档案管理规则精选(五篇)

序言：作为思想的载体和知识的探索者，写作是一种独特的艺术，我们为您准备了不同风格的5篇档案管理规则，期待它们能激发您的灵感。

篇1

档案管理机构及其职责

1、公司档案工作实行二

2、公司档案业务归属综合处，由综合处指定人员兼职负责。各处、各部门指定人员兼职档案资料管理工作。

3、公司档案管理员按照国家有关规定，以及公司档案工作制度、条例统一管理公司的档案；各处、各部门的档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作，负责收集、整理、保管本部门或本单位的档案资料。

4、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

5、公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。每年对二级档案管理进行一次检查验收。

归档制度

1、凡是反映公司企业开发、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关企业须保留的，综合处保存复印件。

4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5、业务活动中的有关请示报告及上级领导批复，属付款性质的，由财务处保存原件；属人事问题的，由劳资员保存原件；属工程项目的，由工程处保存原件。其他重要报告，在企业资料归档范围内的，连同有关资料由经办人整理后移交档案室。归档范围外的请示报告由各部门自行保管。

6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，主管经理保存一份，财务处及业务处室各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由财务处保存原件。

7、公司级的收文、发文等文书资料均由综合处归档。

8、其它体系认证要求保存的记录、文件均按规定保存。

档案保管制度

1、公司办公室应有存放档案的专门库房，各处、部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

3、科学地编制分类法，根据分类法，编制类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便提供利用。

4、档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

5、库存档案必须图物相符，帐物相符。

6、档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。

8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

档案借阅制度

1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

2、借阅部门保管的档案材料，须经档案所属部门负责人批准。借阅档案材料，属借阅部门经办的，由部门负责人批准；借阅非本部门经办的档案材料，须经综合处处长批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经综合处处长批准。

3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。

4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经综合处长报经理批准。

5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。

篇2

本标准规定了公务电子邮件的撰写、传递、鉴定、归档、整理、移交与保管等规范化程序与管理规则。

本标准适用于公务电子邮件的归档与管理，在维护其真实性、完整性和长期可读性的基础上，为其安全保管和有效开发利用提供依据。

国家机关、团体、企事业单位和其他社会组织的公务电子邮件归档与管理适用本标准。

2规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注明日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注明日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

GB/T18894―2002电子文件归档与管理规范

GB/T 17678．1―1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理

GB/T17678．2―1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分：光盘信息组织结构

DA/T 1―2000档案工作基本术语

DA/T 18―1999档案著录规则

DA/T 22―2000归档文件整理规则

国家档案局令第6号 电子公文归档管理暂行办法

3术语和定义

DA/T 1-2000确立的以及下列术语和定义适用于本标准。

3．1 电子邮件electronic mail

由电子计算机生成、处理，并通过电子邮件系统经由计算机网络发送和接收的电子信息。它包括信息文本本身及其附件。

电子邮件可在一机构内部进行传递，也可在政府部门之间或政府部门与公众之间进行传递。电子邮件分为三种：公务电子邮件、暂时性公务电子邮件、私人电子邮件。

3．2 公务电子邮件electronic mail document

国家机关、团体、企事业单位和其他社会组织在公务活动中产生的经由电子邮件系统传输的电子邮件。

3．3 公务电子邮件系统electronic mail document sys-tem

用于产生、传送、接收、阅读和处置公务电子邮件的计算机应用系统。3．4 电子文件管理系统electronic records managementsystem

为了收集、组织、记录电子文件信息并对其进行分类，以利于电子文件保存、检索、使用和处置的计算机应用系统。

4总则

4．1公务电子邮件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。

4．2公务电子邮件的鉴定、归档、整理、保管、移交等应实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。

4．3应明确规定公务电子邮件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、作数据、检测数据等要求，保证归档公务电子邮件的质量。

4．4归档公务电子邮件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。

4．5公务电子邮件的鉴定、归档、整理、保管、移交等应纳入各单位公文处理程序和相关人员的岗位责任。

4．6机构内设置的公共邮箱(机构内对个人开放的邮箱，邮箱内设有许多文件夹，分别用来讨论工作中不同方面的问题)或共享邮箱(用来供员工发送疑问或者关于执行的公务某一特定方面的信息，只有一定范围内的人员才能使用的邮箱)必须说明创建的目的或理由、邮箱使用者的范围，并向使用者阐述邮箱的使用方法和要求。公共邮箱或共享邮箱必须明确相关责任人。

4．7系统管理员应设定工作站和电子邮件账户的使用密码，密码应妥善保护，并定期更改。

4．8各单位系统管理人员应为使用公务电子邮件系统的工作人员提供能够自动识别病毒特征的软件系统，并确保工作人员在使用文件或查找信息时，其工作站的杀毒软件和防火墙软件的自动保护功能都能启动。病毒特征库应当定期更新。

5公务电子邮件的撰写与传递

5．1公务电子邮件标题、正文内容的撰写以及署名规则参照相关纸质公文规定。邮件标题撰写应符合邮件主题或公务性质，以保证邮件应用的时效性以及归档、检索利用质量。

5．2各单位应在公务电子邮件系统的公务信箱中发送和接收公务电子邮件，不得使用私人邮箱。邮件一经发出，必须原样保存。应尽量避免公务邮箱用于私人活动。

5．3公务电子邮件应使用专网和专门的邮件服务系统进行发送和接收，并对发送的邮件进行加密处理，同时应对网络环境、服务器、工作站进行安全性验证。

5．4在发送公务电子邮件时应使用真实身份，并根据电子邮件的密级和发送范围，确定是否应进行加密和电子签名。不得在公务电子邮件及其附件中使用扫描签字等易被修改、伪造的签字方式。

5．5各单位系统管理人员或有关人员应保存经由公务电子邮件系统传送的所有电子邮件收发记录，作为指导、监督归档的依据(公务电子邮件发文、收文登记表参见附录A．1，A．2)。

公务电子邮件收发记录应当归档，只有授权人员方可查询。

5．6使用公务电子邮件系统的工作人员不得开启可疑电子邮件，如发现病毒，应立即通知系统管理人员。

5．7公务电子邮件收发日志应备份，脱机保存，定期移交档案部门。

6公务电子邮件的鉴定与归档

6．1鉴定归档责任归属

6．1．1对外发送的邮件由发送者进行鉴定归档；接收到的外部邮件，由接收者进行鉴定归档。

6．1．2内部电子邮件应由邮件的发送者或邮件讨论的发起者进行鉴定归档。

6．1．3公共邮箱文件夹或共享邮箱的邮件由文件夹或邮箱的责任人进行鉴定归档。个人邮箱内邮件的鉴定，由邮箱拥有者负责。

6．2鉴定内容

6．2．1应根据电子邮件的内容确定其是否具有公文性质，是否具有保存价值。对于涉及公务但以个人名义收发的电子邮件应视为公务电子邮件。

6．2．2公务电子邮件保管期限和密级的划分工作，参照国家有关纸质文件材料的保管期限和密级的有关规定执行。

6．2．3各单位档案部门必须对需要归档的公务电子邮件进行真实性、完整性、有效性鉴定。真实性鉴定是指认定邮件是否当时当人收发的，检查公务电子邮件的内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后是否与收发时的原始状况一致。完整性鉴定是指利用有效的技术手段，检查公务电子邮件的内容信息、背景信息、结构信息等要素是否完备。有效性鉴定是指检测公务电子邮件是否具备可理解性和可用性，包括载体的完好性、信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的兼容性等。

6．3归档范围

6．3．1凡是反映本单位工作活动且具有查考利用价值的公务电子邮件均属归档范围。载有相同信息的纸质文件属于归档范围的，则该份电子邮件也应归档。

6．3．2：土务电子邮件归档时，应包括以下部分：

a)邮件发送人、接收人的具体情况(包括姓名、职务、所属部门和公务电子邮箱)；

b)发送、接收邮件的时间；

c)邮件密级；

d)邮件的题名；

e)邮件正文、附件；

f)邮件收发日志；

g)发送、接收邮件的软件名和版本号。

6．4归档要求

6．4．1：办理完毕且具有保存价值的公务电子邮件应及时从原有邮箱中迁移出来，进行逻辑归档，保存到专门的电子文件管理系统中。需归档的电子邮件不可长期保存在公共邮箱内。

6．4．2发送或接收具有保存价值的公务电子邮件后应立即将电子邮件打印成纸质文件，将打印输出存档到纸质文件管理系统中。

6．4．3采用物理归档的公务电子邮件应采用或转换为本标准规定的标准格式(公务电子邮件存储格式参见附录B)，如无法完整、准确地转换，应将相关的应用程序一并归档。

6．4．4一般情况下电子邮件和附件作为整体进行归档。

6．4．5经加密的公务电子邮件应解密后明文归档。

7归档公务电子邮件的整理

7．1归档公务电子邮件的整理按DA/T22―2000规定的要求进行。

7．2归档公务电子邮件以件为单位整理。同一全宗可按类别、保管期限、机构(问题)等进行分类整理，公务电子邮件编号规则应与电子文件编号规则保持一致，有对应其他版本的，应通过档号建立两者之间的联系。

7．3将已整理好的公务电子邮件按顺序存入规范化载体(公务电子邮件存储载体参见附录C)，不同保管期限的公务电子邮件应分别存储在不同的载体上，务必保证电子邮件的真实与完整。

7．4公务电子邮件的著录参照国家有关规定进行。存储公务电子邮件的载体著录内容包括：

a)说明文件，对存储载体内文件及软硬件环境进行描述。

b)类目表文件，说明载体内文件分类信息。

c)著录文件，存放有关文件的目录信息。

d)公务电子邮件夹，存放已归档的各种公务电子邮件。

7．5存储公务电子邮件的载体或包装盒上应贴有标签，标明以下信息：

a)载体编号；

b)立档单位名称；

c)类别(或主题)；

d)邮件起止日期；

e)转存日期；

0密级；

s)文本(正本或备份)；

h)操作环境(硬件或软件)；

i)存储介质的生产日期；

j)保管期限。

8公务电子邮件的移交与接收

8．1各单位文件管理人员应按时向档案保管部门移交已归档的公务电子邮件，移交时应履行规定的程序，并做好移交登记(移交登记表参见附录D)，完全合格后方可移交。登记表一式两份，移交单位和档案管理部门各保存一份。

8．2移交单位和档案保管部门应对归档的载体及其技术环境进行检验，检验结果分别由移交单位、接收单位填入《公务电子邮件移交检验登记表》(参见附录E)。登记表一式两份，移交单位和档案管理部门各保存一份。

8．3归档公务电子邮件移交可以采用逻辑方式或物理方式。的公务电子邮件采用物理方式移交。

8．4无论采用逻辑方式还是物理方式移交，对于需永久或长期保存的公务电子邮件，均应当将电子形式转换成纸质形式或者缩微形式一并保存后移交。

9公务电子邮件的保管

9．1档案保管部门应对各单位移交的公务电子邮件制作备份，一式三套，一套封存保管，一套提供利用，一套异地保存。

9．2归档公务电子邮件的保管要求应符合GB/T18894―2002中9．4的相关规定。

篇3

经过十多年的档案信息化发展，我国主要发达地区对档案信息化的提法达到了空前的高度、深度、广度与力度，通过集成不同的现代技术，出现了不同层次的档案管理系统(AMIS)，涌现出一批数字档案馆、电子档案馆，基本实现馆藏数字化、利用网络化、控制智能化，逐步实现了计算机系统目录管理和全文管理条件下的纸质、声像、实物和电子文件的归档，有的还实现了网络化电子文件归档。但是，归档管理模式并没有根本性突破，主要表现在无法对档案的质量进行全面、系统地实时监控和综合评价，如各门类载体材料收集是否齐全完整，内容是否真实有效，整理是否规范，归档是否及时，以及各部门的归档难度、归档数量等。即便是各个等级的档案目标管理考核，也只能对已归档的材料进行抽查。显然，传统的归档模式对于如何提高归档效率，实现对文件形成与归档的过程、时间和质量的实时监控，以及建立对归档人员激励评价的科学管理机制，仍缺乏科学有效的解决方法。

当前AMIS基本上是对已有档案信息的管理、利用、编研等环节进行管理，而对档案界反映比较强烈的“采全率低、采准率低、及时性差(即档案收集不齐、质量不高、期限不准、归档滞后等)”等问题无法处理。由于档案的收集范围、保管期限对不同单位具有特定性，一般档案管理人员难于把握，使得大量的原生信息源未能收集保管，直接影响了档案的收集、著录以及今后提供利用的水平。

目前，在档案整理的过程中，每个环节都需要大量的人工干预或检查，才能达到理想的整理效果，也就是说一个单位的档案要想整理得好，就必须需要一个高素质的档案人员，做到仔细、认真，并且必须非常了解单位的业务运作。

二、应用业务规则技术的解决之道

针对国内档案管理现状，广东万维博通信息技术有限公司在自有系列档案信息资源管理系统(AMIs)产品基础上，引入人工智能技术，研发了一套“基于业务规则的档案信息资源管理平台”，该平台除具备一般AMIS的档案管理、利用、编研的功能外，重点研究了基于信息资源规划，依托业务规则库的档案信息资源收集管理体系：通过信息资源规划确定各立档单位的归档范围、保管期限表，并将其抽象为档案业务规则库(Archives Business Rules Database，简称ABR)，同时也将档案主管部门与指导部门的规范、制度、标准等也整理到ABR，通过强大的推理引擎(RM)，对已有的档案信息数据(AID)进行分析与推理，作出相应的判断，以帮助立档单位达到“档案收集齐、保管期限设置准、档案著录规范”的目标，同时也为档案管理部门建立起智能化的网上监督指导系统、绩效评估系统和上岗人员自学习系统等。也可通过基于档案知识规则库(ABR)和推理引擎(RM)构建的档案信息雷达自动从相关业务系统收集档案信息资源。基本实现以下功能：

1)采用人工智能技术，建立档案业务规则库(ABR)，利用规则引擎，贯穿整个档案轨迹的全过程，控制档案收集、整理的质量与数量；

2)构建档案信息雷达，利用档案业务规则库(ABR)。通过数据挖掘技术自动收集立档单位的各种业务数据：

3)建立新型的档案移交、接收模式，做到档案实体正式移交前进行相应的非现场预检查，保证档案接收质量并减少后续的著录量与数字化加工量：

4)建立新型的档案监督指导管理体系与绩效考核体系，实现远程指导、远程考核。

5)建立新型的档案自学习系统，提供档案上岗人员接受培训的新途径，并找到传承资深档案人士知识的快捷方法等。

三、主要研究内容

1、档案业务规则库(ABR)的建立与管理

与档案业务相关的规范、制度、标准等内容，称为业务规则(Business Rules，简称BR)，特别是档案管理部门制定的档案收集、归档范围、保管期限表等。

每个立档单位都有不同的规则，每个资深的档案从业人员都有不同的经验总结，在档案指导的过程中可能也会定期加入相关规则，规则在不断地更新。档案业务规则库分为三类，是将档案各项专业知识分门别类融合。

1)针对外部的业务规则库：以《档案法》为主的相关法律、法规和制度等；

2)针对结构化的内部规则库：对综合档案以立档单位为基础的《归档范围》、《保管期限表》，对工程档案以工程性质为基础的《建设工程峻工档案归档范围》：

3)针对非正式的内部规则库：档案指导长期实践的经验，单位经验丰富的档案从业人员的知识总结等。

2、档案业务规则库(ABR)在档案轨迹的各个环节的用处

通过完善的业务规则管理系统(BRMS)将相关的档案规范、制度、标准及各立档单位的归档范围、保管期限表等抽象为档案业务规则库。

BRMS是系统服务堆栈中的一部分，提高了SOA的便捷性，利用它建成的ABR及档案信息库(AID)，可较快地搭建与档案配套的其他业务系统。

档案业务规则库(ABR)建设完成后，在档案轨迹的各个环节可以开始发挥作用。

可对各立档单位的档案信息(包含全宗、目录／项目、案卷、卷内等)自动分析，提高决策水平，推理得出相关结论：

档案著录是否规范?

档案收集范围是否齐全?

保管期限定义是否准确?如数据符合要求，可以搬档案实体过来或下去检查等，并衍生出相应的人工智能子系统：

1)档案接收即时检查系统

接收档案范围确定后，系统可即时根据档案业务规则库(ABR)将各立档单位的档案信息(AID)，通过知识规则推理引擎(RM)，对录入或导入的档案信息进行检查，系统自动提出整改意见或验收意见。

2)档案著录规范检查系统

根据已存在的档案业务规则库(ABR)对责任者、题名、保管期限等自动进行检查。

3)网上监督指导系统

档案局／馆、档案主管单位利用基于Internet／Intranet的档案信息扫描技术，结合档案业务规则库(ABR)，自动监督各立档单位的档案整理情况，发现问题自动提醒，并及时反馈，信息转入Workflow，档案监督指导人员根据实际情况作出处理。

它利用人工智能的原理，借助计算机模拟人类的思维过程，对档案信息数据进行分析与推理，作出相应的判断，提出建议及线索，以供档案管理部门进行进一步的重点检查与监督指导。其目的就在于：提高监督指导效率，降低监督指导风险，进而保证档案收集入库的质量。

4)立档单位绩效评估系统

绩效评测内容与目标建立后，系统可定期根据档案业务规则库(ABR)对各立档单位的档案信息(AID)进行评测，通过知识规则推理引擎(RM)，自动生成绩效预评估报告，经过Workflow流转后产生最终的评估报告。

篇4

（一）提高从业人员的专业素质

为了提高林业企业单位的工作效率，就应该定期的对其档案管理的相关工作人员进行相关的工作培训，不断的提高工作人员的专业性，树立他们正确的工作态度，提高对会计信息档案管理工作的认识。随着社会的发展，信息化也在不断的普及，因此会计信息的档案管理人员一定要跟上时代的步伐，更不能由其他非专业人员来替代专业人员的位置。对林业企业单位的会计信息档案管理人员的工作交接问题做好相应规定。很多林业企业单位由于各种原因，导致会计信息档案管理人员在工作交接的工程中出现了问题，因此，一定要在原档案工作人员辞职之前，做好新旧工作人员的交接工作，从而避免造成会计信息档案的损失与缺失。林业企业单位其实是一项非常繁琐的工作，这就要求从事会计信息档案管理的工作人员一定要细心、耐心以及具有较高的责任感。

（二）完善会计信息档案的管理体系

1.合理有效的利用会计信息档案为自己服务在信息时代，林业企业单位应该不断地提高会计信息档案的利用率，合理的利用会计信息档案来为自己的发展服务，因此，林业企业单位要不断的提高对会计信息档案管理的重视程度，及时的检查会计信息档案，这样才能掌握相关工作的最新动态，对林业企业单位的工作会有更大的帮助。

2.形成属于自己的会计信息档案管理规则在会计信息档案的管理过程中，林业企业单位需要逐渐的形成和完善自己独特的管理规则，要采用科学合理的方式进行管理，节约人力和物力以及财力来进行档案管理，这样才能够加强工作效率。

3.及时更新会计信息档案在工作中，每天都会有新的资料变动，因此，会计信息档案的管理人员一定要及时的跟上步伐，及时的收集新的材料来不断的充实自己的会计信息档案库，逐渐的完善会计信息档案的管理体系，那么这样的管理体系势必会给林业企业单位的发展带来益处，并且也能够体现出林业企业单位的工作效率。

（三）完善会计信息档案的信息化管理

1.加快林业企业单位档案管理逐渐实现信息资源数字化发展林业企业单位能够进行会计信息档案信息化建设的一个重要的基础前提，就是确保会计信息档案信息资源的数字化，同时会计信息档案信息资源的数字化也是对会计信息档案资源原件得以保存的一个重要手段，目前，我国主要是通过先进的信息手段来对林业企业单位的档案进行管理，将会计信息档案部门的各种其他形式的管理转化为数字化信息化的管理模式。建立一个比较完善的、全面、规范的会计信息档案数据库，建立数字化会计信息档案的管理模式，要明确并不是完全取消传统档案管理的模式以及档案载体，而是为了适应时代的发展，形成一个现代化信息管理与传统信息管理两种模式相互共存相互发展的合作关系。

2.加快林业企业单位档案管理逐渐实现信息资源数字化发展林业企业单位能够进行会计信息档案信息化建设的一个重要的基础前提，就是确保会计信息档案信息资源的数字化，同时会计信息档案信息资源的数字化也是对档案资源原件得以保存的一个重要手段。

二、结语

篇5

1.单位忽视了文书档案管理工作的重要意义

文书档案管理受自身工作特点的影响，其作用需要很长时间才能展现出来，要想在短时间内就为单位整体效益的大幅度提升做出贡献着实很难。正是由于这样，不仅仅是单位领导甚至是一些文书档案管理工作人员都产生了“文书档案管理工作可有可无”的极端思想。而这种想法带来的直接后果就是单位不肯花钱为文书档案配备先进的设备、不肯为文书档案管理工作改进办公场所、不肯为文书档案工作人员进行讲座培训等等。除此之外，文书档案管理工作人员的不重视还会直接影响其工作积极性，甚至有些文书档案管理人员只是做一些简单抄写、录入、作，对文书档案资料的收集、开发、编研、归档等工作一概不管，因此要想发挥出档案资料的价值，难上加难。

2.文书档案管理方式较为落后

影响文书档案管理工作的一个重要点就是档案管理的方式。当前很多事业单位的档案管理工作依然采用传统的那种方式，即人工收集、人工归档、人工查找。不仅占用了宝贵的人力资源，而且使得档案管理与利用的效率极为低下。

3.文书档案管理制度不健全，文书档案管理不规范

一方面由于档案管理工作极为复杂和繁琐，稍有不慎就会因为程序混乱而前功尽弃；另一方面由于当前单位尚缺乏一套细致、完善、科学的管理制度作为支撑。加之目前领导、工作人员缺乏对这项工作的重?，因此单位文书档案管理工作的规范性实在是有待提高，严重降低了文档管理与利用效率。

4.文书档案管理工作人员的业务素质较为薄弱

首先，由于单位对文书档案管理工作的不重视，导致了文书档案管理工作人员缺乏对工作的责任感，降低了对工作的热情和积极性。其次，由于单位在文书档案管理人员的选用上存在一些问题，直接导致文书档案管理工作人员的专业素质不足，档案管理经验不足。再次，单位缺乏对文书档案管理工作人员的后期培训，使其无法及时满足工作发展的需要。最后，由于部分文书档案管理工作人员道德素质较差，对需要保密的工作内容做不到保密，而严重影响了文书档案管理工作的质量和效率。

5.单位内部各个科室不协调，阻碍文书档案管理工作的进一步发展

文书档案管理工作内容涉及广泛，包含对各个部门工作行为、过程的记录。因此，与其他部门之间的良好配合有利于文书档案管理工作的进一步开展，但是反观当下，由于很多其他部门人员对档案管理意识不足，直接或者间接表示拒绝配合工作，从而造成了档案资料收集不到位现象的出现。除此之外，单位内一些部门由于过程繁琐所以不愿意将需要归档的材料交给我们统一保管，而是采取各自存放的方式，这样不仅无益于档案利用效率的提升，而且还会就造成档案的丢失或者是损坏。

6.配套不全，条件较差

这方面问题主要体现在以下几点：

（1）档案管理设备陈旧落后，无法及时跟上信息化潮流。

（2）档案管理系统落后，软件条件差。

（3）存放档案的基础设施参差不齐，柜架破旧不堪。

（4）缺乏专项资金对一些已经破损的纸质档案进行修复。

7.缺乏必要措施来维护档案信息内容的安全

事业单位的有些资料会涉及到一些机密问题，因此在进行对传统档案进行理时要特别注重对文件内容进行保密。但是反观当下，我们在对文书资料进行信息化处理时却忽略了这一点。不仅缺乏严密的防护系统进行信息维护，而且对一些文书档案审查不严，黑客很容易就能侵入我们单位内部计算机系统，解锁密码，从而造成一些需要保密的文书档案外泄。

2 提升事业单位文书档案管理工作质量、效率的措施探讨

1.提升事业单位工作人员对文书档案管理的意识

文书档案管理工作对于促进单位整体工作水平的提升具有深远的影响。因此，单位领导要起到带头作用，对文书档案管理工作的重要性有一个深刻的认知。给文书档案管理工作配备专业化的设施、专业化的人员、专业化的办公场所等。

2.以多种手段提升文书档案管理者的素质

首先，要提升事业单位文书档案管理人员的准入门槛，在人员选拔上注重对他们专业知识以及工作经验的考察，以从源头上提升档案管理队伍的整体素质；其次，单位要加强对文书档案管理工作人员的任职教育培训，经常性的组织一些讲座、或者是新老工作人员之间的经验交流座谈会，使一些新入职人员能够在前辈那里获取一些工作技巧，增强个人操作技能。再次，单位要采用优胜劣汰的方式来提升文书档案管理人员的工作积极性。最后，要对一些道德素质低下的工作人员进行及时的教育，或者是要求他们参加一些必要的道德素质培训活动，防患于未然。

3.更新档案管理设备，创新文书档案管理思路，革新文书档案管理方式

创新是进步的源泉。事业单位的文书档案管理工作也一样，要想实现自身的发展与进步，就必须紧跟时展潮流，创新档案管理思路，积极的运用一些新技术、新方法来革新工作方式。如我们在进行档案管理工作时，要积极引进一些操作便捷的先进设备，建立起良好的档案处理系统；为了保证档案信息的安全，要引进计算机辅助系统；为了提高工作有效性，可以采取分工合作的方式进行文书档案管理等等

4.完善文书档案管理制度

由于当前单位内部的文书档案管理部门仍处于由传统档案管理方式向信息化档案管理方式的过渡阶段，加之我们缺乏一定的信息化档案管理经验。因此，文书档案管理工作出现了很大的随意性和不规范性，对档案管理信息化建设进程造成了一定的阻碍。为了有效解决这一问题，单位应当结合发展实际情况，建立起一套符合目前发展规律的文书档案管理制度，以使档案管理工作人员有法可依，从而保证档案管理制度化、规范化建设的顺利进行。单位在进行完善档案管理制度时，要注意以下两点：一是要注意根据自身发展实际制定一些科学合理的档案管理规则，有针对性的开展文书档案管理工作。二是单位在制定档案管理规则时要充分注意到与其他工作的协调配合，以使所制定的规则能够具有较强的灵活性