作用,在基础设施服务、城市管理、城市可持续发展、城市安全秩序等方面都能够起到很大的参考作用。因此,对城建档案进行新的建设,加强对城建档案的管理,在当前的城市管理和可持续发展方面上来看,是政府、社会都迫切需要的。城建档案本身就来源于城市的发展和建设,所以其本身就具备着总结城市发展得失,为城市未来发展出谋划策的重要作用。从另一方面看,当前政府在城市发展中主要参考的科学信息依据主要也来源于城建档案,这些重要的城市建设资料是政府作出决策的核心依据之一。因此,要加强城建档案管理工作,不断提高城建档案管理水平。

1.2 城建档案管理工作存在的问题

从上文的叙述中不难发现,城建档案管理工作非常重要,甚至会直接影响到城市的进一步发展。当前的城建档案管理工作是在许多老一辈人的辛勤灌溉下结出的丰硕果实,同时也在时代的进步中不断发展。可以说,在实际工作中,城建档案甚至能够发挥出人们想象不到的重要作用。虽然今天的城建档案工作已经有了很杰出的发展,但仍然存在一些问题。第一就是还有相当一部分人包括领导干部对城建档案管理工作的重视程度不够。很多人都认为时代在不断变迁,过去的资料与经验不能给今天的城市发展带来足够影响。包括一些领导干部,只重视平时的城市建设实际工作,而忽略了工作的总结与提升。第二就是很多城市的城建档案管理工作存在着模糊性较大、分类不够明确、参考意义不强的问题。很多城市的城建档案管理部门平常不注意自己的工作,将很多重要的城建档案胡乱放置或者长时间不加整理,给后期的查阅和资料调动带来了很大麻烦。第三就是信息化水平较低,实际的服务作用不是很强。现在很多城市的城建档案仍然以纸质版资料为主,很少出现电子版的存档资料,这给资料的整理、查阅、总结等带来了比较大的工作量,很多城建档案都由人力一点一点地收集整理,非常费时费力还不好查找。并且,很多城市的城建档案服务水平较低,城建档案管理工作队伍整体素质不高,这直接影响了城建档案管理水平的提高和实际作用的发挥。

2 加强城建档案管理的对策

2.1 提高对城建档案管理工作的重视

在当前的城建档案管理工作中,发挥决定性作用的不是具体的城建档案管理工作队伍,而是主管的相关领导。只有主管领导对档案管理工作产生了足够重视,才能调动档案管理工作队伍的工作积极性,切实提高城建档案管理工作水平。同时,也要加强对档案管理工作队伍的要求和监督,建立科学有效的工作考核机制,每月定期进行抽查和工作考核,评估档案管理工作水平。同时,在工作考核机制的基础上,要重点激发员工的工作热情,对工作成绩好的员工及时给予表彰和物质奖励,对于工作“浑水摸鱼”的员工要严于惩戒。

2.2 加强城建档案的信息化建设

当前社会早已进入信息化和网络化社会,很多事务通过信息化的设备都能呈现出清晰的运行态势,并且能有序管理,城建档案管理工作更是如此。城建档案管理工作涉及很多文字资料,包括资料收集、整理、分类、总结、服务等。信息化的城建档案管理工作能够有条不紊地完成上述工作,并且保证城建档案的系统有序,在相关人员要求查阅资料时,也能提供便捷的服务。在这一方面来讲,首先要将当前的城建档案管理队伍向信息化、科技化的管理水平上靠拢,通过日常的技术培训、管理知识讲座等方式提高城建档案管理队伍的信息化工作水平。同时,针对当前很多城市的城建档案管理部门设备落后的情况,有关部门要为其添置合适的信息化工作设施,将城建档案信息化分类存档。

2.3 加强城建档案的鉴定管理

城建档案的鉴定管理工作是城建档案能够有效存置的关键,只有做好了档案的鉴定工作才能提高档案管理的有效性。在实际工作中,城建档案的鉴定管理工作直接决定了档案的存档或者销毁。城建档案往往包含着各方面的复杂资料,并且来源较广,调查鉴定起来受到很多方面的制约,因此定要重视城建档案的鉴定管理工作。首先要在当前的城建档案部门建立起一整套城建档案的鉴定管理制度,增加专门的鉴定工作组,邀请相关领域的专家来做工作指导。在日常工作中也要采取定期和日常鉴定结合的工作方法,以直接的工作方法为核心,切实加强城建档案的鉴定。

3 结 语

在当前城市发展的新形势下,加强城建档案的管理工作已经成为全社会关心的事情。要积极做好城建档案管理工作,不断找出工作中的问题并予以解决,总结工作方法,促进城建管理工作水平的提高。

主要参考文献

档案管理水平精选篇11

关键词:档案管理;创新

随着科学技术的不断发展,我国迎来了高新科技引领企业发展的时代,为顺应当前时展状况,档案管理工作要做出与时代相对应的变革,创新档案管理模式,使得档案管理工作能更好的为企业发展所服务。

1 企业档案管理的重要性

企业档案是在企业发展过程中所形成的有价值的文字记录或图表等,记录了企业各个发展阶段的细节。在日常工作中,由专业性人才队伍对企业的文件进行科学的分类整理,便于以后企业人员进行查询。其中记录的各种信息为企业提供了可选择的发展模式,也使得企业在发展过程中能少走弯路,可以作为企业发展的理论指导。

具体来说,企业档案管理重要性主要体现在以下方面。首先,良好的档案管理对企业科技发展的促进作用,它能激励企业健康的向前发展。其次,档案是企业文化凝聚的产物,是企业文化的实体表现形式,良好的企业档案管理反映了企业对于企业文化的利用程度。再次,企业档案管理能够很好的使企业经济效益与社会效益相匹配。最后,良好企业档案管理能使档案做为企业的理论指导更加的科学化,时代化。

2 企业档案管理当前的发展状况

良好的企业档案管理遵循着以下原则,首先,企业中各个部门的档案要有统一的管理部门,管理中实行综合管理,分类处理,实现档案管理中的集中管理与分级管理。其次,注重档案管理的安全性,对企业档案进行严格管理与保护,避免档案的泄露与遗失,严格遵守保密条例,增强企业知识产权意识,维护好企业档案的安全与完整。

现今,我国企业本着以上原则进行档案管理,但在管理过程中都或多或少的出现了这样或那样的问题,总结我国企业的发展现状,主要存在以下几个方面的问题:

档案管理制度的不完善。包括档案整理笼统,归档责任人不明确,归档范围不明晰,这些都体现了档案管理水平的落后。如果在岗人员职位不变也罢,如果稍加变动,档案的不连续、无规则的管理状态就体现出来,将给档案的查找带来很大的麻烦。同时又由于近年来全球经济下滑,人员的精简在很多企业发生,由于档案管理人员很少,使得档案整理的任务相当繁重。档案管理的环节很多,若是提高管理水平,其中任何一项环节都不能落下,不仅要求管理设备的提高,从业人员的素质,领导的重视程度等制度的完善上都要在一定程度上有所提高。

当前科技信息发展迅猛与企业档案管理归档单一化不相匹配。当前高新技术的发展,给企业带来了自动化、数字化与网络化,利用信息技术可以有效的使得企业档案管理变得简洁。通过将档案资源整合到自动化管理系统中,就能档案的无缝连接,并对档案加以保存与随时的利用。由于企业档案管理思想的落后,这些高新科技并没有很好的应用到档案管理当中去,档案管理自动化在企业中的运用空间还很狭小,这使得档案在管理上很不方便。

企业档案管理的不科学、不规范。在许多企业的档案室中,我们很容易发现一些档案的档号不规范,一些档案缺少卷内目录,以及案卷混乱的问题,这是档案管理不规范的集中体现。在查阅相关档案时候,会发现档案的调阅极不便利。

从事档案管理人员的素质不高,表现在专业水平不高。实现档案管理现代化,不仅要求设备的现代化,还要求从业人员具有先进的科学知识,能够对新设备进行使用和维护,。但就目前我国大多数企业来看,档案管理人员还仅仅从事着文件的收发、归档与查找。对于现代化管理的基本知识还处于不了解阶段,对于现代设备的使用,能熟练掌握使用技能的从业人员更是稀少,新时期的档案管理对从业人员的专业水平要求很高,对档案管理人员如不进行后期的培训学习,那么在人才这一方面,它会成为阻碍企业档案管理水平提升的短板。

企业档案管理效率低下。企业档案工作的规范化、标准化是企业档案管理的基本要求。档案管理普遍存在问题是,大量卷宗的质量不高,搜索工具不完善。一些企业档案的整理并不符合国家档案局的标准。在文件检索方面,大部分企业还是传统的手工检索,机器检索在企业中所占的比重很小。文件检索要求的精度很高,人工操作代替机器操作并不能很好的完成文件检索的精度标准。

对于档案信息的整理、编研投入力度不足。档案的编研可以做为企业制定发展目标的参考。大多数企业的情况是对于信息的编研不是很重视。编研人员的选取没有从专业技术方面考虑,只是随意的指派。这就造成了编研产品的层次低下,信息量不足,不具备很大的参考价值。

3 创新管理模式,提升企业档案管理水平的一些措施和建议

档案管理模式的创新,首先,要注重理念的创新,理论指导实践,实现档案管理工作创新,首先要解放思想,转变传统观念和意识。其次,要注重档案管理的机制创新,通过总结当前经济发展形势下对档案管理工作的要求,逐步建立起与经济发展相匹配的档案管理模式。譬如,各项管理的规章制度要符合当前经济发展形势。最后,要注重管理手段的创新,借助当前高新技术发展的强劲势头,将信息技术融入到企业档案管理中,成为提升档案管理水平的最大助力。利用信息技术使得档案管理变得方便简洁。

具体来说,档案管理模式的创新可以从以下几个方面着手。

强化档案管理体系建设,完善档案管理制度与监督体制。档案管理体系的形成具有阶段性,档案管理模式符合企业各个阶段的发展情况。各个阶段档案管理体系的形成要有明确的目标责任人,实行问责制,加强档案管理的监督机制,由于在不同的过程中,不同的运用对象其目的是不一样的,管理人员可以根据具体的情况加强监管的措施。

对档案进行细致化分类,科学合理的进行归纳整理。档案管理是一系统的工程,档案管理的好坏会直接影响企业其余各部门的工作质量。各部门既是档案信息提供的对象,也是档案信息分享的主体。做好档案归类整理工作才能使得档案管理更好的为企业部门所服务。

建立健全档案管理中的评价机制,激励从业人员工作的积极性。档案管理部门因为受长期的计划经济的影响,一直被认为是闲散部门,所以许多从业人员对于档案管理不是很重视,在工作中的热情也不够。消极怠慢的工作态度会使得员工在工作过程中产生许多纰漏,如档案归类混乱遗失等。现今的档案管理相当重要,从业人员就的从思想上端正态度,通过合理的奖惩机制,能有效的调动员工的工作热情,切实做好档案的归类整理工作。

加快档案管理的信息化建设。首先,可以搭建一个档案信息平台,通过档案管理系统将档案管理机制延生到企业的每个部门。其次,通过网络共享平台,将档案中的文字信息编入到数据库中方便企业工作人员的查找。最后,在员工中加大宣传档案管理信息化的利用优势,提高利用率,最大化的实现档案管理信息化建设的价值。

提升从业人员的业务水平。先从思想上让他们真正对档案管理重视起来,并通过对在职的员工进行后期的培训学习,让他们熟知一些新设备的应用,建设一批高素质的管理人才,使得档案管理队伍更加精良。

4 结语

企业档案管理是企业管理中相当重要的一个环节,它从企业这个这个整体上产生,同时又服务于整个企业。良好的企业管理能使得企业获得突飞猛进的发展,而良好的档案管理,能在很大程度上促进企业管理水平的提高。面对当前快速发展的经济,进行企业档案管理模式的创新,提高档案管理水平已是刻不容缓。通过思想上的变革,人才队伍的建设与高新技术设备的引进等,使得档案管理模式与时俱进,如此才不会成为企业发展的短板。

档案管理水平精选篇12

关键词:档案管理;信息化管理;科学管理

现就强化文秘工作与档案工作一体化,规范文档衔接,提高单位档案质量,谈自己的一些初浅认识和看法。

1 档案建档过程中常见问题

1.1 原始稿件不全,编号不规范

归档时发现只有定稿,缺了原稿或修改稿,公文编号差错,铅笔或圆珠笔撰写,不经过复印就用传真原件归档,短期内字迹就变得模糊不清,既不符合立卷归档的要求,又影响了档案的质量和存档价值,使档案的真实性难以保障。

1.2 文种使用不当,办理程序不规范

出现“决定”和“意见”不分,“通知”和“通告”混用,有的该用“请示”却用了“报告”,有的“报告”中夹杂着“请示”的内容,有的甚至把两个文种合二为一成“请示报告”,越级行文,越级签发,有校对无复核,不登记就印发等无序现象,从而为正确归档留下了后患。

1.3 是版面记录不全,附件不规范

在日常档案管理中常常遇到归档文件没有标明印发部门和发文时间,甚至没有版记,有的“附件”字样标识不当,正文和附件的名称、序号不一致,附件单独装订时不标识正文字号和排列序号,严重影响着公文的规范立卷和规范归档。

1.4 是整理和装订不规范

相当一部分单位在整理、印刷装订中容易发生掉页、漏页、压字等问题,使档案的美观性和完整性都受到一定影响。

2 提高单位档案质量的主要措施

出现上述问题,表面上看,大多少发生在产生公文这一重要环节上,实际上它反映了由公文向档案转化的“两张皮”问题。文秘工作和档案工作衔接的主体主要是公文,公文是文秘工作的主要产品,档案资料又主要来源于公文,公文是档案的前身。公文质量的好坏直接影响着档案的质量,换句话说没有高质量的公文就不会有高质量的档案。高水平的档案管理是建立在规范处理公文的基础之上。可见,现代文秘工作是档案管理工作的基础性工作,它们是一个整体。随着现代科学技术,特别是计算机网络技术的发展,“文档一体化”管理模式应运而生,用信息化实现文秘工作与档案工作一体化,反映了现代科学管理的必然趋势。结合自己多年的工作实际,提出几点建议。

2.1 明确部门职责,档案立卷前移

文秘人员要根据国家规定,对办理完毕的文件材料集中统一保管,根据立卷的原则和方法及时编写“案卷类目”,“及时整理(立卷)、归档”,使文件的立卷工作日常化。会议文件应该在会前收集全材料,会后及时立卷归档,切忌拖拉积压。联合办理的公文,原件由主办单位进行分门别类的管理,要及时收集归档,协办单位只保存复印件或副本,既方便平时查阅,又利于年终立卷。当遇到工作人员因故调离工作岗位时,主管单位要负责将本人暂存、借用的公文材料,按照有关规定全部及时进行清交,确保档案材料的完整性。

2.2 组织机构合并,培养文档工作者

“文档一体化”的实质是把现代文秘工作和档案管理工作从组织制度到具体程序真正交融在一起。每一个文秘人员的头脑中必须要有档案意识,不仅为当前的工作服务,还要为档案的要求所考虑,规范办理好每一份公文。要站在对历史负责的高度超前控制,保证档案的质量,同时也减少了档案部门的工作程序,避免无渭的重复劳动,使文档工作流程科学化、合理化。

2.3 适当投入,提高人员装备和技术水平

在建立一支有较强的政治觉悟和专业技术水平的优秀文档工作者队伍的同时,要配置“文档一体化”计算机管理系统,这是实现“全过程管理”的关键。依靠这一系统,一次输入,多次输出,从公文产生到运转的每一个环节上,特别是在公文向档案转化的关键环节,都要体现档案工作的具体要求,使文档实体生成一体化,管理一体化,利用一体化,规范一体化,用信息化实现文秘工作与档案工作一体化,从源头上提高单位档案质量。

2.4 强化制度建设,实现全过程管理

建立有效的管理制度和工作程序,严格按照规范程序办理公文,要树立质量管理意识,这是“全过程管理”的前提。文秘人员要有质量第一观念。要严格执行公文行文规则,严格审核签发制度,审核签发手续是否完善、附件是否齐全、格式是否规范,印制后发送前应再次进行复核。制定严格的质量标准。对要修改实质内容,则应该按程序复审。在公文用纸纸型、幅面尺寸、装订要求等技术指标上也要严格按《国家行政机关公文格式》标准把握。要正确选用主题词,自觉保存原稿或修改稿,不用铅笔或圆珠笔撰写或修改公文,传真件要经过复印后再归档,保证档案文件的质量和存档价值。

2.5 分门别类,充分利用档案原基础

档案管理水平精选篇13

在卫生事业飞速发展的今天,伴随着《档案法》的颁布实施,各级医疗卫生机构都重视和加强了档案管理工作,档案管理工作逐步走向规范化、制度化。但是,在利用档案的过程中,我们发现在收集环节普遍还存在着一些问题,主要是资料收集不齐全、档案资料内容不完整。对此,我们采取了多项措施,来有效避免漏洞的出现。

1 建立健全管理制度,加强业务培训

根据国家档案局2006年颁布的8号令《机关文件材料归档和文书档案保管期限规定》,结合我院实际情况,我们重新制定了归档制度,明确归档范围、归档办法和要求,把立卷归档工作纳入各职能科室和业务部门的职责范围和考核目标,下达归档计划和归档任务书,并做好监督、指导工作,以确保每年形成的各种文件材料齐全完整,定期归档。

对兼职档案员进行业务培训。因医院综合档案所涉及的面广,如科研档案、会计档案、基建档案、声像档案等,这些档案资料的形成没有规律性,无法参照其他门类的档案进行有计划、有目的收集,收集和管理起来难度较大。而档案管理人员大多是兼职,常因其他工作较忙而无法将精力放在档案管理上来,且大多数人未经过正规的档案专业培训,档案业务知识掌握较少,管理技能相对不高。针对这种情况,我们邀请档案主管部门的专业人员进行授课和培训,定期组织档案管理人员进行参观考察,不断学习各兄弟单位的好作法、好经验。

2 推进档案收集工作的规范化

我们在文件形成阶段就对文件结构、纸张规格、书写材料和规则等加以规范,并对区分全宗、分类立卷,划分档案保管期限,案卷编目装订与排列等一系列工作都推行了标准化,这使我们接收的档案有了明确具体而统一的质量要求。如红头文件的形成,我们规定必须到医院办公室填写文件签署单,分管领导签批后再发行。为使全院书写墨迹统一,我们档案管理人员到保管室进行讲解,对不符合档案管理要求的墨水不予采购。对不符合要求的档案,我们采取退回原科室,修改后再上交的办法。实施档案标准化大大改善和提高了归档档案的质量,为实施现代化管理创造了条件。

3 增强工作主动性,积极拓宽收集渠道

档案管理水平精选篇14

【关键词】 档案信息化;管理水平

随着社会信息化进程的加快,信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的战略资源,档案作为一种原生的信息资源,其重要性日益凸显出来。面对这种挑战,相关档案工作者要不断学习科学知识,加强档案的信息化建设,全面掌握信息技术为档案工作服务,为社会主义经济建设服务,已经成为摆在众多档案工作者面前的一个重要课题。

信息化建设,就是在档案管理部门的组织下,对企业形成的各门类的纸质档案进行数字化加工,同时对档案信息资源进行管理。档案管理的信息化主要包括建设标准化、存储数字化和利用网络化。档案资源只有通过信息化,才能真正发挥档案信息资源的利用价值,是保证档案资源数据真实可靠、提高服务企业和社会的必然要求,同时对推动我国经济社会的快速发展也具有十分重要的作用。

一、明确档案信息化建设的三个原则

(一)规范性原则。档案工作现代化的需要,是提高档案工作质量和效率的需要。实现室藏纸质档案信息化,需要通过现代信息扫描、影像等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化档案,是通过室藏数字化档案还是电子文件档案,都该坚持规范性原则,制定相应的规定。

(二)安全性原则。目前数字化、网络化、信息化建设的不断深入,网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此,必须加强网络安全技术防范和研究,采取切实可行的安全措施,确保档案信息数据的安全。

(三)效益性原则。档案信息化建设涉及到多学科知识,多专业配合,需要投入相当的人力、物力、财力,对室藏档案的利用和用户需求进行分析,把重要的和利用率较高的纸质档案进行数字化,为企业的生产经营提供服务。

二、档案管理信息化的作用和意义

(一)档案管理信息化是实现资源共享的重要途径。在经济社会全球一体化发展形势下,档案管理信息化能够打破信息使用者之间闭塞的壁垒,加快促进信息资源的开发、利用、保存和传递,实现资源的有效共享。

(二)档案管理信息化是档案事业发展的新起点。传统的档案管理方式已无法适应当今飞速发展的形势,档案管理人员必须打破旧有的管理思维,积极消除影响档案管理信息化发展的弊端,运用适合于档案管理信息化的工作结构,使档案管理工作与社会整体发展相互协调一致。

(三)档案管理的信息化是改革进步的新要求。过去的档案管理工作主要是使用人力对档案进行收集、整理、保存等,人力资源投入大但效率低,档案管理的信息化不仅提高了档案的存储数量,还极大地解放了人力,提高了效率,适应现代社会快速发展的要求。

三、加强档案信息网络化的管理

随着现代化管理技术和设备的引进,特别是计算机、光盘、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好的客观环境:一是档案管理部门都配备有现代设备,确保服务工作的有效性,提高档案服务的质量。二是许多档案管理部门就档案信息化建设进行了积极的探索和尝试,为档案管理由传统的手工操作走向现代化管理积累了经验,给予档案管理工作强有力的支持。三是数字化带动了传统载体档案的数字化,加快了数字化档案的建设步伐,完善了电子文件的规范管理,使档案部门成为向社会提供信息的重要渠道之一。四是随着档案管理工作的法律、法规陆续颁布,使档案工作人员对做好新形势下的档案工作意识不断增强,对所管理档案进行系统地整理,为档案的现代化管理奠定了基础。

四、做好档案信息化建设的保密工作

档案信息多含有信息,作为一些核心秘密,涉及经济社会发展的安全。保障档案数字化安全是档案工作者的重要责任,明确小组成员的职责和任务,从源头上对档案信息化工作进行规范。档案人员必须保持警惕,避免档案的丢失和泄露,尽职尽责保证档案资料的安全,为档案管理工作规范化打下良好的基础,真正为社会经济建设服务。

五、构建与现代化相适应的信息化档案管理体系

档案管理是以现代化作为发展方向的,而现代化则又是以标准化为前提。以计算机技术应用为中心的现代档案信息管理方式必须建立在各项业务工作标准化的基础之上,因此,实现档案管理工作的标准化,是实现档案管理信息化、科学化的必要条件。

根据标准化要求,一是建立健全档案保管安全体系,在库房建设、温度控制、防火防盗、虫霉防治等方面达到国家标准,有条件的还应该建立库房自动控制系统。二是以缩微、裱糊、翻拍等技术手段进行档案抢救,提高重要、珍贵档案保管质量。三是抓好计算机应用工作,注重档案数据库基础建设,建设数字化、信息化的档案管理方式。四是加快现代化技术人才的引进和培养,使之成为能担当起新世纪档案管理迈向信息化建设的中坚力量。真正建立起现代化的档案信息管理体系。

档案历史记录,它对于人们目前或未来的工作有借鉴参考的作用,我们要重视档案管理信息化建设,充分利用档案资源的优势,从而实现档案利用价值。因此,在新的历史发展时期,档案工作人员必须要紧跟时展步伐,关注科技创新,积极完成档案管理信息化技术的创新,从而带动档案管理水平的提升,实现档案管理的新突破,为档案管理事业贡献力量。

【参考文献】

[1]刘斌.论档案信息的电子化管理制度推进.河南省社会科学界联合会,2009年版.